Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů a role při zpracování

1.1 Dvě role při zpracování osobních údajů

Taxorio vystupuje při zpracování osobních údajů ve dvou odlišných rolích, které je nutné striktně rozlišovat:

• Správce osobních údajů — vůči vlastním registrovaným uživatelům (OSVČ, podnikatelé). Taxorio samo určuje účel a prostředky zpracování jejich registračních, identifikačních a provozních údajů (jméno, e-mail, IČO, fakturační adresa pro předplatné, technické logy).
• Zpracovatel osobních údajů — vůči osobním údajům třetích stran (klientů a dodavatelů uživatele), které uživatel vkládá do aplikace v rámci své fakturační agendy. V tomto vztahu je správcem výhradně uživatel, jenž rozhoduje o tom, komu, co a z jakého důvodu fakturuje. Taxorio poskytuje pouze technický nástroj.

Smluvní rámec vztahu správce–zpracovatel je upraven Zpracovatelskou smlouvou (DPA) v čl. 9 Obchodních podmínek, s níž uživatel vysloví souhlas při registraci. Na uživateli jako správci leží povinnost zajistit zákonný titul pro vložení osobních údajů svých klientů do aplikace.

1.2 Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Provozovatel nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), neboť nesplňuje podmínky podle čl. 37 GDPR — hlavní činností není rozsáhlé pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů ani rozsáhlé zpracování zvláštních kategorií údajů. Veškeré dotazy ke zpracování osobních údajů vyřizuje přímo provozovatel na adrese info@taxorio.cz.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

2.1 Údaje při registraci a přihlášení

Registrovat a přihlásit se lze dvěma způsoby:

• Přihlášení přes Google (OAuth): Jméno, e-mail a profilový obrázek z vašeho Google účtu
• Přihlášení e-mailem a heslem: E-mailová adresa a heslo. Heslo neukládáme v čitelné podobě — ukládáme pouze jeho jednosměrný kryptografický otisk (algoritmus bcrypt). Dále dočasně uchováváme jednorázové tokeny pro ověření e-mailu a pro obnovu zapomenutého hesla.
• Identifikace uživatele: Unikátní ID uživatele generované systémem; preferovaný jazyk rozhraní

2.2 Podnikatelské údaje (OSVČ)

• IČO, DIČ (je-li plátce DPH)
• Obchodní firma nebo jméno a příjmení
• Adresa sídla nebo místa podnikání
• Bankovní údaje (číslo účtu, kód banky) pro generování faktur
• Email a telefonní kontakt pro faktury

2.3 Fakturační a účetní data

• Vystavené faktury (číslo faktury, položky, částky, DPH)
• Evidence nákladů (dodavatelé, částky, kategorie, přílohy dokladů)
• Nahrané PDF soubory a naskenované doklady (účtenky, faktury)
• Metadata o dokladech (datum vytvoření, AI rozpoznaná data)

2.4 Technické údaje

• IP adresa: Pro účely návštěvnostní analytiky je zpracovávána v anonymizované podobě. Pro účely zabezpečení (záznam o přihlášení, ochrana proti zneužití účtu) se IP adresa a typ prohlížeče ukládají u přihlašovacích (refresh) tokenů a u připojení MCP integrace v neanonymizované podobě po dobu platnosti tokenu (zpravidla 30 dní) na základě oprávněného zájmu.
• Typ prohlížeče a zařízení (user-agent)
• Datum a čas přístupu, poslední přihlášení
• Provozní logy a logy chybových hlášení (pro technickou podporu a bezpečnost)

2.5 Platební údaje (pouze Pro tarif)

• Údaje o předplatném (tarif, datum aktivace, platební období)
• Platební karty: Nezpracováváme ani neukládáme kompletní čísla platebních karet - veškeré platební údaje jsou bezpečně zpracovávány poskytovatelem platební brány Stripe (PCI DSS Level 1 certifikovaný). V naší databázi uchováváme pouze identifikátory zákazníka a předplatného ze Stripe (stripeCustomerId, stripeSubscriptionId).

2.6 Osobní údaje třetích osob (klienti a dodavatelé uživatele)

• Jméno / obchodní firma, IČO, DIČ, údaj o plátcovství DPH
• Adresa, e-mail, telefon, poznámky
• Bankovní spojení a fakturační údaje (čísla faktur, částky)
• Naskenované doklady, na nichž se tyto údaje vyskytují

Za zákonný titul pro vložení těchto údajů a za informování dotčených osob odpovídáte jako správce vy (viz čl. 7 a čl. 13).

