Klienti a adresář · 3 min čtení

Správa klientů a adresář

Jak přidat nového klienta ručně nebo automaticky z registru ARES, editovat kontaktní a fakturační údaje a co ukazuje detail klienta — dluh po splatnosti, platební chování a historie fakturace.

Kde najdete adresář klientů

Sekci Klienti najdete v hlavním menu na levé straně. Zobrazí se seznam všech vašich odběratelů — na počítači ve sloupcích Název / Jméno, Kontakt, IČO / DIČ (na širší obrazovce) a Obrat (letos, za posledních 12 měsíců, nebo celkem — přepnete nad tabulkou), na mobilu jako karty s IČO pod jménem. Kliknutím na záhlaví sloupce seznam seřadíte.

Přidání nového klienta

Nového klienta založíte buď v adresáři, nebo rovnou z faktury — v sekci Komu fakturujete je nad výběrem klienta odkaz Nový klient. Otevře se okno, kam stačí zadat IČO (zbytek doplní ARES); po uložení je klient ve faktuře rovnou vybraný a faktura zůstane, jak jste ji rozepsali. E-mail, telefon a další údaje doplníte později v adresáři.

  1. V sekci Klienti klikněte na tlačítko Nový klient.
  2. V části Identifikace vyplňte Název / Jméno — to je jediné povinné pole.
  3. Máte-li IČO (české firmy a OSVČ), zadejte ho a klikněte na tlačítko Doplnit z ARES vedle pole. Taxorio dotáže registr a vyplní název, adresu sídla i DIČ — načtené údaje zkontrolujte a případně upravte. Klient bez IČO (fyzická osoba, zahraniční subjekt) se prostě vyplní ručně; IČO je nepovinné.
  4. V části Kontakty doplňte volitelně e-mail pro odesílání faktur a telefon.
  5. V části Fakturační údaje vyplňte adresu, která se objeví na fakturách.
  6. Klikněte na Vytvořit klienta.
💡 Tip: Při vystavování faktury stačí do pole Klient začít psát jméno — Taxorio našeptává z vašeho adresáře. Klienta, kterého v adresáři ještě nemáte, přidáte odkazem Nový klient nad polem.

Detail klienta — co na něm najdete

Kliknutím na řádek se otevře detail. Neukazuje jen kartotéční údaje, ale odpovídá na otázku „jak si s tímhle klientem stojím“.

Stav pohledávek v hlavičce

Hned v hlavičce detailu (na počítači vpravo, na telefonu pod jménem klienta) vidíte, jak jste na tom s penězi:

  • Po splatnosti — kolik klient dluží, z kolika faktur a jak dlouho je ta nejstarší po splatnosti. V řadě tlačítek hlavičky je pak i Poslat upomínku, viz Upomínky k nezaplaceným fakturám.
  • Čeká na zaplacení — má nezaplacené faktury, ale všechny ještě v termínu.
  • Vše zaplaceno — u vás nic nevisí.
  • Zatím bez faktur — klientovi jste ještě nic nefakturovali; hlavní tlačítko hlavičky se pak jmenuje Vystavit první fakturu.

Tři fakta o spolupráci

  • Jak platí — o kolik dní dřív nebo později než ke splatnosti klient obvykle platí. Dokud nedorazila první platba, karta to poctivě přizná („Zatím nevíme“).
  • Kolik jste vyfakturovali — celkem, počet faktur, průměr na fakturu a jaký podíl vaší fakturace za posledních 12 měsíců klient tvoří. Vedle je sloupcový proužek s vývojem po měsících (nebo po letech u delší historie).
  • Poslední spolupráce — kdy jste klientovi naposledy fakturovali.

Karta Faktury pod fakty má dvě záložky — Neuhrazené a Vše — a odkaz Zobrazit vše do seznamu faktur. Stornované doklady v ní záměrně nejsou a nepočítají se ani do čísel výše — jen by je zašuměly.

