Dodavatel vám pošle fakturu e-mailem, vy si ji poznamenáte, že ji „musíte ještě zpracovat", a za týden ji hledáte mezi stovkami dalších zpráv. Sběrný e-mail pro doklady tenhle krok vynechává úplně: fakturu jednoduše přepošlete na svou sběrnou adresu a Taxorio ji samo vytěží do schránky dokladů — stejně, jako kdybyste ji ručně nahráli nebo vyfotili.
V tomto článku si ukážeme, jak funkce funguje, co AI z e-mailu dokáže poznat, jak nastavit, komu důvěřovat, a na co si dát pozor. Funkce je součástí plánu PRO.
doklady-xxxxx@taxorio.cz, přeposíláte na ni faktury z libovolného klienta a AI z přílohy nebo z textu e-mailu vytěží doklad rovnou do schránky Náklady → Schránka.Proč doklady z e-mailu zapadávají
Většina přijatých faktur dnes nepřichází poštou, ale e-mailem — od hostingu, dodavatele softwaru, telefonního operátora nebo řemeslníka, který vám poslal PDF po dokončení zakázky. Problém není v tom, že byste doklad neuměli stáhnout a nahrát. Problém je v tom, že mezi doručením e-mailu a jeho zpracováním je mezera, do které se vejde zapomnění.
Sběrný e-mail pro doklady tuhle mezeru odstraňuje jedním pohybem: tlačítkem Přeposlat ve vašem e-mailovém klientovi. Fakturu nemusíte stahovat, přejmenovávat ani nikam nahrávat — stačí ji poslat dál na adresu, kterou vám Taxorio přidělí.
Jak sběrný e-mail pro doklady funguje
Po zapnutí funkce v Nastavení → Doklady e-mailem vám Taxorio vygeneruje unikátní adresu ve tvaru doklady-xxxxx@taxorio.cz. Adresa patří jen vašemu účtu.
- Dodavatel vám pošle fakturu e-mailem — jako přílohu, nebo přímo v textu zprávy.
- Vy e-mail přepošlete na svou sběrnou adresu.
- AI projde přílohy i tělo e-mailu a vybere z nich skutečné doklady — obchodní podmínky, reklamní letáky nebo loga v podpisu ignoruje.
- Doklad se objeví ve schránce v Náklady → Schránka s vytěženými údaji (dodavatel, IČO/DIČ, částky, sazby DPH, datumy), připravený k potvrzení — úplně stejně jako po ručním nahrání.
Adresu lze kdykoli změnit tlačítkem Změnit adresu — stará přestane fungovat okamžitě, což se hodí, pokud máte podezření, že unikla nepovolané osobě.
Co AI pozná — i doklad přímo v textu e-mailu
Sběrný e-mail zvládne dva typy dokladů:
- Přílohy ve formátech PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC a ISDOC.
- Fakturu napsanou přímo v těle e-mailu — bez přílohy. Taxorio takový text vyexportuje do PDF a zpracuje stejně jako nahraný doklad.
Když je v jednom e-mailu víc příloh, AI vybere jen ty, které skutečně jsou daňovým dokladem. Obchodní podmínky, marketingové letáky nebo logo v patičce podpisu do schránky nezaloží.
Kdo vám může posílat doklady
V sekci Povolení odesílatelé určujete, z jakých adres Taxorio doklady zpracuje:
- Váš registrační e-mail účtu je povolen vždy.
- Můžete přidat další adresy — typicky e-maily dodavatelů, kteří vám fakturu posílají přímo, nebo vaši druhou schránku.
- Volitelně lze zapnout Přijímat od kohokoliv — pak Taxorio zpracuje e-mail z libovolné adresy, která zná vaši sběrnou adresu. Zvažte to opatrně a mějte na paměti, že adresu můžete kdykoli změnit.
Taxorio samo žádné přeposílání nevytváří ani nečte jinou vaši e-mailovou schránku — zpracuje jen to, co na sběrnou adresu skutečně dorazí.
Tři způsoby, jak si přeposílání ušetřit
Nejjednodušší je fakturu přeposlat tlačítkem Přeposlat. Ještě méně práce ale máte, když se doklad na sběrnou adresu dostane sám:
1. Zadejte sběrnou adresu přímo u dodavatele
Řada e-shopů, hostingů a dodavatelů má v zákaznickém účtu pole ve stylu „E-mail pro zasílání faktur v PDF". Vyplňte do něj svou sběrnou adresu — faktura pak přijde přímo do schránky dokladů a vy nemusíte dělat vůbec nic. Hodí se to hlavně u pravidelných výdajů: hosting, software, telefon, energie.
