Náklady a výdaje · 5 min čtení

Schránka a zpracování dokladů

Jak funguje schránka dokladů v Taxoriu — dvoupanelová fronta příchozích dokladů, potvrzení jednoho dokladu i celé dávky a jak schránku udržovat čistou.

Co je schránka

Schránka je dočasné úložiště pro doklady, které čekají na zpracování. Najdete ji v sekci Náklady na záložce Schránka. Doklady sem přicházejí z těchto zdrojů:

  • Nahrání z počítače — přetáhněte soubory (nebo rovnou celou složku) kamkoli na stránku Náklady, nebo je vyberte přes tlačítko Přidat doklad. Soubory přetažené na záložku Náklady skončí taky tady ve schránce.
  • Vyfocení kamerou — Přidat doklad → Vyfotit doklad, přímo v prohlížeči.
  • Mobilní sken — Přidat doklad → Mobilní sken: naskenujete QR kód a fotíte telefonem. Viz Mobilní nahrávání přes QR kód.
  • Sběrný e-mail — faktury z e-mailu přeposíláte na svou vlastní adresu a doklad se objeví ve schránce sám. Funkce plánu PRO, zapíná se v Nastavení → Doklady e-mailem. Viz Sběrný e-mail pro doklady.
  • Elektronická faktura ISDOC — soubory .isdoc a .isdocx se přečtou přímo z XML bez AI (přesné částky a DPH). Viz Import elektronických faktur (ISDOC).

Doklady ve schránce zatím nejsou zaevidované jako náklady — teprve potvrzením z nich vznikne náklad. Počet dokladů ve schránce vidíte jako číslo (N) u záložky Schránka. Souhrnný odznak (badge) s počtem položek, které čekají na vaši akci, najdete v navigaci u sekce Čeká na vás.

Jak je schránka uspořádaná

Schránka má dva panely vedle sebe: vlevo frontu dokladů, vpravo detail toho, který jste vybrali — Náhled dokladu a vedle něj Extrahovaná data, tedy rozpoznané údaje k úpravě. Na užší obrazovce se panely střídají a z detailu se vrátíte odkazem Zpět na seznam.

Nad frontou je lišta se skupinami dokladů. Prázdné skupiny se skryjí, takže jich obvykle uvidíte jen několik:

  • Vše — všechny doklady ve schránce.
  • Připraveno — AI má hotovo, údaje dávají smysl a nic nebrání potvrzení.
  • Ke kontrole — něco potřebuje vaše oko: chybí dodavatel, částka, datum nebo sazba DPH, rozpis podle sazeb DPH, který nesedí na celkovou částku dokladu (u dokladu v cizí měně i rozpis bez částek v měně dokladu), výzva k platbě čekající na daňový doklad k přijaté platbě nebo bez data úhrady, dobropis bez původního dokladu, nebo si AI není jistá. Důvod je vždy napsaný přímo u dokladu — zálohy a jejich vyúčtování mají vlastní pravidla, viz Zálohy na vstupu.
  • Zpracování — AI doklad právě čte. Je-li AI dočasně přetížená nebo mimo provoz, u dokladu uvidíte Čeká na AI a Taxorio ho rozpozná automaticky, jakmile to půjde — nemusíte nic dělat.
  • Chyby — soubor se nepodařilo přečíst. V detailu můžete zkusit Zkusit AI znovu, nebo údaje doplnit ručně.

Sběrnou adresu pro přeposílání dokladů najdete po zapnutí v nabídce Přidat doklad v hlavičce schránky — stačí kliknout a zkopíruje se.

Jak z dokladu vznikne náklad

  1. Přejděte do sekce Náklady → Schránka.
  2. Klikněte na doklad ve frontě — vpravo se otevře detail s náhledem dokladu a s předvyplněnými údaji.
  3. Zkontrolujte dodavatele (název, IČO, DIČ), číslo dokladu, částky (základ, DPH, celkem) a sazbu DPH. Má-li doklad víc sazeb najednou (21 % a 12 %), panel místo jedné sazby ukáže rozpis po řádcích — ISDOC a AI ho vyplní za vás, jen ho zkontrolujte proti dokladu. U dokladu v cizí měně se v rozpisu vyplňují částky v měně dokladu; koruny za každou sazbu dopočte potvrzení kurzem ČNB k datu plnění.
  4. V sekci Zařazení zkontrolujte datum vystavení, DUZP, splatnost, datum úhrady a kategorii — AI kategorii předvyplní; když ji nerozpozná, vyberte ji ručně.
  5. Doplňte případný Popis (co bylo předmětem plnění), případně Poznámky ke kontrole pro sebe.
  6. Klikněte na Potvrdit a další — z dokladu vznikne náklad, doklad zmizí ze schránky a panel vám rovnou otevře další doklad ve frontě.

