Faktury a doklady · 2 min čtení

Odeslání faktury emailem

Jak odeslat fakturu jako PDF přílohu přímo z Taxoria na email klienta.

Odeslání faktury jedním kliknutím

Jakmile máte fakturu uloženou, můžete ji okamžitě odeslat klientovi emailem — bez nutnosti stahovat PDF a ručně ho přikládat do mailu. Taxorio vše udělá za vás.

Na detailu faktury klikněte na tlačítko Odeslat emailem (modré tlačítko vpravo nahoře). Otevře se dialogové okno s předvyplněnými údaji.

Emailová adresa příjemce

Taxorio automaticky předvyplní emailovou adresu klienta, pokud ji máte uloženou v adresáři. Adresu můžete před odesláním upravit nebo přidat více příjemců oddělených čárkou (např. fakturace@klient.cz, jednatel@klient.cz).

💡 Tip: Pokud chcete, aby se emailová adresa klienta předvyplňovala automaticky, doplňte ji do adresáře klientů. Stačí jít do sekce Klienti, vybrat klienta a vyplnit pole Email.

Co email obsahuje

Odeslaný email obsahuje:

PDF faktury jako přílohu — automaticky vygenerované, pojmenované dle čísla faktury (např. 2024-0042.pdf).
Text emailu — profesionální zpráva s číslem faktury, výší částky a datem splatnosti. Text lze před odesláním upravit v textovém poli.
QR kód v těle emailu — pro rychlou platbu mobilem (pokud máte vyplněný IBAN).

Kopie sobě

Pod polem pro adresu příjemce najdete přepínač Odeslat kopii na můj email. Pokud ho zapnete, obdržíte kopii odeslaného emailu i vy — jako potvrzení a pro vlastní archiv. Váš email Taxorio zná z nastavení účtu.

Sledování doručení a otevření

Po odeslání se u faktury — v seznamu faktur i v detailu — objeví decentní ikonka, která napoví, jak si e-mail vede. Po najetí myší ukáže přesné datum a čas:

✉️ Odesláno (šedá) — e-mail odešel klientovi, ten ho zatím neotevřel.
👁 Zobrazeno (zelená) — klient si fakturu otevřel. V tooltipu uvidíte datum a čas prvního otevření.
⚠️ Nedoručeno (červená) — e-mail se nepodařilo doručit (neplatná adresa, plná schránka). Zkontrolujte adresu a odeslání zopakujte.

💡 K čemu je to dobré: než klientovi pošlete upomínku, mrkněte na ikonku. Když svítí „Zobrazeno", fakturu prokazatelně viděl — pokud nezaplatil, řešíte platbu, ne to, že by mu e-mail nedorazil. Když je u faktury „Nedoručeno", připomínka přes ten samý e-mail nemá smysl.

⚠️ Údaj je orientační: otevření se měří přes neviditelný obrázek (pixel) v e-mailu. Někteří klienti mají stahování obrázků vypnuté — pak se otevření nezaznamená, i když fakturu četli. A naopak schránky jako Apple Mail si obrázek načtou samy — pak se „Zobrazeno" může objevit, i když e-mail nikdo neotevřel ručně. Berte to proto jako vodítko, ne jako důkaz.

⚠️ Pozor: Odeslanou fakturu by neměla být upravována bez vystavení opravného dokladu. Pokud po odeslání zjistíte chybu (špatná částka, chybný klient), kontaktujte klienta a vystavte dobropis dle §42 DPH.