2.7 Údaje z AI asistenta (chat)

Pokud používáte AI asistenta, zpracováváme:

• Historii konverzace (vaše dotazy i odpovědi asistenta), kterou ukládáme ve vašem účtu, dokud konverzaci neukončíte nebo nesmažete účet
• Kontext k zodpovězení dotazu, který se předává jazykovému modelu: vaše jméno, IČO, DIČ, daňový status a souhrnné finanční údaje (příjmy, výdaje, základ daně, DPH za období) a — je-li to pro dotaz potřebné — seznam vašich faktur, nákladů a klientů. Podrobnosti o zpracování modelem viz čl. 9.

2.8 Údaje z automatického párování plateb (volitelné)

Aktivujete-li párování plateb z e-mailových bankovních notifikací, zpracováváme obsah těchto přeposlaných e-mailů a z nich strojově (AI) extrahujeme platební údaje:

• Částka, měna, variabilní symbol, datum a popis platby
• Jméno, číslo účtu a IBAN plátce (osobní údaje třetí osoby — plátce, vůči nimž jste správcem)
• Přílohy notifikace (bankovní výpisy) a adresa odesílatele e-mailu

3. Účel zpracování osobních údajů

Účel	Právní základ
Provoz účtu a autentizace uživatele	Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)
Vystavování faktur a evidence nákladů	Plnění smlouvy
AI rozpoznávání dokladů (OCR)	Plnění smlouvy
AI asistent (chat) a jeho historie	Plnění smlouvy
Automatické párování plateb z e-mailových notifikací	Plnění smlouvy, oprávněný zájem
Sledování doručení a otevření odeslaných faktur	Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) — správcem je uživatel, viz čl. 4.4
Export XML pro EPO (finanční úřad)	Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c)
Zpracování plateb za předplatné	Plnění smlouvy
Zabezpečení účtu a ochrana proti zneužití (IP, logy)	Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)
Technická podpora a řešení problémů	Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)
Analytika a vylepšování služby	Souhlas (analytické cookies) — viz čl. 8
Marketingová komunikace (newsletter)	Souhlas uživatele (čl. 6 odst. 1 písm. a)

4. Komu předáváme vaše údaje

Vaše osobní údaje NEPRODÁVÁME třetím stranám. Sdílíme je pouze s důvěryhodnými partnery nezbytnými pro provoz služby:

4.1 Subzpracovatelé (technologičtí partneři)

K provozu služby využíváme níže uvedené subzpracovatele. U každého uvádíme účel, umístění zpracování a záruku pro případné předání mimo EU (podrobnosti k předání do USA viz čl. 10):

• Railway (Railway Corp., USA) — hosting aplikace, databáze (PostgreSQL) a souborové úložiště naskenovaných dokladů a faktur. Data jsou ukládána a zpracovávána v datovém regionu Evropské unie (edge ve městě Amsterdam, EU).
• Google — Gemini API (Google Ireland Limited / Google LLC) — AI rozpoznávání dokladů (OCR), AI asistent a strojové vytěžování platebních notifikací. Využíváme výhradně placené rozhraní („Paid Services"), u něhož Google dle svých podmínek a zpracovatelského dodatku (Data Processing Addendum) nepoužívá vstupy ani výstupy k trénování svých modelů. Viz čl. 9.
• Resend (Resend, Inc., USA) — odesílání systémových e-mailů, ověřovacích e-mailů, faktur odběratelům a newsletteru a příjem e-mailových bankovních notifikací pro párování plateb.
• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.) — zpracování plateb za předplatné; certifikace PCI DSS Level 1. Nevztahuje se na fakturační data vašich klientů.

Vaše osobní údaje ani údaje vašich klientů NEPRODÁVÁME a nepředáváme je třetím stranám k jejich vlastním marketingovým účelům. Subzpracovatelé je zpracovávají výhradně podle našich pokynů a pro výše uvedené účely.

4.2 Analytické nástroje

• Google Analytics 4 (Google) — anonymizovaná statistika návštěvnosti webu (zapnuta anonymizace IP). Aktivuje se pouze s vaším souhlasem prostřednictvím cookie lišty (Google Consent Mode v2 — ve výchozím stavu je analytické úložiště zakázáno).

4.3 Úřední komunikace

Osobní údaje můžeme poskytnout:

• Finančnímu úřadu na základě právního požadavku
• Soudům a orgánům činným v trestním řízení (pokud to zákon vyžaduje)

4.4 Sledování doručení odeslaných faktur

Odešlete-li fakturu odběrateli e-mailem prostřednictvím aplikace, zaznamenáváme, zda byl e-mail doručen, otevřen, nebo zda se doručení nezdařilo (a důvod nedoručení). Tato funkce vám pomáhá zjistit, že faktura dorazila. Ve vztahu k vašim odběratelům jste správcem vy a tuto funkci využíváte na základě svého oprávněného zájmu; my zajišťujeme pouze technické provedení prostřednictvím subzpracovatele Resend.