Když jste v detailu něco přepsali, uložte změny tlačítkem Uložit změny; teprve potom půjde doklad potvrdit. Šipkami v hlavičce panelu (Předchozí doklad / Další doklad) nebo klávesami ← a → se posouváte frontou. S neuloženými změnami se na jiný doklad nepřepnete, aby se úpravy neztratily.

Datum úhrady vidíte přímo v panelu a potvrzení uloží přesně to, co tam je. Taxorio ho předvyplní: přednost má datum, které AI vyčetla z dokladu, jinak odhad podle DUZP (bez DUZP podle data vystavení) — pod polem je pak poznámka, že jde o odhad. Doklad se splatností teprve v budoucnu je předvolený jako Nezaplaceno. Když splatnost spadá do jiného roku než plnění, datum se neodhaduje a panel doklad nepotvrdí, dokud datum nedoplníte nebo nezvolíte „Nezaplaceno“ — rozhoduje totiž, do kterého roku výdaj spadne v dani z příjmů. Hromadné potvrzení používá stejné pravidlo — odhadnuté datum si pak ověřte v nákladech; doklad s rokem úhrady, který nejde odhadnout, zaeviduje jako neuhrazený. Datum úhrady v budoucnu Taxorio nepřijme.

💡 Když rychlé potvrzení nestačí: tlačítko Otevřít v plném formuláři přenese doklad i s rozpoznanými údaji do běžného formuláře nákladu. Tam jsou pole, která panel nemá — třeba % využití pro podnikání nebo posun uplatnění DPH do jiného období. Doklad s údajem ke kontrole (nejistý údaj z elektronické faktury nebo z rozpoznání, třeba stejná sazba DPH v rozpisu dvakrát) zaevidujete jen tudy — panel tlačítko nabídne přímo v upozornění.

Potvrzení více dokladů najednou

Když máte nahranou celou dávku, nemusíte doklady otevírat jeden po druhém:

  • Potvrdit vše připravené — tlačítko v hlavičce schránky s počtem dokladů. Potvrdí každý doklad, u kterého má AI jistotu aspoň 80 % a nic ho neblokuje. Číslo v tlačítku ukazuje, kolik takových dokladů je.
  • Výběr konkrétních dokladů — najeďte na řádek a klikněte na proužek na jeho levém okraji. Nad frontou se objeví počet vybraných a odkaz Vybrat všech N připravených, dole lišta s tlačítkem Potvrdit N vybraných, součtem částek a možností vybrané doklady smazat.

Před potvrzením dávky vás lišta upozorní na doklady, které vypadají jako duplicita, i na doklady v cizí měně — ty se do součtu nepočítají, korunovou částku dopočítá kurz ČNB až při potvrzení.

Doklad, který už v nákladech máte, se podruhé nezaeviduje. Má-li doklad stejné číslo, dodavatele, částku i datum zdanitelného plnění jako už zaevidovaný náklad (typicky tentýž soubor nahraný znovu po potvrzení prvního), hromadné potvrzení ho přeskočí a řekne, se kterým nákladem se shoduje. Při potvrzení jednoho dokladu nebo uložení ve formuláři ho Taxorio neuloží a nabídne Otevřít existující doklad — ve schránce navíc Smazat ze schránky, když jde o tentýž soubor nahraný znovu. Stejně skončí i úprava nákladu, po které by byl shodný s jiným. Dva různé doklady od jednoho dodavatele nemají stejné číslo — liší-li se doklad opravdu, opravte jeho číslo podle dokladu od dodavatele. Doklad bez čísla (paragon) ani doklad s jinou částkou nebo datem plnění se za duplicitu nebere.

