Faktury a doklady · 5 min čtení

Jak vystavit fakturu krok za krokem

Kompletní průvodce vystavením faktury v Taxoriu krok za krokem — výběr klienta přes ARES, přidání položek a sazeb DPH, nastavení splatnosti a odeslání emailem.

Jak začít

Novou fakturu vystavíte dvěma způsoby: tlačítkem Nová faktura na Přehledu, nebo přechodem do sekce Faktury a kliknutím na stejné tlačítko vpravo nahoře. Otevře se formulář pro tvorbu faktury.

Video návod · 2:07 · přehraje se na YouTube

Krok 1 — Výběr nebo zadání klienta

V poli Klient začněte psát jméno klienta. Taxorio prohledá váš adresář a nabídne shody — vybíráte vždy z klientů, které už máte založené. Pokud klient v adresáři ještě není, klikněte vedle pole na odkaz Nový klient. Otevře se okno přímo nad fakturou, kde máte dvě možnosti:

  • Zadat IČO — po osmé číslici Taxorio samo načte údaje z registru ARES (název, adresu, DIČ). Když ARES neodpovídá nebo IČO nezná, údaje vyplníte ručně.
  • Zadat ručně — volba „Bez IČO nebo ze zahraničí“: pro zahraniční klienty nebo fyzické osoby bez IČO vyplňte jméno, adresu a případně zemi a DIČ.

Po uložení okno zmizí a nový klient je ve faktuře rovnou vybraný — nic se neztratí z toho, co jste už vyplnili. E-mail, telefon a další údaje klienta doplníte později v adresáři klientů. Klient se zakládá do adresáře bez omezení; limit fakturovaných klientů na plánu FREE se uplatní až při vystavení faktury a okno vás na něj upozorní předem.

⚠️ Jste plátce DPH a fakturujete do zahraničí? Vystavit takovou fakturu můžete — zahraniční odběratelé jsou ve výběru běžně dostupní. O tom, jak se doklad vykáže, rozhoduje sazba, protože ta vyjadřuje místo plnění:
  • Česká sazba 21 nebo 12 % — tvrdíte, že místo plnění je v tuzemsku (ubytování, služba u nemovitosti, doprava, vstupenky, prodej občanovi). Takový doklad Taxorio vykáže kompletně — řádky 1 a 2 přiznání a oddíl A.5 kontrolního hlášení.
  • Sazba 0 % — místo plnění je u odběratele (služba firmě v EU podle § 9 odst. 1, vývoz zboží podle § 66, služba do třetí země podle § 24a). Do kontrolního hlášení takové plnění nepatří, v přiznání ho appka sama zařadí na řádek 20, 21, 22 nebo 26 podle typu plnění (zboží do EU, služba do EU, vývoz, služba mimo EU). Při odběrateli s EU DIČ k tomu patří ještě souhrnné hlášení — kartu s XML pro EPO, termínem podání i vysvětlením, za jaké období se podává, najdete v sekci Daně → DPH.
Na obojí vás Taxorio upozorní nálezem v sekci Daně a odvody u příslušného období, včetně čísel dokladů. Sazbu volte podle skutečného místa plnění — nula u plnění s místem v ČR by znamenala nižší odvod, než máte. Neplátci, paušalisté a identifikované osoby fakturují do zahraničí bez těchto starostí; klauzuli „daň odvede zákazník“ u služby do EU doplní Taxorio na doklad samo.
💡 Tip: Opakující se služby si uložte do ceníku v Nastavení → Ceník. Ve formuláři faktury pak nad položkami kliknete na Z ceníku a položku i s cenou, jednotkou a sazbou vložíte jedním klikem. Ceník je společný pro celý účet, ne pro jednotlivé klienty, a při výběru klienta se nepředvyplňuje sám.

Krok 2 — Přidání položek

V sekci Položky přidejte všechny fakturované služby nebo zboží. Pro každou položku vyplňte:

  • Popis — popis plnění, který se zobrazí na faktuře (např. "Grafický návrh webu").
  • Množství — počet kusů, hodin nebo jiná jednotka.
  • Jednotka — vybíráte ze seznamu (hod, ks, den, měs, rok, km, m, m², kg, l), výchozí je „hod“.
  • Cena za jednotku — bez DPH, v měně dokladu (výchozí jsou koruny).
  • Sazba DPH — 21 %, 12 % nebo 0 %. Volič sazby vidí jen plátce DPH; neplátcům, identifikovaným osobám a paušalistům se nezobrazuje vůbec, protože ti na doklad českou DPH uvést nesmí (§ 108 odst. 4 zákona o DPH).