5. Jak chráníme vaše data

5.1 Technická bezpečnostní opatření

• Šifrovaný přenos (TLS/HTTPS): Veškerá komunikace mezi prohlížečem a serverem je šifrována
• Šifrování dat v klidu (at-rest): Databáze i souborové úložiště jsou šifrovány na úrovni infrastruktury poskytovatele (Railway)
• Hesla: Při přihlášení e-mailem se hesla ukládají výhradně jako jednosměrné kryptografické otisky (bcrypt), nikdy v čitelné podobě. Alternativně lze využít přihlášení přes Google (OAuth 2.0)
• Správa relací: Krátkodobé přístupové tokeny (JWT) a rotované přihlašovací (refresh) tokeny uložené jako otisky; zabezpečené cookies (HttpOnly, Secure)
• Omezení četnosti požadavků (rate-limiting): Ochrana API proti nadměrnému a automatizovanému zatížení
• Pravidelné zálohy: Automatické denní zálohy databáze (uchovávány 30 dní; slouží k obnově služby po havárii, nikoli k obnově jednotlivě smazaných dat)

5.2 Organizační opatření

• K produkční databázi a infrastruktuře má přístup pouze provozovatel jako jediná oprávněná osoba, vázaná mlčenlivostí
• Vícefaktorová autentizace (MFA) na správcovských účtech, přes které se služba spravuje (poskytovatel infrastruktury, Google, platební brána)
• Pravidelné bezpečnostní revize zdrojového kódu
• Průběžné sledování provozu a chybových stavů aplikace

Žádné technické opatření neposkytuje absolutní záruku bezpečnosti; přijatá opatření odpovídají povaze zpracování, rozsahu služby a aktuálnímu stavu techniky ve smyslu čl. 32 GDPR.

6. Jak dlouho uchováváme vaše data

Typ dat	Maximální doba uchovávání v systému Taxorio
Účetní doklady (faktury, náklady)	Max. 10 let, pokud je účet aktivní — zákonnou archivaci zajišťuje uživatel sám
Daňové dokumenty (XML exporty)	Max. 10 let, pokud je účet aktivní — zákonnou archivaci zajišťuje uživatel sám
Uživatelský účet (aktivní)	Po dobu trvání smlouvy
Uživatelský účet (neaktivní)	Neaktivní účet můžeme zrušit nejdříve po 3 letech od posledního přihlášení; o výmaz lze požádat i dříve
Historie AI asistenta (chat)	Do ukončení konverzace uživatelem nebo do smazání účtu
Záznamy o párování plateb	Po dobu trvání účtu nebo do smazání uživatelem
Provozní záznamy o využití AI (počty tokenů, latence — bez obsahu dokladů)	Pro statistiku a kontrolu nákladů; neobsahují osobní údaje z dokladů
Přihlašovací (refresh) tokeny vč. IP a typu prohlížeče	Do vypršení tokenu, zpravidla 30 dní
Technické a bezpečnostní logy	90 dní
Zálohy databáze	30 dní (havarijní obnova služby)
Nahrané soubory (PDF, skenované doklady)	Po dobu trvání účtu nebo do smazání uživatelem

7. Vaše práva podle GDPR

Máte následující práva týkající se vašich osobních údajů:

7.1 Právo na přístup

Můžete požádat o kopii všech osobních údajů, které o vás zpracováváme. Export vašich dat můžete provést přímo v aplikaci (Nastavení → Moje data → Připravit export).

7.2 Právo na opravu

Můžete opravit nesprávné nebo neúplné osobní údaje přímo v nastavení účtu nebo nás kontaktovat emailem.

7.3 Právo na výmaz ("právo být zapomenut")

Můžete požádat o smazání vašeho účtu a všech souvisejících dat zasláním žádosti na info@taxorio.cz z e-mailu, kterým jste registrováni. Po výmazu jsou smazány veškeré faktury, náklady, klienti, doklady i nahrané soubory. Upozorňujeme, že zákonnou povinnost archivovat účetní doklady po dobu 5–10 let nese výhradně uživatel — po smazání účtu nejsou data obnovitelná (viz sekce 6).

7.4 Právo na omezení zpracování

Za určitých okolností můžete požádat o pozastavení zpracování vašich údajů.

7.5 Právo na přenositelnost dat

Máte právo získat své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (JSON, CSV, XML). Export je dostupný v nastavení účtu.

7.6 Právo vznést námitku

Můžete vznést námitku proti zpracování údajů založeném na oprávněném zájmu (např. marketingová komunikace).

7.7 Právo odvolat souhlas

Pokud jste udělili souhlas s marketingovou komunikací (newsletter), můžete jej kdykoliv odvolat kliknutím na odkaz "Odhlásit" v emailu nebo v nastavení účtu.

