Nastavení a účet · 5 min čtení

Sběrný e-mail pro doklady

Přeposílejte faktury a účtenky na svou sběrnou adresu — AI je vytěží a založí do schránky dokladů, stejně jako po ručním nahrání. Funkce PRO plánu.

Co je sběrný e-mail pro doklady

Sběrný e-mail pro doklady je funkce, díky které nemusíte doklady od dodavatelů ručně stahovat a nahrávat do Taxoria. Stačí e-mail s fakturou přeposlat (nebo si nastavit automatické přeposílání) na svou unikátní adresu ve tvaru doklady-xxxxx@taxorio.cz — AI z přílohy nebo z těla e-mailu doklad vytěží a založí ho do schránky dokladů, stejně jako kdybyste ho nahráli ručně.

Funkce je dostupná v plánu PRO.

Jak to funguje

  1. Dodavatel vám pošle fakturu e-mailem — jako přílohu, nebo rovnou v textu zprávy.
  2. Vy e-mail přepošlete na svou sběrnou adresu doklady-xxxxx@taxorio.cz.
  3. AI projde přílohy i tělo e-mailu a vybere z nich skutečné doklady — obchodní podmínky, reklamní letáky nebo loga v podpisu ignoruje. Pokud je faktura napsaná přímo v těle e-mailu (bez přílohy), Taxorio ji převede do PDF.
  4. Doklad se objeví ve schránce v Náklady → Schránka s předvyplněnými údaji — dodavatel, IČO/DIČ, částky, DPH, datumy — připravený k potvrzení, úplně stejně jako po ručním nahrání.

Aktivace v nastavení

  1. Přejděte do Nastavení → Doklady e-mailem.
  2. Klikněte na tlačítko Zapnout.
  3. Zobrazí se vaše unikátní sběrná adresa (vypadá jako doklady-xxxxx@taxorio.cz).
  4. Zkopírujte ji tlačítkem vedle pole Vaše sběrná adresa.

Pokud adresu potřebujete vyměnit — například si myslíte, že unikla nepovolané osobě — použijte odkaz Změnit adresu. Taxorio vygeneruje novou adresu a stará okamžitě přestane fungovat.

⚠️ Pozor: Funkce je vázaná na plán PRO. Pokud vaše předplatné PRO vyprší, sběrný e-mail pro doklady se vypne — sběrná adresa ale zůstane zachovaná, takže po obnovení PRO stačí funkci znovu zapnout.

Kdo vám může posílat doklady

V sekci Povolení odesílatelé určujete, z jakých adres Taxorio doklady zpracuje. Zpracují se jen e-maily od schválených odesílatelů — ostatní se ignorují.

  • Váš registrační e-mail účtu je povolen vždy a nejde ho odebrat.
  • Můžete přidat až 10 dalších adres — typicky e-maily dodavatelů, kteří vám fakturu posílají přímo, nebo vaši druhou schránku, ze které doklady přeposíláte.

Přepínačem Přijímat od kohokoliv lze ochranu vypnout — pak Taxorio zpracuje e-mail z libovolné adresy, která zná vaši sběrnou adresu. Zvažte to opatrně:

  • Riziko — kdokoliv, kdo se dozví vaši sběrnou adresu, vám může do schránky vkládat doklady.
  • Řešení — pokud k tomu dojde, adresu kdykoliv vygenerujte znovu přes Změnit adresu; stará přestane fungovat okamžitě.

Tipy, jak si přeposílání ušetřit

Fakturu nemusíte přeposílat ručně pokaždé. Nejméně práce máte, když se doklad na sběrnou adresu dostane sám:

  • Zadejte sběrnou adresu přímo u dodavatele — řada e-shopů, hostingů a dodavatelů má v zákaznickém účtu pole ve stylu „E-mail pro zasílání faktur v PDF". Vyplňte do něj sběrnou adresu a faktura přijde do schránky dokladů sama. Hodí se to hlavně u pravidelných výdajů (hosting, software, telefon, energie).
  • Nastavte si pravidlo ve své schránce — v Gmailu filtr s akcí Přeposlat, v Outlooku pravidlo Přesměrovat. Faktury od konkrétního dodavatele pak putují do Taxoria bez vašeho zásahu.
  • Nechte doklady posílat účetní nebo kolegu — stačí jeho adresu přidat mezi povolené odesílatele.
💡 Pozor u prvních dvou tipů: odesílatelem je v nich dodavatel, ne vy — automatické přeposílání totiž většinou zachová původního odesílatele. Aby Taxorio doklad zpracovalo, přidejte adresu dodavatele mezi povolené odesílatele, nebo zapněte Přijímat od kohokoliv a sběrnou adresu nikde nezveřejňujte.