Celková částka se přepočítá automaticky. Kliknutím na Přidat položku přidáte další řádek.

Sleva z ceny

Poskytujete slevu z celé zakázky? Vedle Přidat položku je tlačítko Přidat slevu. Vloží řádek pojmenovaný „Sleva“ se sazbou DPH podle převažující položky — stačí zadat výši slevy (třeba 6 000) a aplikace ji od dokladu odečte, znaménko řešit nemusíte. Je to běžný řádek jako každý jiný: můžete ho přejmenovat, změnit mu sazbu i smazat. Kdo chce, zadá slevu i bez tlačítka — zápornou cenou u vlastní položky.

Sleva poskytnutá k datu zdanitelného plnění snižuje přímo základ daně (§ 36 odst. 5 zákona o DPH), takže se daň počítá až z ceny po slevě. Není to obcházení — je to postup, který zákon předpokládá. Klient navíc na faktuře uvidí, že slevu dostal, místo aby jen koukal na nižší ceny položek.

  • Sleva nesmí stáhnout doklad pod nulu. Aplikace to odmítne — vrácení peněz se řeší opravným dokladem, ne zápornou fakturou.
  • Doklad s více sazbami DPH si rozdělení slevy mezi sazby musíte udělat sami (dvěma slevovými řádky). Taxorio na to upozorní, ale nerozpočítá to za vás.
  • Na opravném dokladu a vyúčtovací faktuře se tlačítko nenabízí. Na vyúčtování dejte slevu už na zálohovou fakturu.
⚠️ Slevu za včasnou platbu (skonto) sem nezadávejte. Formulace „při platbě do 10 dnů sleva 2 %“ je podmíněná sleva — podmínka nastane až po datu plnění, takže nejde o § 36 odst. 5, ale o opravu základu daně podle § 42 odst. 1 písm. b). Na původní faktuře zůstává plná daň a teprve po přijetí platby vystavíte opravný doklad. Kdo si skonto napíše jako slevu, odvede nižší daň, než má — a to i v případě, že klient včas nezaplatí.
💡 Tip: Fakturujete jinému plátci DPH stavební nebo montážní práce, kovy či jiné plnění v tuzemské přenesené daňové povinnosti? Zapněte na faktuře přepínač § 92a — Taxorio zamkne sazby na 0 %, vyžádá kód předmětu plnění a doklad sám zařadí do přiznání i kontrolního hlášení. Podrobně v článku Přenesená daňová povinnost na vydaných dokladech.

Krok 3 — Data a platební podmínky

V sekci Platba a DPH nastavte klíčová data a způsob úhrady:

  • Datum vystavení — dnešní datum (předvyplněno automaticky).
  • DUZP — datum uskutečnění zdanitelného plnění. Předvyplní se stejně jako datum vystavení. Změňte, pokud jste službu poskytli nebo zboží dodali dřív — po datu vystavení být nemůže.
  • Datum splatnosti — předvyplní se podle výchozí splatnosti z Nastavení → Fakturace (tovární hodnota 14 dní). U konkrétní faktury lze změnit na libovolné datum.
  • Způsob úhrady — Převodem (výchozí), Hotově, nebo Kartou na místě (platební terminál u vás). Fakturu, kterou zákazník zaplatil na místě, popisuje část Platba na místě níž.

Pod rozbalovátkem Další možnosti je zbytek, který se jinak vyplní sám: číslo faktury, variabilní, konstantní a specifický symbol, číslo objednávky a poznámka, která se zobrazí klientovi na faktuře.

Krok 4 — Uložení a odeslání

Po vyplnění všech povinných polí klikněte na Vystavit fakturu. Faktura se uloží a přiřadí jí automatické číslo dle vaší číselné řady.

Z detailu faktury pak můžete:

  • Odeslat — PDF se vygeneruje automaticky a odešle na email klienta.
  • PDF — stáhnout pro ruční odeslání nebo archivaci.
  • Vytisknout (vedle Stáhnout PDF; na užším okně v nabídce Další akce) — otevře rovnou tiskový dialog prohlížeče s PDF faktury, nemusíte nic stahovat. Na iPhonu a iPadu se PDF jen otevře a vytisknete ho systémovým Sdílet → Tisk.
  • Sdílet — veřejná webová faktura (u faktury na převod s QR platbou).
  • Uhrazeno — jakmile přijde platba na účet nebo vám zákazník zaplatí na místě; v dialogu zadáte skutečné datum přijetí a u platby na místě i to, jak a kdy zákazník zaplatil.

