Správná evidence nákladů je pro každého podnikatele stejně důležitá jako fakturace. Každý uznatelný náklad snižuje váš daňový základ a tím i daň z příjmů. U plátců DPH navíc umožňuje odpočet daně na vstupu. V Taxoriu máte dva způsoby, jak náklady evidovat — ruční zadání nebo automatické zpracování pomocí AI. V tomto návodu probereme oba postupy do posledního detailu.
Ruční zadání nákladu: Krok za krokem
Krok 1: Otevření formuláře
V hlavním menu klikněte na „Náklady“ a poté na tlačítko „Nový náklad“ v pravém horním rohu. Otevře se formulář pro zadání nového nákladu.
Krok 2: Údaje o dodavateli
Vyplňte údaje o dodavateli — tedy o firmě nebo osobě, od které jste zboží či službu nakoupili:
- Název dodavatele — pole s automatickým doplňováním (autocomplete). Pokud jste od dodavatele už dříve evidovali náklad, stačí začít psát a systém vám ho nabídne.
- IČO dodavatele — osmimístné identifikační číslo
- DIČ dodavatele — daňové identifikační číslo (důležité pro odpočet DPH)
Krok 3: Identifikace dokladu
Každý náklad musí být podložen dokladem. Vyplňte:
- Číslo dokladu — číslo faktury nebo účtenky od dodavatele
- Datum vystavení — datum, kdy byl doklad vystaven
- DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) — nepovinné pole, vyplňte ho, jen když se liší od data vystavení. U plátců DPH je právě toto datum rozhodující pro zařazení do správného zdaňovacího období.
Krok 4: Popis nákladu
Do pole „Popis“ napište stručný, ale výstižný popis nákladu. Například „Roční licence JetBrains IntelliJ IDEA“ nebo „Mobilní tarif 02/2026“. Kvalitní popis vám pomůže při pozdějším vyhledávání a při případné daňové kontrole.
Krok 5: Sazba DPH
Vyberte sazbu DPH, která odpovídá nakoupenému zboží nebo službě. Taxorio nabízí rychlé tlačítka pro nejčastější sazby:
- 21 % — základní sazba (většina zboží a služeb)
- 12 % — snížená sazba (potraviny, léky, některé služby)
- 0 % — osvobozeno od DPH nebo nákup od neplátce
Můžete také zadat vlastní sazbu, pokud nakupujete ze zahraničí s jinou sazbou daně.
Krok 6: Přepínač zadávání částek
Taxorio nabízí praktický přepínač „Zadávám s DPH“ / „Zadávám bez DPH“. Toto je zásadní funkce, protože na některých dokladech je uvedena částka s DPH a na jiných bez DPH:
- Pokud přepnete na „Zadávám s DPH“, zadáte celkovou částku a systém automaticky dopočítá základ a DPH
- Pokud přepnete na „Zadávám bez DPH“, zadáte základ daně a systém dopočítá DPH a celkovou částku
Výpočet probíhá v reálném čase — jakmile zadáte částku, okamžitě vidíte všechny tři hodnoty.
Krok 7: Cenová pole
Formulář zobrazuje tři provázaná cenová pole:
- Základ bez DPH — částka bez daně
- DPH — vypočtená daň (automaticky podle zvolené sazby)
- Celkem s DPH — konečná částka
Pod cenovými poli se zobrazuje vizuální lišta ukazující poměr základu a DPH. Na první pohled tak vidíte, jakou část celkové ceny tvoří daň.
Krok 8: Procento využití pro podnikání
Ne vždy se náklad vztahuje výhradně k podnikání. Typický příklad je mobilní telefon nebo notebook, který používáte i soukromě. Taxorio vám umožňuje nastavit procento využití pro podnikání.
K dispozici máte rychlé tlačítka: 100 %, 80 %, 50 %, 30 %. Můžete také zadat vlastní procento.
Pokud nastavíte méně než 100 %, formulář zobrazí informační řádek:
„Uznatelný náklad: X Kč (Y % soukromě)“
Například při nákladu 10 000 Kč s DPH a 80% využití pro podnikání uvidíte: „Uznatelný náklad: 8 000 Kč (20 % soukromě)“. Tato částka se pak použije v daňovém přiznání jako uznatelný výdaj.
