Tři doklady, jeden řetězec
Když dodavateli platíte zálohu předem, obvykle se u ní na obou stranách postupně objeví tři doklady. Taxorio jim v evidenci nákladů rozumí a pojmenovává je stejně, jak je pojmenovává zákon:
- Výzva k platbě (také „zálohová faktura" nebo „proforma") — dodavatel vás vyzývá k zaplacení zálohy. Sama o sobě není daňový doklad, takže z ní nevzniká náklad ani odpočet DPH.
- Doklad o zaplacené záloze — u tuzemského plátce DPH je to daňový doklad k přijaté platbě, který vám dodavatel musí vystavit do 15 dnů od přijetí peněz; u zahraničního dodavatele to bývá „prepayment invoice" nebo účtenka za předplacený kredit. Tenhle doklad je náklad — dnem úhrady.
- Vyúčtování — konečná faktura za celé plnění, na které dodavatel zálohu odečte a vy doplatíte rozdíl.
Tenhle článek popisuje stranu nákladů — zálohy, které platíte vy jako odběratel. Zálohy, které vystavujete svým klientům, řeší článek Zálohové faktury a vyúčtování.
Kdy se výzva k platbě stane zálohou
Výzvu k platbě lze ve schránce zaevidovat jako zálohu jen tehdy, když z ní není co odečítat — tedy když by odpočet DPH z opravdového daňového dokladu k platbě stejně nepřinesl nic navíc. Konkrétně:
| Výzva k platbě od… | Neplátce DPH | Identifikovaná osoba | Plátce DPH |
|---|---|---|---|
| tuzemského dodavatele bez DPH (dodavatel je neplátce) | ✅ zálohou po doplnění data úhrady | ✅ zálohou po doplnění data úhrady | ✅ zálohou po doplnění data úhrady |
| tuzemského dodavatele s DPH | ✅ zálohou (DPH pro vás beztak nic neznamená) | ❌ čeká se na daňový doklad k přijaté platbě | ❌ čeká se na daňový doklad k přijaté platbě |
| zahraniční služby (EU, § 24, nebo třetí země, § 108) | ✅ zálohou | ✅ zálohou, daň se samovyměří ke dni platby | ✅ zálohou, daň se samovyměří ke dni platby a rovnou i odečte |
| zboží z EU (§ 25 ZDPH) | ❌ nezaeviduje se nikde — až konečná faktura v plné výši | ❌ nezaeviduje se nikde — až konečná faktura v plné výši | ❌ nezaeviduje se nikde — až konečná faktura v plné výši |
| tuzemské přenesené daňové povinnosti (§ 92a) | (netýká se — RC platí jen mezi plátci) | (netýká se — § 92a platí jen mezi plátci) | ❌ nezaeviduje se nikde — až konečná faktura v plné výši |
Tam, kde je zaevidování možné, doplňte v detailu dokladu pole Zaplaceno dne — teprve tím se výzva uloží jako záloha. Bez data úhrady zůstává doklad ve skupině Ke kontrole s hláškou „Výzva k platbě bez data úhrady". Tam, kde zaevidování možné není (plátce nebo identifikovaná osoba s tuzemskou výzvou s DPH), Taxorio pole pro datum úhrady u výzvy vůbec nezpřístupní a doklad zůstane zamčený s vysvětlením, že se čeká na skutečný daňový doklad k přijaté platbě.
Doklad o zaplacené záloze
Tenhle doklad AI ve schránce pozná automaticky — typicky podle toho, že jeho datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) je shodné s datem platby. Ve frontě schránky ho označí badge Daňový doklad k přijaté platbě (záloha) a potvrdíte ho úplně stejně jako každý jiný doklad — Taxorio jen navíc doplní datum úhrady = DUZP a pole splatnosti nechá prázdné (zaplacená záloha už splatnost nemá).
Pokud jste tutéž zálohu už dřív zaevidovali ručně ze zaplacené výzvy k platbě a teprve pak vám dorazil skutečný daňový doklad, Taxorio duplicitu rozezná a druhé potvrzení odmítne hláškou „Tuto zálohu už máte v evidenci". Takový doklad ze schránky smažte, náklad z výzvy k platbě už v evidenci je.