Platba na místě — hotově nebo kartou

Zákazník platí na místě? V kroku Platba a DPH zvolte Hotově nebo Kartou na místě. U běžné faktury se objeví Zaplaceno s datem úhrady (předvyplněný dnešek) — nechte ho zaškrtnuté a faktura vznikne rovnou zaplacená. Zaplatí-li zákazník až později, zaškrtnutí zrušte a úhradu pak označte tlačítkem Uhrazeno.

  • Na faktuře nebude bankovní účet, variabilní symbol ani QR kód. Zaplacená faktura v hotovosti nese „Uhrazeno hotově“ s datem a splatnost netiskne; výchozí text e-mailu klientovi uvede místo splatnosti den úhrady.
  • Datum úhrady nesmí být před DUZP. Peníze přijaté před dodáním jsou záloha — vystavte na ně zálohovou fakturu.
  • Limit hotovosti: od jednoho zákazníka smíte za den hotově přijmout nejvýš 270 000 Kč (zákon č. 254/2004 Sb.), od 10. 7. 2027 nejvýš 10 000 EUR na jednu platbu (i rozdělenou na části). Taxorio vás ve formuláři upozorní, jen když limit přesáhne jedna faktura — platby téhož zákazníka za den nesčítá.
  • Od 10 000 EUR v hotovosti musíte zákazníka identifikovat podle průkazu totožnosti (zákon proti praní peněz). To za vás Taxorio neohlídá.
  • Pokladnu vést nemusíte — daňová evidence ji nevyžaduje. Příjem se počítá dnem, kdy jste peníze převzali.
  • Kartou na místě je platba kartou při setkání — na terminálu i přes platební odkaz, který zákazník zaplatí, zatímco jste u něj. Platbu kartou přes odkaz nebo e-shop, kterou zákazník zaplatí bez vás (třeba doma), zapište jako Převodem. Příjem Taxorio počítá ke dni úhrady, který zadáte; u platby kartou na přelomu roku (zaplaceno 31. 12., na účet připsáno v lednu) si den úhrady ověřte s daňovým poradcem.
  • Evidence tržeb: od 1. 1. 2027 se platba na místě eviduje v EET, hotovost vždy. V plánu PRO s nastaveným EET ji Taxorio odešle samo, když fakturu vystavíte zaplacenou — zapište ji těsně před převzetím peněz a zkontrolujte řádek Peníze převzaty. Ve Free vás jen upozorní, ať platbu zaevidujete v MOJE eet. Za evidenci odpovídáte vy; postup a co Taxorio neumí popisuje článek Evidence tržeb (EET) v Taxoriu.

Co jde na faktuře změnit po vystavení

Dokud faktura není zaplacená, otevřete Editovat a změňte cokoli — položky, klienta, datum vystavení, DUZP, splatnost, a také číslo dokladu a variabilní symbol (v editaci se u nich nezobrazuje přepínač „Automaticky“, hodnotu zapíšete ručně; číslo jen dokud ho klient nedostal e-mailem ani neotevřel odkazem).

Zaplacenou fakturu už neupravíte — formulář se u ní neotevře ani přímým odkazem. Doklad totiž od té chvíle stojí na tom, co se stalo s penězi, a u zálohy navíc na už vystaveném daňovém dokladu k přijaté platbě. Vedou z toho dvě cesty:

  • Platba nepřišla nebo má špatné datum → detail faktury → Další akce → Zrušit úhradu. Faktura se vrátí mezi nezaplacené, opravíte ji a označíte zaplacenou znovu se správným datem.
  • Platba přišla a mění se cena (dodatečná sleva, vrácení části, storno zakázky) → Opravit doklad a vystavte opravný daňový doklad. Slevu, kterou dáváte už při vystavení, zadejte rovnou na faktuře (viz výš).

Samostatná akce „změnit datum úhrady“ v Taxoriu není — špatné datum se řeší zrušením úhrady a novým označením.

⚠️ Pozor: Fakturu, kterou už klient dostal, neupravujte na tichu — klientovi zůstane v ruce jiný doklad, než máte v evidenci. Pošlete mu opravenou verzi, nebo rovnou vystavte opravný daňový doklad. A pozor na rozdíl: dobropis podle § 42 řeší dodatečnou změnu obchodu (sleva, vrácení, odstoupení). Byla-li faktura chybná od začátku (špatná cena, špatná sazba DPH), jde o opravu chyby podle § 43 — ta patří do dodatečného přiznání za původní období a proberte ji s účetní.