Pozor na jednu věc: odesílatelem je v tomto případě dodavatel, ne vy. Aby Taxorio doklad zpracovalo, musí být adresa dodavatele mezi povolenými odesílateli — nebo mít zapnuté Přijímat od kohokoliv. Pokud fakturační adresu dodavatele předem neznáte, jednodušší je zapnout příjem od kohokoliv a sběrnou adresu nikde nezveřejňovat.
2. Nastavte si pravidlo v poštovní schránce
Máte-li faktury od konkrétního dodavatele v e-mailu, nastavte si ve své schránce pravidlo (v Gmailu filtr s akcí Přeposlat, v Outlooku pravidlo Přesměrovat), které je pošle dál na sběrnou adresu. Doklady pak putují do Taxoria bez vašeho zásahu.
Automatické přeposílání většinou zachová původního odesílatele, takže platí totéž jako u prvního tipu — pokud doklad nedorazí, přidejte adresu dodavatele mezi povolené odesílatele, nebo zapněte příjem od kohokoliv.
3. Nechte faktury přeposílat účetní nebo kolegu
Doklady vám může na sběrnou adresu posílat i někdo jiný — účetní, kolega, partner. Stačí jeho adresu přidat mezi povolené odesílatele; kdo na seznamu není, ten do vaší schránky nic nevloží.
Když se doklad nezaloží
Ne každý přeposlaný e-mail obsahuje daňový doklad, který se dá vytěžit — třeba když jde jen o průvodní text nebo o formát, který Taxorio nepodporuje. V takovém případě dostanete e-mail s vysvětlením důvodu a s původní zprávou přiloženou jako soubor .eml — otevřete ji v mailu, doklad nahrajte ručně, nebo e-mail po opravě přepošlete znovu. Tohle upozornění je výchozí zapnuté. Upozornění na úspěšné založení dokladu je naopak volitelné — zapnete si ho, pokud chcete mít u každého přeposlaného e-mailu potvrzení.
| Situace | Co se stane |
|---|---|
| Doklad se rozpozná | Objeví se ve schránce Náklady → Schránka, ke kontrole a potvrzení |
| E-mail neobsahoval daňový doklad | Přijde upozornění s důvodem a původním obsahem e-mailu v příloze |
| Odesílatel není na seznamu povolených | E-mail se nezpracuje (pokud není zapnuto „Přijímat od kohokoliv") |
| Stejný soubor už jednou dorazil | Duplicitní doklad se znovu nezaloží |
Limity, které je dobré znát
Sběrný e-mail má několik limitů, které chrání vaši schránku před zahlcením:
- Max 5 příloh na jeden e-mail.
- Max 10 MB na jednu přílohu.
- Max 10 přijatých e-mailů za hodinu a 20 e-mailů za 24 hodin na účet.
- Podporované formáty: PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC a ISDOC.
Duplicitní soubor se nezaloží dvakrát, i kdybyste ho omylem přeposlali víckrát. Doklad, který dorazil e-mailem, poznáte ve schránce podle ikony obálky — u dokladu vidíte odesílatele, předmět a čas přijetí.
Sběrný e-mail pro doklady vs. párování plateb — nepleťte si je
Taxorio má dvě samostatné sběrné adresy pro dva různé účely:
- doklady-xxxxx@taxorio.cz — pro přijaté doklady (faktury, účtenky). Popisuje tento článek.
- platby-xxxxx@taxorio.cz — pro bankovní notifikace, které Taxorio páruje s vystavenými fakturami. Viz Automatické párování plateb z banky.
Obě funkce fungují nezávisle na sobě, mají oddělené adresy a zapínají se samostatně v Nastavení.
Jak začít
Sběrný e-mail pro doklady je součástí plánu PRO. Aktivujete ho v Nastavení → Doklady e-mailem — dostanete svou adresu a přehled povolených odesílatelů. Podrobný postup najdete v nápovědě Sběrný e-mail pro doklady.
Pokud teprve zjišťujete, jaké další cesty Taxorio pro nahrávání dokladů nabízí — drag & drop, focení v prohlížeči nebo mobilní sken přes QR kód — projděte si přehled Jak dostat doklady do Taxoria. Sběrný e-mail je čtvrtá cesta vedle nich, hodí se hlavně tam, kde doklad už jednou v e-mailu máte a nechcete ho znovu stahovat a nahrávat ručně.
Pokud ještě Taxorio nepoužíváte, začít můžete ve Free plánu zdarma bez platební karty; sběrný e-mail pro doklady pak odemkne PRO.