Vyúčtování — párování a zůstatek
Na konečné faktuře, která zálohu odečítá, dodavatel obvykle napíše řádek typu „odpočet zálohy… k úhradě X". AI z takového dokladu vytěží částku k úhradě a číslo odečítané zálohy, a schránka se pokusí zálohu dohledat — nejdřív podle čísla dokladu, a když ho na faktuře není nebo nesedí, tak podle toho, že jde o jedinou zálohu téhož dodavatele s dostatečným zůstatkem. Podle výsledku panel napíše, co se stane:
- Záloha se našla a stačí na ni: „Odečtena záloha X (doklad Y, zbývá Z) — zaevidujeme doplatek D." Zaeviduje se jen doplatek D a naváže se na zálohu.
- Záloha se našla, ale nezbývá na ní dost: „Doklad odečítá zálohu X, ale záloha Y má zůstatek jen Z — zaevidujeme celou částku." Taxorio v tomhle případě zaeviduje celý doklad, ne jen doplatek, protože částečný odpočet by daňově neseděl — zkontrolujte zálohu nebo částku k úhradě na dokladu.
- Zálohu jsme nenašli: „Doklad odečítá zálohu, kterou v evidenci nemáme — zaevidujeme celou částku." Taxorio nikdy nezaeviduje jen doplatek, aniž by zálohu skutečně našlo — pokud jste zálohu zaevidovali pod jiným číslem, doplňte ho v poli Číslo zálohy / výzvy ručně.
- Odečítaná záloha ještě čeká ve schránce: „Záloha je ve schránce — potvrďte ji nejdřív." Vyúčtování se spáruje, až bude záloha sama zaevidovaná.
Číslo zálohy i částku k úhradě po odečtu jde v detailu dokladu ve schránce ručně opravit, než doklad potvrdíte. Jedna záloha může být čerpaná víc vyúčtováními postupně (typicky u předplaceného kreditu, viz časté otázky níže) — nespotřebovaný zůstatek vidíte na detailu zálohy jako „Nevyúčtováno X z Y". Když vyúčtování kryje zálohu celou, založí se s částkou 0 Kč a s vazbou na zálohu — je to správný výsledek, doklad slouží jako doklad o uskutečnění plnění, i když se nic nedoplácí.
Plný formulář a přímý sken
Stejná logika platí i mimo schránku — v plném formuláři nákladu i při přímém skenu (Nový náklad → Analyzovat) náhled řekne, jestli Taxorio odpovídající zálohu má, a nabídne stejné texty jako panel schránky. V editaci existujícího nákladu se párování naopak nespouští — vazbu na zálohu tak úprava dokladu po jeho vzniku nezmění.
Cizí měna
Záloha v EUR, USD a dalších měnách se přepočítá kurzem ČNB ke dni platby; vyúčtování ke dni uskutečnění plnění. Protože se kurz mezi platbou zálohy a vyúčtováním může lišit, strop čerpání (kolik ze zálohy ještě jde odečíst) se hlídá v měně dokladu, ne v přepočtených korunách — malý rozdíl kurzu tak sám o sobě nezpůsobí, že by párování zálohu odmítlo jako nedostatečnou.
ISDOC
Elektronickou fakturu ISDOC (od iDokladu, Fakturoidu, Pohody nebo přímo z Taxoria) schránka rozezná bez AI, přímo z XML — včetně typu dokladu: zálohové faktury (typ 4), daňového dokladu k přijaté platbě (typ 5) i vyúčtování s odpočtem zálohy. Migrační průvodce (import historie z jiného systému) je ale odlišuje: doklad s odpočtem zálohy si vždy odloží k ruční kontrole, ne aby ho tiše přeskočil nebo naimportoval s chybnou vazbou — spárování zálohy s vyúčtováním z dovezené historie totiž nejde ověřit tak spolehlivě jako u dokladu vloženého do schránky napřímo. Víc o ISDOC obecně v článku Import elektronických faktur (ISDOC).
Editace a mazání
- Doklad o zaplacené záloze musí mít datum úhrady — bez něj ho Taxorio neuloží (u výzvy k platbě je to totéž pravidlo, jen o krok dřív).
- Zálohu, na kterou je navázané vyúčtování, nejde smazat — Taxorio odmítne s vysvětlením, že by vyúčtování zůstalo jen s doplatkem a částka zálohy by z evidence zmizela. Nejdřív vyúčtování odpojte nebo smažte.
- Když u dokladu změníte typ zpátky z vyúčtování na běžný náklad nebo na doklad o záloze, vazba na zálohu se zruší (odečtená částka i zůstatek zálohy se tím vrátí).
