K čemu upomínka slouží
Faktura po splatnosti nezmizí sama a psát připomínku ručně v e-mailovém klientovi znamená dohledávat číslo dokladu, splatnost i částku. Taxorio z toho udělá jedno tlačítko: sestaví text, doplní čísla faktur a přidá platební údaje, vy jen zkontrolujete a odešlete.
Odkud upomínku poslat
Z detailu faktury
Otevřete fakturu a v hlavičce klikněte na Upomenout.
Tlačítko se objeví jen tam, kde upomínka dává smysl — u nezaplacené běžné, vyúčtovací nebo zálohové faktury. U stornovaného dokladu, dobropisu ani daňového dokladu k přijaté záloze ho nenajdete: nejde o pohledávku, kterou by šlo upomínat. Dokud je faktura ještě ve splatnosti, akce zůstává v nabídce Další akce neaktivní — klient zatím nic nedluží.
Z detailu klienta — jedna upomínka na víc faktur
Když klient dluží víc faktur, nemá smysl posílat mu tři e-maily. V detailu klienta je nahoře stavový pruh; má-li klient něco po splatnosti, je v něm tlačítko Poslat upomínku. Modál pak nabídne všechny jeho nezaplacené faktury seřazené od nejstarší splatnosti — necháte zaškrtnuté ty, které chcete připomenout, a odejde jeden e-mail se souhrnem.
Co v modálu nastavíte
- Komu — předvyplní se e-mail z karty klienta. Pokud ho klient uložený nemá, Taxorio na to upozorní a adresu doplníte ručně (a vyplatí se ji rovnou přidat i ke klientovi).
- Předmět — výchozí je „Připomenutí platby — vaše firma“. Lze přepsat.
- Text upomínky — Taxorio ho napíše za vás: zdvořilý úvod, odrážka za každou fakturu (číslo, splatnost, zbývající částka), věta „pokud jste již uhradili, považujte prosím tento e-mail za bezpředmětný“ a podpis názvem vaší firmy z nastavení. Text je normální pole, klidně ho přepište.
- Přiložit odkaz na fakturu — ke každé faktuře přidá odkaz na webovou fakturu, kde klient uvidí doklad i QR platbu bez přihlašování. Zapnuté ve výchozím stavu.
- Poslat kopii i mně — kopie přijde na e-mail vašeho účtu.
V e-mailu je pod seznamem faktur i číslo účtu a variabilní symboly — ty samé, které si doklad zmrazil při vystavení. Klient tedy nemusí nic dohledávat.
Co upomínka nedělá
- Neposílá se sama. Taxorio neupomíná automaticky podle rozvrhu — každou upomínku odesíláte vy.
- Nemění stav faktury. Odeslaná upomínka není totéž co odeslání faktury: značka „Odesláno / Zobrazeno“ u faktury dál znamená, kdy jste klientovi poslali samotný doklad.
- Není to penalizace. Úroky z prodlení ani smluvní pokutu Taxorio nepočítá — pokud je chcete uplatnit, doplňte je do textu sami.
Kde najdete, koho upomenout
- Přehled → Čeká na vás — sekce „Faktury po splatnosti“ i s celkovou dlužnou částkou.
- Karta Nezaplacené faktury na Přehledu — červeně vypíchne, kolik z toho je po splatnosti.
- Detail klienta — stavový pruh rovnou říká, kolik klient dluží a jak dlouho je nejstarší faktura po splatnosti.