Klient vám poslal zálohu, práci jste dokončili a teď potřebujete vystavit fakturu na zbytek, ale ne tak, aby se záloha zaplatila dvakrát. Řešením je vyúčtovací faktura: konečný doklad, na kterém se už přijatá záloha odečte od celkové ceny a klient doplácí jen rozdíl.
Celý řetězec má čtyři kroky: zálohová faktura, platba, u plátce DPH daňový doklad k přijaté platbě, a nakonec dodání s vyúčtovací fakturou. Níže najdete dva kompletní číselné příklady, pro neplátce i pro plátce DPH, a přehled, co dělat, když je záloha vyšší než konečná cena nebo klient zaplatil jen část. Základní pravidla zálohových faktur shrnuje článek Zálohy a zálohové faktury a povinnost přiznat DPH z přijaté zálohy rozebírá DPH u záloh: povinnost přiznat daň.
Celý řetězec od zálohy po vyúčtování
- Zálohová faktura — výzva k platbě před dodáním, není daňový doklad.
- Platba — klient zaplatí zálohu na účet.
- Daňový doklad k přijaté platbě, jen u plátce DPH — vystavuje se do 15 dnů od přijetí platby, DUZP odpovídá dni přijetí peněz, DPH se přiznává z přijaté částky.
- Dodání zakázky — práce je hotová nebo zboží dodáno.
- Vyúčtovací faktura — konečný doklad s odečtem zálohy; DUZP odpovídá dni dodání, klient doplácí jen rozdíl.
U neplátce DPH krok tři odpadá, protože žádný daňový doklad k platbě nevzniká. Postup najdete popsaný i v nápovědě Zálohové faktury a DUZP.
Každý krok má svůj vlastní účel a přeskočit ho znamená riziko chyby. Zálohová faktura jen informuje klienta, kolik a kam má poslat peníze — sama nezakládá žádnou daňovou povinnost. Platba je okamžik, který u plátce DPH spouští povinnost přiznat daň, i když zakázka ještě není hotová. Daňový doklad k přijaté platbě tuto povinnost formálně zachytí a stane se podkladem pro přiznání i kontrolní hlášení za dané období. Dodání zakázky je věcný okamžik, který určuje DUZP vyúčtovací faktury. A samotná vyúčtovací faktura celý řetězec uzavírá tak, aby klient zaplatil přesně jednou za každou korunu.
Příklad 1: neplátce DPH
Klient objedná zakázku za 50 000 Kč a předem zaplatí zálohu 20 000 Kč. Po dodání vystavíte vyúčtovací fakturu:
| Řádek | Částka |
|---|---|
| Celková cena zakázky | 50 000 Kč |
| Odečet přijaté zálohy | −20 000 Kč |
| K doplacení | 30 000 Kč |
Do evidence příjmů u neplátce vstupuje 20 000 Kč dnem přijetí zálohy a 30 000 Kč dnem přijetí doplatku, celkem tedy 50 000 Kč, ale rozdělené do dvou plateb, případně dvou zdaňovacích období, pokud platby padnou do různých let.
Příklad 2: plátce DPH se sazbou 21 %
Zakázka v hodnotě 50 000 Kč bez DPH (60 500 Kč včetně DPH) se zálohou 20 000 Kč bez DPH, tedy 24 200 Kč včetně DPH (základ 20 000 Kč plus DPH 21 % ve výši 4 200 Kč). Po přijetí zálohy vystavíte do 15 dnů daňový doklad k přijaté platbě se základem 20 000 Kč a daní 4 200 Kč, DUZP odpovídá dni přijetí platby.
Po dodání zakázky vystavíte vyúčtovací fakturu:
| Řádek | Základ daně | DPH 21 % | Celkem |
|---|---|---|---|
| Celková cena zakázky | 50 000 Kč | 10 500 Kč | 60 500 Kč |
| Odečet přijaté zálohy | −20 000 Kč | −4 200 Kč | −24 200 Kč |
| K doplacení | 30 000 Kč | 6 300 Kč | 36 300 Kč |
DPH tedy odvedete jen z rozdílu, tedy 6 300 Kč z doplatku, protože 4 200 Kč jste už přiznali dřív na dokladu k přijaté platbě. Celkem za obě přiznaná plnění odvedete stejných 10 500 Kč, jen rozdělených do dvou období podle toho, kdy platby skutečně přišly.
Stejný princip funguje i u snížené sazby 12 %, jen se liší procento, kterým se počítá DPH v každém řádku. Podstatné je vždy to, že se doúčtovává jen rozdíl mezi celkovou cenou a už přiznanou zálohou, nikoli celá částka znovu.
