Správná evidence nákladů je pro každého podnikatele stejně důležitá jako fakturace. Každý uznatelný náklad snižuje váš daňový základ a tím i daň z příjmů. U plátců DPH navíc umožňuje odpočet daně na vstupu. V Taxoriu máte dva způsoby, jak náklady evidovat -- ruční zadání nebo automatické zpracování pomocí AI. V tomto návodu probereme oba postupy do posledního detailu.
Ruční zadání nákladu: Krok za krokem
Krok 1: Otevření formuláře
V hlavním menu klikněte na "Náklady" a poté na tlačítko "Nový náklad" v pravém horním rohu. Otevře se formulář pro zadání nového nákladu.
Krok 2: Údaje o dodavateli
Vyplňte údaje o dodavateli -- tedy o firmě nebo osobě, od které jste zboží či službu nakoupili:
- Název dodavatele -- pole s automatickým doplňováním (autocomplete). Pokud jste od dodavatele už dříve evidovali náklad, stačí začít psát a systém vám ho nabídne.
- IČO dodavatele -- osmimístné identifikační číslo
- DIČ dodavatele -- daňové identifikační číslo (důležité pro odpočet DPH)
Krok 3: Identifikace dokladu
Každý náklad musí být podložen dokladem. Vyplňte:
- Číslo dokladu -- číslo faktury nebo účtenky od dodavatele
- Datum vystavení -- datum, kdy byl doklad vystaven
- DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) -- datum, kdy byla služba poskytnuta nebo zboží dodáno. U plátců DPH je toto datum rozhodující pro zařazení do správného zdaňovacího období.
Krok 4: Popis nákladu
Do pole "Popis" napište stručný, ale výstižný popis nákladu. Například "Roční licence JetBrains IntelliJ IDEA" nebo "Mobilní tarif 02/2026". Kvalitní popis vám pomůže při pozdějším vyhledávání a při případné daňové kontrole.
Krok 5: Sazba DPH
Vyberte sazbu DPH, která odpovídá nakoupenému zboží nebo službě. Taxorio nabízí rychlé tlačítka pro nejčastější sazby:
- 21 % -- základní sazba (většina zboží a služeb)
- 12 % -- snížená sazba (potraviny, knihy, některé služby)
- 0 % -- osvobozeno od DPH nebo nákup od neplátce
Můžete také zadat vlastní sazbu, pokud nakupujete ze zahraničí s jinou sazbou daně.
Krok 6: Přepínač zadávání částek
Taxorio nabízí praktický přepínač "Zadávám s DPH" / "Zadávám bez DPH". Toto je zásadní funkce, protože na některých dokladech je uvedena částka s DPH a na jiných bez DPH:
- Pokud přepnete na "Zadávám s DPH", zadáte celkovou částku a systém automaticky dopočítá základ a DPH
- Pokud přepnete na "Zadávám bez DPH", zadáte základ daně a systém dopočítá DPH a celkovou částku
Výpočet probíhá v reálném čase -- jakmile zadáte částku, okamžitě vidíte všechny tři hodnoty.
Krok 7: Cenová pole
Formulář zobrazuje tři provázaná cenová pole:
- Základ bez DPH -- částka bez daně
- DPH -- vypočtená daň (automaticky podle zvolené sazby)
- Celkem s DPH -- konečná částka
Pod cenovými poli se zobrazuje vizuální lišta ukazující poměr základu a DPH. Na první pohled tak vidíte, jakou část celkové ceny tvoří daň.
Krok 8: Procento využití pro podnikání
Ne vždy se náklad vztahuje výhradně k podnikání. Typický příklad je mobilní telefon nebo notebook, který používáte i soukromě. Taxorio vám umožňuje nastavit procento využití pro podnikání.
K dispozici máte rychlé tlačítka: 100 %, 80 %, 50 %, 30 %. Můžete také zadat vlastní procento.
Pokud nastavíte méně než 100 %, formulář zobrazí informační řádek:
"Uznatelný náklad: X Kč (Y % soukromě)"
Například při nákladu 10 000 Kč s DPH a 80% využití pro podnikání uvidíte: "Uznatelný náklad: 8 000 Kč (20 % soukromě)". Tato částka se pak použije v daňovém přiznání jako uznatelný výdaj.
Krok 9: Kategorie nákladu
Vyberte kategorii, která nejlépe odpovídá typu nákladu:
- SOFTWARE -- licence, předplatné software, cloudové služby
- HARDWARE -- počítače, monitory, tiskárny, periférie
- TRAVEL -- cestovné, jízdenky, letenky, ubytování na služební cestě
- PHONE -- mobilní tarify, telefony
- SERVICES -- služby od dodavatelů (účetní, právník, konzultace)
- OFFICE -- kancelářské potřeby, nájem kanceláře, energie
- OTHER -- ostatní náklady, které nespadají do žádné kategorie
Kategorizace vám pomáhá sledovat strukturu výdajů a identifikovat oblasti, kde nejvíce utrácíte.
Krok 10: Příloha dokladu
Ke každému nákladu můžete nahrát přílohu -- sken nebo fotografii dokladu. Podporované formáty jsou PDF, JPG a PNG s maximální velikostí 10 MB.
Nahrání přílohy je volitelné, ale důrazně doporučované. Při daňové kontrole musíte být schopni doložit každý evidovaný náklad dokladem. Když ho máte přímo v systému, nemusíte hledat v šanonech.
