Náklady a výdaje · 5 min čtení

Schránka a zpracování dokladů

Jak funguje schránka dokladů v Taxoriu — dvoupanelová fronta příchozích dokladů, potvrzení jednoho dokladu i celé dávky a jak schránku udržovat čistou.

Co je schránka

Schránka je dočasné úložiště pro doklady, které čekají na zpracování. Najdete ji v sekci Náklady na záložce Schránka. Doklady sem přicházejí z těchto zdrojů:

  • Nahrání z počítače — přetáhněte soubory (nebo rovnou celou složku) kamkoli na stránku schránky, nebo je vyberte přes tlačítko Přidat doklad.
  • Vyfocení kamerou — Přidat doklad → Vyfotit doklad, přímo v prohlížeči.
  • Mobilní sken — Přidat doklad → Mobilní sken: naskenujete QR kód a fotíte telefonem. Viz Mobilní nahrávání přes QR kód.
  • Sběrný e-mail — faktury z e-mailu přeposíláte na svou vlastní adresu a doklad se objeví ve schránce sám. Funkce plánu PRO, zapíná se v Nastavení → Doklady e-mailem. Viz Sběrný e-mail pro doklady.
  • Elektronická faktura ISDOC — soubory .isdoc a .isdocx se přečtou přímo z XML bez AI (přesné částky a DPH). Viz Import elektronických faktur (ISDOC).

Doklady ve schránce zatím nejsou zaevidované jako náklady — teprve potvrzením z nich vznikne náklad. Počet dokladů ve schránce vidíte jako číslo (N) u záložky Schránka. Souhrnný odznak (badge) s počtem položek, které čekají na vaši akci, najdete v navigaci u sekce Čeká na vás.

Jak je schránka uspořádaná

Schránka má dva panely vedle sebe: vlevo frontu dokladů, vpravo detail toho, který jste vybrali — Náhled dokladu a vedle něj Extrahovaná data, tedy rozpoznané údaje k úpravě. Na užší obrazovce se panely střídají a z detailu se vrátíte odkazem Zpět na seznam.

Nad frontou je lišta se skupinami dokladů. Prázdné skupiny se skryjí, takže jich obvykle uvidíte jen několik:

  • Vše — všechny doklady ve schránce.
  • Připraveno — AI má hotovo, údaje dávají smysl a nic nebrání potvrzení.
  • Ke kontrole — něco potřebuje vaše oko: chybí dodavatel, částka, datum nebo sazba DPH, výzva k platbě čekající na daňový doklad k přijaté platbě nebo bez data úhrady, dobropis bez původního dokladu, nebo si AI není jistá. Důvod je vždy napsaný přímo u dokladu — zálohy a jejich vyúčtování mají vlastní pravidla, viz Zálohy na vstupu.
  • Zpracování — AI doklad právě čte.
  • Chyby — soubor se nepodařilo přečíst. V detailu můžete zkusit Zkusit AI znovu (maximálně třikrát).

Sběrnou adresu pro přeposílání dokladů máte po zapnutí rovnou v hlavičce schránky — stačí kliknout a zkopíruje se.

Jak z dokladu vznikne náklad

  1. Přejděte do sekce Náklady → Schránka.
  2. Klikněte na doklad ve frontě — vpravo se otevře detail s náhledem dokladu a s předvyplněnými údaji.
  3. Zkontrolujte dodavatele (název, IČO, DIČ), číslo dokladu, částky (základ, DPH, celkem) a sazbu DPH.
  4. V sekci Zařazení zkontrolujte datum vystavení, DUZP, splatnost a kategorii — AI kategorii předvyplní; když ji nerozpozná, vyberte ji ručně.
  5. Doplňte případný Popis (co bylo předmětem plnění), případně Poznámky ke kontrole pro sebe.
  6. Klikněte na Potvrdit a další — z dokladu vznikne náklad, doklad zmizí ze schránky a panel vám rovnou otevře další doklad ve frontě.