V pravém sloupci najdete Fakturační údaje (adresa, e-mail, telefon a tlačítko Upravit), uložené dodací adresy, kartu Automatické upomínky (viz níže) a — pokud jste ji vyplnili — Poznámku. Pilulka Plátce DPH je nahoře vedle jména klienta a ukazuje se jen tehdy, když klient plátcem je. Z hlavičky detailu vystavíte klientovi rovnou novou fakturu tlačítkem Nová faktura.

Automatické upomínky u klienta

Karta Automatické upomínky rozhoduje, jestli nezaplacené faktury tohoto klienta půjdou do upomínkové kaskády nastavené pro celý účet:

  • Zaškrtávátko Zahrnout do automatiky je u nového klienta zapnuté — je to vylučovací přepínač, kterým konkrétního odběratele z automatiky vyjmete.
  • Dokud nemáte automatické upomínky zapnuté pro celý účet, karta žádné zaškrtávátko nenabízí — místo něj napíše, že jsou vypnuté, a nabídne odkaz Zapnout v Nastavení (záložka Nastavení → Upomínky). Automatika účtu je funkce plánu PRO.
  • Když klient nemá uložený e-mail, přepínač je nedostupný — upomínka nemá kam odejít.

Jednorázovou upomínku pošlete kdykoli ručně tlačítkem Poslat upomínku v hlavičce detailu, bez ohledu na tento přepínač.

Editace klienta

V detailu klienta klikněte na tlačítko Upravit. Změny se projeví v nových fakturách. Už vystavené doklady si nesou údaje odběratele uložené na dokladu a úprava karty je nezmění — ani v přiznání a hlášeních, která berou DIČ a zemi odběratele z dokladu. Opravené DIČ nebo zemi proto musíte na už vystavených dokladech aktualizovat, jinak kontrolní a souhrnné hlášení ponesou původní údaje. Když změníte název, adresu, zemi, IČO nebo DIČ, appka vám po uložení karty nabídne aktualizovat i neuhrazené doklady klienta. Uhrazený doklad aktualizujete v jeho detailu tlačítkem Použít aktuální údaje z karty — doklad se aktualizuje a jeho PDF se vytvoří znovu, i s dnešními údaji a vzhledem vaší firmy. U stornovaného dokladu, dobropisu, daňového dokladu k přijaté platbě a u zálohy, ke které už je daňový doklad nebo vyúčtování, to nejde. Totéž umí i AI asistent a MCP konektor.

Smazání klienta

Klienta lze smazat pouze tehdy, pokud na něj není navázaný žádný doklad ani předpis pravidelné fakturace. Tlačítko Smazat klienta je ve formuláři úprav (detail klienta → Upravit), případně použijte ikonu koše u klienta v seznamu.

⚠️ Pozor: Blokuje jakýkoli doklad — tedy i koncept, storno nebo ukončený předpis pravidelné fakturace. Tlačítko je v takovém případě nedostupné a po najetí myší napíše důvod. Vydanou ani stornovanou fakturu přitom nelze smazat (je to zákonný záznam s číslem v řadě, které nesmí chybět) a stornovanou nelze ani přeřadit jinému klientovi — klient, kterému jste kdy něco vystavili, proto v adresáři zůstane natrvalo. Při fakturaci vám překážet nemusí: v adresáři ho najdete filtrem i hledáním.

Filtrování a vyhledávání

V horní části adresáře je vyhledávací pole — funguje nad jménem, e-mailem, IČO i DIČ. Klienty lze dále filtrovat a řadit:

  • Podle faktur — segmenty Všichni / S fakturami / Bez faktur.
  • Podle obratu — seřazení od nejvyššího nebo nejnižšího celkového obratu (i podle jména, e-mailu, IČO a DIČ).

Tyto filtry vám pomohou rychle najít konkrétního odběratele i ve větším adresáři s desítkami klientů.