Krok 9: Kategorie nákladu
Vyberte kategorii, která nejlépe odpovídá typu nákladu. Rozbalovací seznam je rozdělený do skupin, abyste se v něm rychle zorientovali:
- IT a technologie — software a licence, hardware a technika
- Provoz — kancelářské potřeby, nájem, telefon a internet
- Cestovné a doprava — cestovné, pohonné hmoty, vozidlo (opravy, pojištění)
- Profesní služby — služby, právní služby, účetní služby, pojištění
- Obchod — marketing a reklama
- Řemeslo a materiál — materiál, nářadí a nástroje
- Vzdělávání — kurzy a školení
- Nedaňové výdaje — reprezentace a dary, vlastní odvody OSVČ (sociální, zdravotní, daň z příjmů)
- Ostatní — náklady, které nespadají do žádné kategorie
Skupina nedaňových výdajů je tu schválně: reprezentace ani vlastní odvody OSVČ nejsou daňovým výdajem (§ 25 odst. 1 ZDP) a u reprezentace nemáte ani nárok na odpočet DPH (§ 72 odst. 6 ZDPH) — kromě dárku do 500 Kč bez DPH, jehož odpočet Taxorio neuplatní a plátce si ho doplní v EPO. Taxorio je nechá zaevidovat, ale do daňově uznatelných nákladů je nezapočítá — takže vidíte skutečný odliv peněz, aniž byste si zkreslili daňový základ.
Kategorizace vám pomáhá sledovat strukturu výdajů a identifikovat oblasti, kde nejvíce utrácíte.
Krok 10: Příloha dokladu
Ke každému nákladu můžete nahrát přílohu — sken nebo fotografii dokladu. Podporované formáty jsou PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC a ISDOC s maximální velikostí 50 MB.
Nahrání přílohy je volitelné, ale důrazně doporučované. Při daňové kontrole musíte být schopni doložit každý evidovaný náklad dokladem. Když ho máte přímo v systému, nemusíte hledat v šanonech.
AI zpracování dokladů: Automatická evidence
Ruční zadávání je spolehlivé, ale u většího množství dokladů časově náročné. Taxorio proto nabízí automatické zpracování dokladů pomocí AI, které vám ušetří hodiny práce.
Krok 1: Nahrání dokladu
V sekci „Doklady“ klikněte na tlačítko „Nahrát“ nebo jednoduše přetáhněte soubor (drag & drop) do vyznačené oblasti. Můžete nahrát PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC nebo ISDOC do velikosti 50 MB.
Krok 2: AI zpracování
Po nahrání převezme doklad AI a rozpozná z něj údaje na pozadí — mezitím můžete nahrávat další doklady nebo dělat cokoliv jiného. Systém automaticky rozpozná a extrahuje:
- Název a IČO dodavatele
- Číslo dokladu
- Datum vystavení a DUZP
- Částky (základ, DPH, celkem)
- Sazbu DPH
- Kategorii nákladu
Krok 3: Jistota rozpoznání — jak moc si AI věří
Ke každému zpracovanému dokladu si Taxorio uloží jednu hodnotu jistoty rozpoznání — ne známku pro každé pole zvlášť, ale souhrn za celý doklad. Ve schránce ji vidíte hned v seznamu.
Podle ní se rozhodujete, kam napřít pozornost. Doklady s jistotou 80 % a vyšší můžete potvrdit hromadně (viz krok 6); u těch pod prahem se vyplatí projít údaje ručně. Ať je jistota jakákoliv, poslední slovo máte vy — než doklad potvrdíte, můžete kterýkoliv údaj přepsat.
Krok 4: Kontrola a potvrzení
Klikněte na zpracovaný doklad — otevře se modální okno s náhledem. Na levé straně vidíte originální doklad (PDF nebo obrázek), na pravé straně formulář s extrahovanými daty. Můžete porovnat údaje s originálem a případně opravit chybně rozpoznané hodnoty.
Po kontrole klikněte na tlačítko „Vytvořit náklad“. Náklad se uloží do evidence se všemi údaji a s přiloženým originálním dokladem.