AI zpracování dokladů: Automatická evidence
Ruční zadávání je spolehlivé, ale u většího množství dokladů časově náročné. Taxorio proto nabízí automatické zpracování dokladů pomocí AI, které vám ušetří hodiny práce.
Krok 1: Nahrání dokladu
V sekci "Doklady" klikněte na tlačítko "Nahrát" nebo jednoduše přetáhněte soubor (drag & drop) do vyznačené oblasti. Můžete nahrát PDF, JPG nebo PNG do velikosti 10 MB.
Krok 2: AI zpracování
Po nahrání AI zpracuje doklad během přibližně 3 vteřin. Systém automaticky rozpozná a extrahuje:
- Název a IČO dodavatele
- Číslo dokladu
- Datum vystavení a DUZP
- Částky (základ, DPH, celkem)
- Sazbu DPH
- Kategorii nákladu
Krok 3: Confidence score -- jak moc si AI věří
U každého rozpoznaného údaje se zobrazí barevné označení podle míry jistoty (confidence score):
- Zelená (90 % a více) -- vysoká jistota, údaj je téměř jistě správný
- Modrá (70--89 %) -- doporučená kontrola, údaj je pravděpodobně správný
- Oranžová (50--69 %) -- nutná kontrola, údaj může obsahovat chyby
- Červená (pod 50 %) -- vyžaduje editaci, AI si není jistá
Díky barevnému rozlišení okamžitě vidíte, které údaje potřebují vaši pozornost a které můžete s klidem potvrdit.
Krok 4: Kontrola a potvrzení
Klikněte na zpracovaný doklad -- otevře se modální okno s náhledem. Na levé straně vidíte originální doklad (PDF nebo obrázek), na pravé straně formulář s extrahovanými daty. Můžete porovnat údaje s originálem a případně opravit chybně rozpoznané hodnoty.
Po kontrole klikněte na tlačítko "Vytvořit náklad". Náklad se uloží do evidence se všemi údaji a s přiloženým originálním dokladem.
Krok 5: Detekce duplicit
Taxorio automaticky kontroluje, zda podobný náklad už v systému neexistuje. Pokud najde shodu (stejný dodavatel, podobná částka, blízké datum), zobrazí upozornění. To vás chrání před nechtěným dvojitým zaevidováním stejného dokladu.
Krok 6: Hromadné potvrzení
Pokud nahráváte větší množství dokladů najednou, můžete využít funkci "Hromadně potvrdit". Tato funkce je dostupná pro doklady s mírou jistoty 80 % a výše. Jedním kliknutím potvrdíte všechny spolehlivě rozpoznané doklady a ručně zkontrolujete jen ty s nižší jistotou.
Dopad na daně: Proč na evidenci záleží
Daň z příjmů
Každý správně evidovaný náklad snižuje váš daňový základ. Při sazbě daně z příjmů fyzických osob 15 % znamená náklad 10 000 Kč úsporu 1 500 Kč na dani. U vyšších příjmů nad hranici solidárního zvýšení (23 %) je úspora ještě vyšší.
Odpočet DPH
Plátci DPH mohou uplatnit odpočet daně na vstupu u nákladů souvisejících s podnikáním. Pokud nakoupíte software za 12 100 Kč s DPH (základ 10 000 Kč + DPH 2 100 Kč), můžete si 2 100 Kč odečíst od DPH, které odvádíte z vystavených faktur.
Aby byl odpočet uplatnitelný, musí náklad splňovat podmínky:
- Souvisí s ekonomickou činností
- Máte platný daňový doklad s DIČ dodavatele
- Náklad je evidován ve správném zdaňovacím období (podle DUZP)
Výdajový paušál vs. skutečné výdaje
Pokud uplatňujete výdajový paušál (procento z příjmů), evidence skutečných nákladů není pro daň z příjmů povinná. Ale pokud jste plátce DPH, musíte náklady evidovat kvůli odpočtu DPH bez ohledu na způsob uplatňování výdajů.
Tip: I když používáte výdajový paušál, doporučujeme náklady evidovat. Na konci roku tak můžete porovnat, zda by se vám nevyplatilo přejít na skutečné výdaje -- Taxorio vám ukáže obě varianty na dashboardu.
Praktické tipy pro evidenci nákladů
Evidujte průběžně
Neshromažďujte doklady na konec měsíce nebo roku. Evidujte náklady průběžně -- ideálně v den, kdy doklad obdržíte. S AI skenem je to otázka pár sekund.
Fotografujte účtenky ihned
Papírové účtenky časem blednou a stávají se nečitelnými. Vyfoťte je ihned po obdržení a nahrajte do Taxoria. Digitální kopie slouží jako záloha pro případ, že originál ztratíte nebo se stane nečitelným.
Kontrolujte kategorii
AI přiřadí kategorii automaticky, ale občas se může zmýlit. Zkontrolujte, zda je kategorie správná -- správná kategorizace vám pomáhá sledovat výdaje a plánovat rozpočet.
Nezapomeňte na procento podnikatelského využití
Pokud náklad souvisí i se soukromým životem (telefon, auto, internet), vždy nastavte odpovídající procento. Při daňové kontrole musíte být schopni zdůvodnit, proč uplatňujete určitý podíl podnikatelského využití.
Evidence nákladů v Taxoriu je navržena tak, aby byla rychlá a přesná. Díky kombinaci ručního zadávání a AI zpracování máte k dispozici nástroj, který pokryje jakýkoliv scénář -- od jednotlivé účtenky po hromadné zpracování desítek dokladů najednou.