8. Cookies a sledovací technologie

8.1 Nezbytné cookies

Používáme pouze nezbytné cookies pro fungování aplikace:

• Session cookie: Udržuje vás přihlášené (smazána po zavření prohlížeče)
• Auth token: Bezpečnostní token pro autentizaci (HttpOnly, Secure)

8.2 Analytické cookies (volitelné)

S vaším souhlasem používáme:

• Google Analytics 4: Anonymizovaná statistika návštěvnosti (IP anonymizace zapnuta)

Analytické cookies můžete kdykoliv odmítnout v nastavení prohlížeče nebo prostřednictvím cookie banneru na webu.

9. AI funkce (rozpoznávání dokladů a asistent)

Jak zpracováváme data v AI funkcích:

• Naskenované doklady (fotografie, PDF), dotazy v AI asistentovi a obsah e-mailových platebních notifikací posíláme ke strojovému zpracování do služby Google Gemini API
• Využíváme výhradně placené rozhraní Gemini („Paid Services"). Podle podmínek Google a zpracovatelského dodatku (Data Processing Addendum) Google vstupy ani výstupy nepoužívá k trénování svých modelů; data zpracovává pouze po dobu nezbytnou ke splnění požadavku. (Pro úplnost: bezplatné rozhraní Gemini by Googlu umožňovalo data využít ke zlepšování modelů — to proto nepoužíváme.)
• Obrázek dokladu je po rozpoznání uložen ve vašem účtu v souborovém úložišti v EU (Railway); můžete jej kdykoli smazat v aplikaci
• Při AI asistentovi se modelu předává kontext z vašeho účtu popsaný v čl. 2.7
• Doporučujeme: Vždy si ověřit rozpoznané a vygenerované údaje porovnáním s originálním dokladem nebo zdrojem

9.1 Transparentnost AI výstupů dle EU AI Act

V souladu s čl. 50 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2024/1689 o umělé inteligenci (EU AI Act), který ukládá provozovatelům AI systémů povinnost transparentně označovat výstupy generované nebo zpracované umělou inteligencí, Taxorio zajišťuje, aby uživatel byl v uživatelském rozhraní zřetelně informován o tom, že výsledky funkce AI rozpoznávání dokladů mají pravděpodobnostní charakter — nejde o zaručený strojový přepis, ale o statistický odhad modelu.

Tato informace je uživateli sdělena při první interakci s funkcí AI rozpoznávání. Výstupy AI nejsou závazné ani přesné — uživatel je povinen je vždy ověřit a ručně potvrdit před uložením do evidence.

9.2 Zvláštní kategorie osobních údajů

10. Předávání dat mimo EU

Vaše data jsou v klidu (at-rest) ukládána na serverech v Evropské unii.

• Databáze a souborové úložiště: Railway — datový region Evropské unie (edge Amsterdam)

Někteří naši subzpracovatelé jsou však společnosti se sídlem ve Spojených státech (Google / Gemini API a Google Analytics, Resend, Stripe) a část zpracování (zejména strojové zpracování v AI a odesílání e-mailů) může probíhat na jejich infrastruktuře mimo EU. Pro tato předání jsou uplatněny vhodné záruky dle kapitoly V GDPR:

• EU-US Data Privacy Framework (DPF) — u subzpracovatelů, kteří jsou v rámci tohoto mechanismu certifikováni
• Standardní smluvní doložky (SCC) Evropské komise jako doplňková či alternativní záruka

Tyto záruky jsou součástí zpracovatelských smluv (DPA) uzavřených s jednotlivými subzpracovateli.

11. Změny zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady můžeme příležitostně aktualizovat. O významných změnách vás budeme informovat:

• Emailem (pokud máte aktivní účet)
• Oznámením v aplikaci
• Aktualizací data "Poslední aktualizace" v záhlaví tohoto dokumentu

12. Kontakt a stížnosti

12.1 Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že zpracováváme vaše osobní údaje v rozporu s GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:

13. Bezpečnostní incidenty

V případě narušení bezpečnosti osobních údajů Taxorio jako zpracovatel postupuje takto:

• Informuje uživatele (správce) bez zbytečného odkladu poté, co se o porušení zabezpečení dozví (čl. 33 odst. 2 GDPR), aby uživatel stihl splnit svou vlastní 72hodinovou ohlašovací lhůtu vůči ÚOOÚ
• Poskytne uživateli dostupné informace potřebné k posouzení povahy a rozsahu incidentu
• Přijme okamžitá technická opatření k zabezpečení systému a zamezení dalšího úniku

14. Omezení odpovědnosti

← Zpět na hlavní stránku