⚠️ Doklad zadaný dvakrát zastaví stažení podání, ve kterém by se započetl dvakrát. Na kartě přiznání k DPH, kontrolního hlášení nebo Daň z příjmů se ukáže nález Stejný doklad zadaný dvakrát a to podání nepůjde stáhnout. Přiznání k DPH a hlášení zastaví jen doklad, ze kterého se uplatňuje odpočet nebo přiznává daň — dvakrát zadaná účtenka bez DPH nebo reprezentace je nezastaví. Přiznání k dani z příjmů (se skutečnými výdaji) zastaví jen tehdy, když jsou oba záznamy výdajem téhož roku (zaplacené v tom roce). Je-li druhý záznam zaplacený v jiném roce nebo ještě neuhrazený, karta Daň z příjmů na něj upozorní — stažení nezastaví, ale výdaj by se uplatnil ve dvou letech: ponechte záznam se skutečným dnem úhrady. Jeden záznam smažte, nebo opravte číslo podle dokladu od dodavatele. Je-li rok smazaného záznamu už podaný, smazání přiznání neopraví — podejte dodatečné.
⚠️ Hromadné potvrzení něco vynechá — a řekne proč. Doklad ze skupiny Ke kontrole se do dávky nikdy nedostane: výzva k platbě, kterou nejde zaevidovat rovnou (u tuzemského plátce/identifikované osoby s DPH čeká na daňový doklad k přijaté platbě) nebo jí chybí datum úhrady, doklad o zaplacené záloze bez data úhrady, záloha na zboží z EU nebo v přenesené daňové povinnosti (ta se zaeviduje až konečnou fakturou), chybějící dodavatel/částka/datum/sazba, rozpis podle sazeb DPH nesedící na celkovou částku, zrušená sazba 15 %, tuzemská přenesená daňová povinnost bez kódu předmětu plnění, dobropis bez původního nákladu, zahraniční dodavatel, který vyčíslil českou DPH, nebo vyúčtování zálohy s více sazbami DPH, jehož doplatek po sazbách nejde z dokladu určit (nebo by vyšel celkově záporný). Takové doklady projděte ručně — o zálohách podrobně v článku Zálohy na vstupu.

Vyúčtování zálohy s více sazbami DPH. Když faktura odečítá zálohu, kterou máte v evidenci, zaeviduje se jen doplatek — a u dokladu s více sazbami doplatek za každou sazbu zvlášť (§ 37a zákona o DPH). Taxorio ho spočítá samo: vezme rozdíl po sazbách, pokud ho faktura uvádí, jinak od plného plnění v dané sazbě odečte zálohu v téže sazbě. Když byla záloha zdaněná v sazbě, kterou plnění nemá (třeba záloha v 15 % v roce 2023 a plnění ve 12 % v roce 2024), vznikne v sazbě zálohy záporný řádek — daň ze zálohy se vrací v její sazbě (§ 37a odst. 2 písm. b) zákona o DPH), a to je v pořádku. Neumí dva případy: zálohu s více sazbami, kterou vyúčtování čerpá jen zčásti, když faktura neuvádí, kolik z ní odečítá v které sazbě (to ví dodavatel, ale z dokladu to nepoznáme), a vyúčtování, po kterém by celkový doplatek vyšel záporný — to je vrácení přeplatku a patří do dobropisu. Takový doklad zůstane ve skupině Ke kontrole; vyúčtování zadáte po sazbách ve formuláři nákladu (záporný řádek v sazbě zálohy formulář přijme), přeplatek jako dobropis.

💡 Na plánu FREE zaevidujete 5 nákladů měsíčně. Doklady se do schránky nahrávat dají dál, jen jich po vyčerpání limitu víc nepotvrdíte — počkáte na další měsíc, nebo přejdete na PRO, kde je počet nákladů neomezený.

Jak schránku vyčistit

Pro přehlednost doporučujeme schránku pravidelně zpracovávat — ideálně jednou týdně nebo po každé větší sérii nahrávání. Doklady ve schránce se automaticky nemažou, zůstávají tam až do vašeho potvrzení nebo smazání.

Pokud chcete doklad ze schránky odstranit bez vytvoření nákladu (např. jde o duplicitu nebo soukromý doklad), otevřete ho a klikněte na ikonu koše v patičce detailu. Víc dokladů naráz smažete přes výběr proužkem a tlačítko Smazat ve spodní liště.

⚠️ Pozor: Smazáním dokladu ze schránky ho nenávratně odstraníte včetně přiloženého souboru. Pokud si nejste jisti, nechte doklad raději ve schránce — sám se nesmaže a do daní nevstoupí, dokud ho nepotvrdíte. Náklad z něj nezakládejte „pro jistotu“: i v kategorii Ostatní by se započetl do daňových výdajů a u plátce i do odpočtu DPH.