Co Taxorio z e-mailu pozná

AI umí zpracovat doklad jak z přílohy, tak přímo z textu e-mailu:

  • Přílohy — formáty PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC a ISDOC.
  • Tělo e-mailu — pokud je faktura napsaná přímo v textu zprávy (bez přílohy), Taxorio ji vyexportuje do PDF a zpracuje stejně jako nahraný doklad.

Z více příloh v jednom e-mailu AI vybere jen skutečné doklady — obchodní podmínky, letáky ani loga v podpisu nezakládá.

Limity jednoho e-mailu:

  • max 5 příloh na e-mail,
  • max 10 MB na jednu přílohu.

Proti zahlcení schránky platí i limit na počet přijatých e-mailů — max 10 e-mailů za hodinu a 20 e-mailů za 24 hodin na účet. Tento limit je společný s automatickým párováním plateb.

Kde doklad najdete

Zpracovaný doklad se objeví v Náklady → Schránka spolu s ostatními čekajícími doklady. Doklady přijaté e-mailem poznáte podle ikony obálky — u dokladu vidíte odesílatele, předmět a čas přijetí e-mailu.

Když je funkce zapnutá, najdete svou sběrnou adresu i přímo ve schránce pod nabídkou nahrávání — stačí ji odtud zkopírovat.

Potvrzení funguje stejně jako u ručně nahraných dokladů — otevřete doklad, zkontrolujte vytěžené údaje (dodavatel, IČO/DIČ, částky, DPH, datumy) a uložte jako náklad.

💡 Tip: Pokud stejný soubor pošlete e-mailem podruhé (třeba omylem), Taxorio duplicitu podle obsahu souboru pozná a doklad znovu nezaloží.

E-mailová upozornění

V nastavení si zvolíte, kdy vás má Taxorio o zpracování e-mailu informovat:

  • Když se doklad nepodaří založit (výchozí zapnuto) — pošleme důvod a původní e-mail v příloze jako soubor .eml (otevřete ho v mailu a můžete ho po opravě přeposlat znovu).
  • Když se doklad založí (výchozí vypnuto) — souhrn založených dokladů z každého přeposlaného e-mailu.

Když se doklad nezaloží

Nejčastější příčiny, proč se doklad z e-mailu neobjeví ve schránce:

  • Funkce je vypnutá — zkontrolujte přepínač v Nastavení → Doklady e-mailem.
  • Odesílatel není povolený — e-mail nepřišel z vašeho registračního e-mailu ani ze seznamu povolených odesílatelů a přepínač Přijímat od kohokoliv je vypnutý.
  • Vypršelo předplatné PRO — funkce se po vypršení PRO automaticky vypne.
  • E-mail šel na starou adresu — po regeneraci adresy přestane stará adresa fungovat okamžitě.
  • Taxorio v e-mailu nenašel daňový doklad — e-mail obsahoval jen průvodní text nebo přílohu v nepodporovaném formátu. Doklad pak nahrajte ručně z přílohy notifikačního e-mailu.
  • Duplicita — stejný soubor byl už jednou zpracován, takže se podruhé nezaloží.

Pokud máte zapnuté upozornění Když se doklad nepodaří založit, najdete důvod i původní obsah e-mailu přímo v notifikaci.

Sběrný e-mail pro doklady vs. párování plateb

Taxorio má dvě samostatné sběrné adresy pro dva různé účely — nepleťte si je:

  • doklady-xxxxx@taxorio.cz — pro přijaté doklady (faktury, účtenky). Popisuje tento článek.
  • platby-xxxxx@taxorio.cz — pro bankovní notifikace, které Taxorio páruje s vystavenými fakturami. Viz Automatické párování plateb z e-mailu.

Obě funkce fungují nezávisle na sobě a zapínají se samostatně.

Bezpečnost

Vaše sběrná adresa je soukromá — sdílejte ji jen s důvěryhodnými odesílateli, případně omezte okruh odesílatelů v sekci Povolení odesílatelé. Pokud se domníváte, že byla kompromitována, vygenerujte novou adresu tlačítkem Změnit adresu — stará okamžitě přestane fungovat.

Všechna přijatá data jsou zpracovávána bezpečně a ukládána výhradně na EU serverech v souladu s GDPR.