Faktury a doklady · 3 min čtení

Odeslání faktury emailem

Jak odeslat fakturu klientovi emailem přímo z Taxoria — automatické PDF, obsah emailu, odkaz na webovou fakturu, kopie sobě a sledování doručení i otevření klientem.

Odeslání faktury jedním kliknutím

Jakmile máte fakturu uloženou, můžete ji okamžitě odeslat klientovi emailem — bez nutnosti stahovat PDF a ručně ho přikládat do mailu. Taxorio vše udělá za vás.

Na detailu faktury klikněte na tlačítko Odeslat e-mailem v řadě tlačítek pod hlavičkou faktury, hned vedle Stáhnout PDF (na užším okně se tlačítka zkrátí na Odeslat a PDF). Otevře se dialog Odeslat fakturu klientovi s předvyplněnými údaji.

Klientům jde posílat e-maily až po potvrzení vaší e-mailové adresy (odkaz z registračního e-mailu). Za 24 hodin odejde klientům nejvýš 20 e-mailů — faktur i upomínek, z aplikace i přes AI asistenty; nový účet má prvních 7 dní limit 5. Po vyčerpání stáhněte PDF a pošlete ho ze své schránky, nebo klientovi pošlete odkaz přes Sdílet.

Emailová adresa příjemce

Taxorio automaticky předvyplní emailovou adresu klienta, pokud ji máte uloženou v adresáři. Adresu můžete před odesláním upravit — do pole Komu ale patří vždy jedna adresa; víc příjemců oddělených čárkou dialog nepřijme. Potřebujete-li poslat fakturu na dvě adresy, odešlete ji dvakrát, nebo druhému příjemci pošlete odkaz na webovou fakturu.

💡 Tip: Pokud chcete, aby se emailová adresa klienta předvyplňovala automaticky, doplňte ji do adresáře klientů. Stačí jít do sekce Klienti, vybrat klienta a vyplnit pole Email.

Co email obsahuje

Odeslaný email obsahuje:

  • PDF faktury jako přílohu — automaticky vygenerované, pojmenované dle čísla faktury (např. faktura-20260042.pdf). Přílohu lze přepínačem Přiložit fakturu jako PDF vypnout.
  • Text emailu — profesionální zpráva s číslem faktury, výší částky a datem splatnosti — u už zaplacené faktury místo splatnosti s dnem úhrady (u hotovosti „uhrazenou v hotovosti dne …“). Text lze před odesláním upravit v textovém poli. Odkaz do něj ani do předmětu vložit nejde — e-mail s odkazem Taxorio neodešle a ukáže, co smazat.
  • Tlačítko Zobrazit fakturu online — odkaz na webovou fakturu s živým stavem úhrady a QR platbou. Zapnuté ve výchozím stavu, vypnete ho volbou Přidat odkaz na webovou fakturu. Samotný QR kód e-mail v těle nenese — je na PDF a na webové faktuře.
  • Ostatní přílohy faktury — máte-li k faktuře nahrané soubory, přiloží se také (volba Přiložit ostatní přílohy).

Kopie sobě

V dialogu najdete přepínač Kopie mně. Pokud ho zapnete, obdržíte kopii odeslaného emailu i vy — jako potvrzení a pro vlastní archiv. Váš email Taxorio zná z nastavení účtu.

Sledování doručení a otevření

Po odeslání se u faktury — v seznamu faktur i v detailu — objeví decentní ikonka, která napoví, jak si e-mail vede. Po najetí myší ukáže přesné datum a čas:

  • ✉️ Odesláno (šedá) — e-mail odešel klientovi, ten ho zatím neotevřel.
  • 👁 Zobrazeno (zelená) — klient si fakturu otevřel. V tooltipu uvidíte datum a čas prvního otevření.
  • ⚠️ Nedoručeno (červená) — e-mail se nepodařilo doručit (neplatná adresa, plná schránka). Zkontrolujte adresu a odeslání zopakujte.
💡 K čemu je to dobré: než klientovi pošlete upomínku, mrkněte na ikonku. Když svítí „Zobrazeno", fakturu prokazatelně viděl — pokud nezaplatil, řešíte platbu, ne to, že by mu e-mail nedorazil. Když je u faktury „Nedoručeno", připomínka přes ten samý e-mail nemá smysl.
⚠️ Údaj je orientační: otevření se měří přes neviditelný obrázek (pixel) v e-mailu. Někteří klienti mají stahování obrázků vypnuté — pak se otevření nezaznamená, i když fakturu četli. A naopak schránky jako Apple Mail si obrázek načtou samy — pak se „Zobrazeno" může objevit, i když e-mail nikdo neotevřel ručně. Berte to proto jako vodítko, ne jako důkaz.
⚠️ Pozor: Odeslanou fakturu už neupravujte potichu — klientovi by zůstal v ruce jiný doklad, než máte v evidenci. Pokud po odeslání zjistíte chybu, pošlete klientovi opravenou verzi, nebo vystavte opravný daňový doklad.
💡 Faktura je po splatnosti? Připomenutí neposílejte ručně — na to má Taxorio tlačítko Upomenout. Jak funguje, popisuje článek Upomínky k nezaplaceným fakturám.