Jaké datum kam patří
Na vyúčtovací faktuře je rozhodující DUZP odpovídající dni dodání zakázky. Na dokladu k přijaté platbě je rozhodující DUZP odpovídající dni přijetí platby. Tato dvě data se prakticky vždy liší a určují, do kterého měsíce nebo čtvrtletí patří jednotlivé částky v přiznání k DPH i v kontrolním hlášení. Více o správném určení dne uskutečnění zdanitelného plnění najdete v článku Co je DUZP a proč je důležité.
Modelový příklad: záloha přijde 10. září, zakázka je dodaná 5. října. U plátce DPH tak základ a daň ze zálohy 20 000 Kč a 4 200 Kč patří do zářijového přiznání a kontrolního hlášení, zatímco doplatek 30 000 Kč a DPH 6 300 Kč patří až do říjnového. Pokud byste obě částky omylem zahrnuli do jediného měsíce, přiznání by bylo věcně nesprávné, i kdyby vyšla stejná celková daň za rok.
Když je zakázka rozdělená na víc etap se zálohami
U rozsáhlejších zakázek se občas domlouvá víc dílčích záloh — třeba 30 % na začátku, 30 % v polovině a doplatek po dokončení. Princip zůstává stejný: každá přijatá platba u plátce DPH zakládá vlastní daňový doklad k přijaté platbě se svým DUZP, a na finální vyúčtovací faktuře se odečtou všechny dosud přijaté zálohy najednou, nikoli jen ta poslední. U neplátce evidujete každou platbu jako samostatný příjem ke dni přijetí a na konečné faktuře odečtete součet všech záloh od celkové ceny.
Když je záloha vyšší než konečná cena
Pokud se zakázka nakonec zmenší a záloha přesáhne konečnou cenu, vzniká přeplatek, který musíte klientovi vrátit. U neplátce stačí peníze poslat zpět a situaci si poznamenat k dokladu. U plátce DPH je navíc potřeba opravit i dříve vystavený daňový doklad k přijaté platbě, a to opravným daňovým dokladem podle § 42 zákona o DPH, protože se snižuje základ, ze kterého jste už jednou daň přiznali. Podrobně to vysvětluje článek Dobropisy a opravné daňové doklady.
Když klient zaplatí jen část zálohy
Částečnou úhradu zálohy je potřeba řešit individuálně, Taxorio v tuto chvíli automatické rozpočítání částečné úhrady zálohy nepodporuje. V praxi se buď domluvíte s klientem na doplacení celé zálohy před zahájením práce, nebo částečnou platbu zaevidujete ručně. U plátce DPH je vhodné dopad na daňový doklad k částečné platbě probrat s účetní, protože vyžaduje individuální posouzení podle konkrétní výše přijaté částky a data platby.
Nejjednodušší prevence je nastavit si u nových klientů jasné podmínky předem: záloha se platí celá, jinak se práce nezahajuje. U dlouhodobých a důvěryhodných klientů může být benevolentnější přístup v pořádku, ale i tam je dobré mít domluvu o částečné platbě písemně, třeba v e-mailu k objednávce.
Nejčastější chyby
- Zdanění zálohy dvakrát. DPH z přijaté zálohy se na vyúčtovací faktuře znovu nepřiznává, jen se odečítá základ i daň, které už byly jednou přiznány.
- Konečná faktura bez odečtu zálohy. Klient by fakticky zaplatil celou cenu podruhé, což vede k reklamacím a ztrátě důvěry.
- Záloha u plátce bez daňového dokladu. Bez něj chybí podklad pro přiznání za období přijetí platby a při kontrole nejde doložit, kdy povinnost přiznat daň vznikla.
- Špatný měsíc v přiznání. Záloha patří do měsíce přijetí platby, doplatek do měsíce dodání, ne obojí do stejného období jen proto, že je to pohodlnější.
- Vyúčtovací faktura bez odkazu na zálohovou. Bez čísla původní zálohové faktury je pro klienta i pro pozdější kontrolu hůř dohledatelné, k čemu se odečet vztahuje.
Jak to řeší Taxorio
Vyúčtovací fakturu v Taxoriu vystavíte přímo z detailu zaplacené zálohové faktury tlačítkem Vystavit vyúčtovací fakturu. Odpočet zálohy i doúčtování DPH z rozdílu systém dopočítá automaticky, u plátce DPH na základě dříve vygenerovaného daňového dokladu k přijaté platbě. Řetězec zálohová faktura, platba, daňový doklad k platbě a vyúčtování tak zůstává provázaný a dohledatelný na jednom místě, včetně data DUZP u každého z dokladů.
Díky tomu se v přiznání k DPH ani v kontrolním hlášení neztratí, do kterého období která částka patří, ani když mezi přijetím zálohy a dodáním zakázky uplyne několik měsíců.
Založit si účet a vyzkoušet to můžete zdarma na app.taxorio.cz/register.