Dopad na daně
Záloha vstupuje do DPH i do daně z příjmů ke dni platby, vyúčtování jen doplatkem ke dni jeho úhrady; nulové vyúčtování nikam nevstupuje.
- Tuzemská záloha u plátce: odpočet z daňového dokladu k přijaté platbě, u vyúčtování jen z rozdílu (§ 37a ZDPH).
- Zahraniční služba (EU i třetí země): daň se samovyměřuje ke dni platby (§ 24 odst. 3 ZDPH) — do přiznání DP3 na řádek 5/6 (EU s platným DIČ) nebo 12/13 (třetí země i EU bez DIČ), do kontrolního hlášení oddílu A.2, kde DPPD (datum, kdy vzniká povinnost přiznat daň) je rovné dni platby. Plátce si stejnou daň zároveň odečte (ř. 43/44); identifikovaná osoba daň přizná bez nároku na odpočet — je to pro ni reálný náklad. Víc o samovyměření v článku Přenesená daňová povinnost v nákladech.
- Daň z příjmů: v daňové evidenci je zaplacená záloha výdajem dnem úhrady, doplatek dnem úhrady vyúčtování (§ 7b ZDP). DPH, kterou identifikovaná osoba nebo neplátce z přenesené povinnosti nemůže odečíst, je sama o sobě daňovým výdajem.
- Export pro účetní (Pohoda/Money): doklad o zaplacené záloze i vyúčtování se exportují normálně jako výdaje, jen s poznámkou navíc, čeho se týkají — u zálohy „Doklad o zaplacené záloze", u vyúčtování odkaz na číslo odečítané zálohy a odečtenou částku. Podrobně v článku Export pro účetnictví — Pohoda a Money S3.
AI asistent a MCP
Přes chat i přes MCP (externí AI nástroje) jde zálohu i vyúčtování potvrdit stejně jako ve schránce — náhled před potvrzením ukáže, jestli se něco páruje a co přesně vznikne. Založit novou zálohu (s datem úhrady) jde přes chat i MCP i bez nahrání do schránky — stejnou cestou, jako se zakládá běžný náklad. Smazání zálohy, na kterou je navázané vyúčtování, asistent stejně jako appka odmítne. Podrobnosti v článcích Co umí AI asistent v Taxoriu a MCP — ovládání Taxoria přes Claude a ChatGPT.
Časté otázky
Zaplatil jsem předem kredit u AWS nebo Google Cloud — kdy se to daní?
Taxorio zálohu zaeviduje a u zahraniční služby přizná daň ke dni platby — stejně jako u každé jiné zálohy. U předplaceného kreditu na jednu konkrétní službu ale zákon (§ 20a odst. 3 ZDPH) připouští i jiný výklad: pokud v okamžiku platby ještě není „dostatečně určitě" známo, kolik a kdy přesně vyčerpáte, může daňová povinnost vznikat až při čerpání kreditu, ne při platbě. Dřívější přiznání není chyba ani nezakládá sankci — případný rozdíl lze doměřit bez postihu (§ 104 ZDPH). U větších částek doporučujeme probrat správný okamžik s daňovým poradcem; Taxorio se drží jednotného pravidla „ke dni platby" pro všechny zálohy.
Google Ads mi strhává z předplaceného kreditu měsíčně — jak to zaevidovat?
Vklad kreditu zaevidujete jako zálohu (obvykle jde o zahraniční službu, § 24 ZDPH). Každá měsíční faktura, kterou Google za vyčerpaný kredit vystaví, je vyúčtování — Taxorio ji spáruje na zálohu podle dodavatele a odečte vyčerpanou částku, dokud zůstatek na detailu zálohy nedojde na nulu. Pak založíte novou zálohu pro další dobití kreditu. Platí pro ni stejná nejistota v okamžiku zdanění jako v otázce výše.
Jsem plátce DPH a dostal jsem tuzemskou proforma fakturu s DPH — proč ji nejde zaevidovat rovnou?
Protože byste si z ní nárokovali odpočet DPH bez skutečného daňového dokladu, což zákon nedovoluje (§ 72–73 ZDPH). Dodavatel je povinný vám do 15 dnů od přijetí platby vystavit daňový doklad k přijaté platbě — teprve ten Taxorio zaeviduje jako zálohu, obvykle automaticky. Pokud vám dlouho nechodí, je nejjednodušší si ho od dodavatele vyžádat; samotnou proforma fakturu jím nahradit nejde.