Faktury a doklady · 5 min čtení

Zálohové faktury a vyúčtování

Kdy a jak v Taxoriu vystavit zálohovou (proforma) fakturu, jak na ni navázat vyúčtovací daňový doklad s odpočtem zálohy a jaké jsou dopady na přiznání k DPH.

Co je zálohová faktura

Zálohová faktura (také „proforma faktura") je výzva k platbě zálohy před tím, než dojde k samotnému plnění. Slouží jako podklad pro platbu, ale sama o sobě není daňovým dokladem — to znamená, že neplátce DPH ji může použít bez omezení, ale plátce DPH musí po přijetí zálohy vystavit daňový doklad k přijaté platbě.

Tenhle článek popisuje stranu vystavenou — zálohy, které přijímáte od svých klientů. Zálohy, které naopak platíte vy sami svým dodavatelům, řeší článek Zálohy na vstupu.

💡 Tip: Zálohy se typicky používají u větších zakázek (webové projekty, stavební práce, dodávky zboží), kde chcete pojistit platbu předem.

Kdy zálohovou fakturu použít

  • Zakázka přesahuje několik desítek tisíc Kč a chcete snížit riziko nezaplacení.
  • Plnění bude trvat delší dobu (projekt na 2–3 měsíce) a potřebujete průběžné platby.
  • Klient požaduje proforma fakturu jako podklad pro interní schválení platby.

Jak vystavit zálohovou fakturu v Taxoriu

  1. Přejděte do sekce Faktury a klikněte na Nová faktura.
  2. Nad formulářem přepněte z Běžná faktura na Zálohová faktura.
  3. Vyberte klienta, zadejte popis zálohy (např. "Záloha 50 % na vývoj webu") a výši zálohy.
  4. U plátců DPH: zvolte příslušnou sazbu DPH — záloha podléhá DPH ve stejné sazbě jako bude finální plnění.
  5. Uložte a odešlete klientovi emailem.

Potvrzení přijaté zálohy

  1. Až přijdou peníze, otevřete detail zálohové faktury a klikněte Záloha uhrazena (v dialogu zadáte datum přijetí platby).
  2. Plátce DPH: vznikne daňový doklad k přijaté platbě (řada DDZ) s DUZP ke dni přijetí platby — ten jde do přiznání i kontrolního hlášení.
  3. Neplátce, paušalista, identifikovaná osoba: žádný daňový doklad nevzniká (§ 108 odst. 4 ZDPH ho vystavit nedovoluje) — zálohová faktura se jen označí jako uhrazená a příjem nese ona sama.
⚠️ Potvrzení vždy zpracuje celou částku zálohové faktury. Částečné úhrady, více postupných plateb ani „neurčitou“ zálohu (kde ještě není jasné, co a v jaké sazbě se bude plnit) Taxorio nepodporuje — takové případy řešte s účetní.

Zapsali jste úhradu omylem nebo se špatným datem? Na detailu zálohové faktury Další akce → Zrušit úhradu. Zálohová faktura se vrátí mezi nezaplacené a daňový doklad k přijaté platbě se stornuje; pak zálohu potvrdíte znovu se správným datem. Datum úhrady se nepřepisuje editací — je svázané s DUZP daňového dokladu.

Vyúčtovací faktura s odpočtem zálohy

Po dodání zboží nebo služby vystavte vyúčtovací fakturu — vždy z detailu zaplacené zálohové faktury, tlačítkem Vystavit vyúčtovací fakturu. Jen tak zůstane doklad navázaný na správnou zálohu.

  1. Otevřete detail zaplacené zálohové faktury a klikněte Vystavit vyúčtovací fakturu.
  2. Formulář si předvyplní položky ze zálohové faktury — plnění je totéž. Fakturujete-li víc, než na co byla záloha, přidejte další položku; předvyplněnou nepřepisujte.
  3. Odpočet zálohy Taxorio dopočítá samo — v položkách je zamčený řádek, který nelze upravit ani smazat. U plátce se odečítá podle daňového dokladu k platbě (po sazbách), u neplátce přímo uhrazená částka zálohy.
  4. Uložte. Klient doplatí jen rozdíl — a když záloha kryla celou cenu, vyjde vyúčtování na 0 Kč k úhradě. To je správný výsledek, doklad slouží jako doklad o uskutečnění plnění.
ℹ️ Ke každé záloze může být jen jedna aktivní vyúčtovací faktura; po jejím stornu jde vystavit nová. Do příjmů z vyúčtování vstupuje jen doplatek (zbytek přinesla záloha), celá cena zakázky je vidět na položkách.

DPH u zálohy — důležité pro plátce

Plátce DPH má ze zákona povinnost přiznat DPH z přijatých záloh. Konkrétně:

  • V okamžiku přijetí zálohy vzniká povinnost přiznat DPH a do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě.
  • Potvrzením úhrady tlačítkem Záloha uhrazena Taxorio plátci DPH rovnou vystaví daňový doklad k přijaté platbě (řada DDZ) — neptá se, je to zákonná povinnost. Doklad vstoupí do kontrolního hlášení i do přiznání k DPH.
  • Záloha vstupuje do DPH přiznání v tom zdaňovacím období, ve kterém byla zaplacena.
  • Ve vyúčtovací faktuře se záloha (včetně DPH) odečte — do DPH přiznání tak vstupuje pouze rozdíl.
⚠️ Pozor: Zálohová faktura (proforma) bez přijaté platby nevstupuje do DPH přiznání. DPH povinnost vzniká až přijetím platby, ne vystavením proforma faktury.

Když se něco pokazí — co opravovat

  • Platba nepřišla / špatné datum → Zrušit úhradu na zálohové faktuře (stornuje i daňový doklad k platbě), pak potvrdit znovu.
  • Peníze se vracejí a vyúčtování ještě není → dobropis k daňovému dokladu k záloze, pak lze stornovat i zálohovou fakturu.
  • Vyúčtování už existuje → daňový doklad k záloze se opravovat nedá (akce je zamčená). Mění se cena → dobropis k vyúčtovací faktuře na celé plnění. Plnění se neuskutečnilo → nejdřív storno vyúčtování, teprve pak oprava zálohy.
  • Zaplacenou zálohu ani vyúčtování nelze editovat — zaplacený doklad se v Taxoriu needituje vůbec.
  • Nejste plátce DPH a vracíte zálohu? Žádný daňový doklad k platbě u vás nevznikl, takže není co dobropisovat — úhradu zrušíte a zálohovou fakturu stornujete. Pozor na rok: zrušení úhrady odebere příjem z období, kdy záloha přišla. Vracíte-li ji až v dalším roce, kdy je předchozí přiznání podané, řešte to s účetní — sami si tím přepíšete uzavřený rok.

Podrobně v článku Dobropisy a opravné doklady.