Krok 5: Detekce duplicit
Taxorio automaticky kontroluje, zda stejný náklad už v systému neexistuje. Shoda se pozná podle čísla dokladu v kombinaci s dodavatelem (názvem nebo IČO) — ne podle částky a data, protože dvě samostatné faktury od téhož dodavatele můžou mít stejnou částku i den. Pokud systém shodu najde, zobrazí upozornění s odkazem na už zaevidovaný doklad. To vás chrání před nechtěným dvojitým zaevidováním.
Krok 6: Hromadné potvrzení
Pokud nahráváte větší množství dokladů najednou, použijte tlačítko „Potvrdit vše připravené“. Jedním kliknutím zaeviduje doklady ze skupiny Připraveno — s jistotou rozpoznání 80 % a vyšší a bez varovného signálu. Ostatní zůstanou ve skupině Ke kontrole s uvedeným důvodem: nižší jistota, chybějící dodavatel, částka, datum vystavení nebo sazba DPH, zálohová faktura, zrušená sazba 15 %, zahraniční dodavatel s českou DPH, nesrovnalost u přenesené daňové povinnosti (chybí kód předmětu plnění nebo země dodavatele, na dokladu je vyčíslená DPH, režim neodpovídá vašemu statusu DPH) nebo dobropis bez původního dokladu. Ty zkontrolujete a potvrdíte ručně.
Dopad na daně: Proč na evidenci záleží
Daň z příjmů
Každý správně evidovaný náklad snižuje váš daňový základ. Při sazbě daně z příjmů fyzických osob 15 % znamená náklad 10 000 Kč úsporu 1 500 Kč na dani. U vyšších příjmů nad základ 1 762 812 Kč (2026), kde platí druhá sazba daně 23 %, je úspora ještě vyšší.
Odpočet DPH
Plátci DPH mohou uplatnit odpočet daně na vstupu u nákladů souvisejících s podnikáním. Pokud nakoupíte software za 12 100 Kč s DPH (základ 10 000 Kč + DPH 2 100 Kč), můžete si 2 100 Kč odečíst od DPH, které odvádíte z vystavených faktur.
Aby byl odpočet uplatnitelný, musí náklad splňovat podmínky:
- Souvisí s ekonomickou činností
- Máte platný daňový doklad s DIČ dodavatele
- Náklad je evidován ve správném zdaňovacím období (podle DUZP)
Výdajový paušál vs. skutečné výdaje
Pokud uplatňujete výdajový paušál (procento z příjmů), evidence skutečných nákladů není pro daň z příjmů povinná. Ale pokud jste plátce DPH, musíte náklady evidovat kvůli odpočtu DPH bez ohledu na způsob uplatňování výdajů.
Tip: I když používáte výdajový paušál, doporučujeme náklady evidovat. Na konci roku tak budete mít součet skutečných výdajů po ruce a můžete ho porovnat s paušálem — jestli by se vám přechod vyplatil, si musíte spočítat sami, Taxorio obě varianty vedle sebe neukazuje.
Praktické tipy pro evidenci nákladů
Evidujte průběžně
Neshromažďujte doklady na konec měsíce nebo roku. Evidujte náklady průběžně — ideálně v den, kdy doklad obdržíte. S AI skenem stačí doklad vyfotit a nahrát, zbytek si systém přečte sám.
Fotografujte účtenky ihned
Papírové účtenky časem blednou a stávají se nečitelnými. Vyfoťte je ihned po obdržení a nahrajte do Taxoria. Digitální kopie slouží jako záloha pro případ, že originál ztratíte nebo se stane nečitelným.
Kontrolujte kategorii
AI přiřadí kategorii automaticky, ale občas se může zmýlit. Zkontrolujte, zda je kategorie správná — správná kategorizace vám pomáhá sledovat výdaje a plánovat rozpočet.
Nezapomeňte na procento podnikatelského využití
Pokud náklad souvisí i se soukromým životem (telefon, auto, internet), vždy nastavte odpovídající procento. Při daňové kontrole musíte být schopni zdůvodnit, proč uplatňujete určitý podíl podnikatelského využití.
Evidence nákladů v Taxoriu je navržena tak, aby byla rychlá a přesná. Díky kombinaci ručního zadávání a AI zpracování máte k dispozici nástroj, který pokryje jakýkoliv scénář — od jednotlivé účtenky po hromadné zpracování desítek dokladů najednou.