K čemu upomínka slouží
Faktura po splatnosti nezmizí sama a psát připomínku ručně v e-mailovém klientovi znamená dohledávat číslo dokladu, splatnost i částku. Taxorio z toho udělá jedno tlačítko: sestaví text, doplní čísla faktur a přidá platební údaje, vy jen zkontrolujete a odešlete. A pokud nechcete hlídat splatnosti vůbec, umí upomínat samo podle rozvrhu — o tom je druhá polovina článku.
Odkud upomínku poslat
Z detailu faktury
Otevřete fakturu a v hlavičce klikněte na Upomenout.
Tlačítko se objeví jen tam, kde upomínka dává smysl — u nezaplacené běžné, vyúčtovací nebo zálohové faktury. U stornovaného dokladu, dobropisu ani daňového dokladu k přijaté záloze ho nenajdete: nejde o pohledávku, kterou by šlo upomínat. Dokud je faktura ještě ve splatnosti, tlačítko v liště není — akce zůstává dostupná v nabídce Další akce, takže připomenout můžete i před splatností.
Z detailu klienta — jedna upomínka na víc faktur
Když klient dluží víc faktur, nemá smysl posílat mu tři e-maily. V hlavičce detailu klienta vidíte vpravo stav jeho pohledávek; má-li klient něco po splatnosti, je v řadě tlačítek hlavičky i Poslat upomínku. Modál pak nabídne všechny jeho nezaplacené faktury seřazené od nejstarší splatnosti — necháte zaškrtnuté ty, které chcete připomenout, a odejde jeden e-mail se souhrnem. Do jedné upomínky se vejde nejvýš 20 faktur; máte-li jich víc, předzaškrtne se prvních dvacet.
Co v modálu nastavíte
- Komu — předvyplní se e-mail z karty klienta. Pokud ho klient uložený nemá, Taxorio na to upozorní a adresu doplníte ručně (a vyplatí se ji rovnou přidat i ke klientovi).
- Předmět — výchozí je „Připomenutí platby — vaše firma“; když ještě nic po splatnosti není, „Připomenutí blížící se splatnosti — vaše firma“. Lze přepsat.
- Text upomínky — Taxorio ho napíše za vás: zdvořilý úvod s počtem faktur a celkovou dlužnou částkou, věta „pokud jste již uhradili, považujte prosím tento e-mail za bezpředmětný“ a podpis názvem vaší firmy z nastavení. Výčet jednotlivých faktur v poli není — ten do e-mailu doplní Taxorio jako tabulku pod textem, aby ho klient nedostal dvakrát. Text je normální pole, klidně ho přepište.
- Přiložit odkaz na fakturu — ke každé faktuře přidá odkaz na webovou fakturu, kde klient uvidí doklad i QR platbu bez přihlašování. Zapnuté ve výchozím stavu.
- Poslat kopii i mně — kopie přijde na e-mail vašeho účtu.
V e-mailu je u každé faktury číslo, částka, datum vystavení i splatnosti a případně počet dní po splatnosti; pod seznamem pak číslo účtu a variabilní symboly — ty samé, které si doklad zmrazil při vystavení. Klient tedy nemusí nic dohledávat.
Nechte upomínat aplikaci
Pokud nechcete hlídat splatnosti ručně, zapněte si automatické upomínky v Nastavení → Upomínky. Taxorio pak nezaplacené faktury pohlídá samo a klientovi napíše podle rozvrhu, který si jednou nastavíte. Automatické odesílání je součástí plánu PRO; ruční upomínka i historie zůstávají bez omezení všem.
Jak vypadá rozvrh
Rozvrh (říkáme mu kaskáda) je posloupnost nejvýš pěti kroků. Každý krok se zadává jako posun vůči datu splatnosti: záporné číslo znamená před splatností, kladné po ní. Výchozí nastavení je:
- 3 dny před splatností — zdvořilé připomenutí, které často zabrání prodlení úplně,
- 3 dny po splatnosti — první upomínka,
- 14 dní po splatnosti — druhá, o něco důraznější.
U každého kroku můžete napsat vlastní předmět a text. Když je necháte prázdné, použije se náš výchozí text. Pole Neupomínat částky pod nechá drobné pohledávky být.
Když někoho upomínat nechcete
Kaskáda je jedna pro celý účet, výjimky se dělají o úroveň níž:
- Celý klient — v jeho detailu je karta Automatické upomínky s přepínačem. Hodí se u odběratele, se kterým máte domluvené jiné tempo.
- Jedna faktura — pod časovou osou v detailu faktury ji buď vypnete, nebo odložíte do data. Odklad je přesně na situaci „klient slíbil, že zaplatí patnáctého“.
Jednorázová upomínka k datu
Občas nepotřebujete celý rozvrh, jen jednu připomínku v konkrétní den. Pod časovou osou faktury proto najdete Upomenout k datu: vyberete den a Taxorio ten den (v pracovní době) pošle jednu upomínku. Funguje i tehdy, když máte kaskádu vypnutou — je to výslovný pokyn, ne její krok, takže ji ani nijak neposouvá (plán PRO je ale potřeba stejně jako u kaskády). V ose ji uvidíte dopředu jako Vámi zvolená upomínka odejde a jedním kliknutím ji zase zrušíte (Zrušit vlastní termín). Jediné, co ji přebije, je odklad: „nic neposílej do 20. 9.“ platí i na ni.
Pro kaskádu je hlavní vypínač v nastavení nadřazený všemu: dokud je vypnutý, žádný krok neodejde, ať u klienta nebo faktury nastavíte cokoli. Pod ním pak platí doklad před klientem — volbou u konkrétní faktury můžete upomínat i odběratele, kterého jste jinak vyřadili. Jednorázová upomínka k datu z tohoto pořadí vypadává: je to výslovný pokyn, takže odejde i při vypnuté kaskádě a u vyřazeného klienta. Když se divíte, že se neupomíná, projděte to v tomhle pořadí; detail faktury vám důvod rovnou napíše.
Historie upomínek u faktury
Každá upomínka — ručně odeslaná i automatická — zůstává v časové ose v pravém sloupci detailu faktury. Vidíte u ní datum, jestli šlo o automatickou nebo ruční, a zda si ji klient otevřel, případně že se nedoručila.
Osa navíc ukazuje i to, co teprve nastane: „2. upomínka odejde 12. 9.“ Než tedy sáhnete po tlačítku Upomenout, mrkněte, jestli to za vás Taxorio neudělá samo hned zítra.
Když automatiku zapnete u faktury, která je po splatnosti už dlouho, klientovi nepřijde dávka upomínek najednou — odejde jen poslední krok, který na ni sedí.
Co upomínka nedělá
- Nemění stav faktury. Odeslaná upomínka není totéž co odeslání faktury: značka „Odesláno / Zobrazeno“ u faktury dál znamená, kdy jste klientovi poslali samotný doklad.
- Není to penalizace. Úroky z prodlení ani smluvní pokutu Taxorio nepočítá — pokud je chcete uplatnit, doplňte je do textu sami.
- Neupomíná dobropisy ani daňové doklady k přijaté záloze. Nejde o pohledávku, kterou by šlo vymáhat.
Kde najdete, koho upomenout
- Přehled → Čeká na vás — řádek „… faktur po splatnosti“ i s celkovou dlužnou částkou.
- Karta Nezaplacené faktury na Přehledu — červeně vypíchne, kolik z toho je po splatnosti.
- Detail klienta — hlavička vpravo rovnou říká, kolik klient dluží a jak dlouho je nejstarší faktura po splatnosti.