Když jste v detailu něco přepsali, uložte změny tlačítkem Uložit změny; teprve potom půjde doklad potvrdit. Šipkami v hlavičce panelu (Předchozí doklad / Další doklad) se posouváte frontou.

Datum úhrady se v panelu nezadává — Taxorio ho při potvrzení doplní samo: přednost má datum, které AI vyčetla z dokladu, jinak se použije DUZP, jinak datum vystavení. U dokladu, který má splatnost teprve v budoucnu, zůstane prázdné. Datum úhrady rozhoduje o tom, do kterého roku výdaj spadne v dani z příjmů, takže si ho po potvrzení v nákladu ověřte.

💡 Když rychlé potvrzení nestačí: tlačítko Otevřít v plném formuláři přenese doklad i s rozpoznanými údaji do běžného formuláře nákladu. Tam jsou pole, která panel nemá — třeba % využití pro podnikání, datum úhrady nebo posun uplatnění DPH do jiného období.

Potvrzení více dokladů najednou

Když máte nahranou celou dávku, nemusíte doklady otevírat jeden po druhém:

  • Potvrdit vše připravené — tlačítko v hlavičce schránky s počtem dokladů. Potvrdí každý doklad, u kterého má AI jistotu aspoň 80 % a nic ho neblokuje. Číslo v tlačítku ukazuje, kolik takových dokladů je.
  • Výběr konkrétních dokladů — najeďte na řádek a klikněte na proužek na jeho levém okraji. Nad frontou se objeví počet vybraných a odkaz Vybrat všech N připravených, dole lišta s tlačítkem Potvrdit N vybraných, součtem částek a možností vybrané doklady smazat.

Před potvrzením dávky vás lišta upozorní na doklady, které vypadají jako duplicita, i na doklady v cizí měně — ty se do součtu nepočítají, korunovou částku dopočítá kurz ČNB až při potvrzení.

⚠️ Hromadné potvrzení něco vynechá — a řekne proč. Doklad ze skupiny Ke kontrole se do dávky nikdy nedostane: výzva k platbě, kterou nejde zaevidovat rovnou (u tuzemského plátce/identifikované osoby s DPH čeká na daňový doklad k přijaté platbě) nebo jí chybí datum úhrady, doklad o zaplacené záloze bez data úhrady, záloha na zboží z EU nebo v přenesené daňové povinnosti (ta se zaeviduje až konečnou fakturou), chybějící dodavatel/částka/datum/sazba, zrušená sazba 15 %, tuzemská přenesená daňová povinnost bez kódu předmětu plnění, dobropis bez původního nákladu nebo zahraniční dodavatel, který vyčíslil českou DPH. Takové doklady projděte ručně — o zálohách podrobně v článku Zálohy na vstupu.
💡 Na plánu FREE zaevidujete 5 nákladů měsíčně. Doklady se do schránky nahrávat dají dál, jen jich po vyčerpání limitu víc nepotvrdíte — počkáte na další měsíc, nebo přejdete na PRO, kde je počet nákladů neomezený.

Jak schránku vyčistit

Pro přehlednost doporučujeme schránku pravidelně zpracovávat — ideálně jednou týdně nebo po každé větší sérii nahrávání. Doklady ve schránce se automaticky nemažou, zůstávají tam až do vašeho potvrzení nebo smazání.

Pokud chcete doklad ze schránky odstranit bez vytvoření nákladu (např. jde o duplicitu nebo soukromý doklad), otevřete ho a klikněte na ikonu koše v patičce detailu. Víc dokladů naráz smažete přes výběr proužkem a tlačítko Smazat ve spodní liště.

⚠️ Pozor: Smazáním dokladu ze schránky ho nenávratně odstraníte včetně přiloženého souboru. Pokud si nejste jisti, raději z dokladu vytvořte náklad v kategorii Ostatní a napište si do popisu, že ho chcete prověřit.