Proforma faktura je výzva k platbě před dodáním zboží nebo služby. Jde o doklad, na jehož základě klient pošle peníze předem, ale není to daňový ani účetní doklad a sama o sobě nezakládá povinnost přiznat DPH ani zaznamenat příjem. Přiznáváte a evidujete až skutečně přijatou platbu, ne vystavenou proformu.
V praxi se místo označení proforma často používá české pojmenování zálohová faktura — myslí se tím prakticky totéž. Tento článek vysvětluje, kdy proformu vystavit, co na ní musí a nemusí být, jak vypadá a co dělat, jakmile klient zaplatí.
Co proforma faktura je a co není
Proforma faktura informuje odběratele, kolik má zaplatit, na jaký účet a za co. Nejde o daňový doklad podle zákona o DPH ani o účetní doklad podle zákona o účetnictví — na jejím základě nevzniká povinnost přiznat daň, ani nezaznamenáváte příjem do daňové evidence. Právně jde o informativní listinu, kterou si strany mezi sebou vyměňují jako podklad k platbě.
To se mění až ve chvíli, kdy klient skutečně zaplatí. Teprve přijetí platby je právní i daňovou skutečností, na kterou navazují další povinnosti — u plátce DPH povinnost přiznat daň, u každého podnikatele povinnost peníze zaevidovat a dřív nebo později vystavit navazující doklad.
Proforma, nebo zálohová faktura? V praxi totéž
Pojem proforma pochází z mezinárodní praxe a používá se hlavně u zahraničních obchodů a e-shopů. V českém prostředí se stejný doklad běžněji označuje jako zálohová faktura. Funkčně jde o stejnou věc, tedy o výzvu k platbě před dodáním. Rozdíl v označení tak neřeší nic právního, jde jen o zvyklost.
Jak se zálohová faktura liší od běžné, ostré faktury za už dodané plnění, podrobně rozebírá článek Proforma faktura vs. ostrá faktura.
Kdy proformu vystavit
- Záloha před zahájením zakázky — typicky u zakázek na míru, kde chcete mít jistotu ještě předtím, než začnete pracovat.
- Nový klient bez historie plateb — proforma snižuje riziko, že po dodání práce nikdo nezaplatí.
- Interní schválení platby u klienta — větší firmy často potřebují doklad, který nejdřív postoupí ke schválení, než odešlou peníze.
- E-shop před odesláním zboží — u plateb předem převodem na účet.
Proforma se hodí všude tam, kde chcete peníze na účtu dřív, než začnete plnit. Pokud fakturujete až po dodání, proformu nepotřebujete, stačí běžná faktura — viz Jak vystavit fakturu jako OSVČ.
Typický příklad: grafička domluví s novým klientem zakázku na tvorbu vizuální identity za 40 000 Kč. Než začne pracovat, pošle proformu na zálohu 15 000 Kč. Klient zaplatí do tří dnů, grafička zahájí práci a po dodání vystaví závěrečný doklad na zbývajících 25 000 Kč. Bez proformy by riskovala, že po týdnech práce zjistí, že klient nezaplatí vůbec.
Co má a nemá proforma obsahovat
Proforma by měla jasně nést označení, že jde o výzvu k platbě, ne o daňový doklad. Doporučené je přímo v nadpisu dokladu uvést, že jde o proforma fakturu, případně zálohovou fakturu, která není daňovým dokladem. Přesný přehled povinných i doporučených údajů faktury popisuje nápověda Jak vystavit fakturu.
Pokud jste neplátce DPH, na proformě neuvádíte sazbu ani výši daně, stejně jako na běžné faktuře. Pokud jste plátce DPH, můžete částku uvést informativně včetně DPH, ale daň se z proformy nepřiznává. Skutečná povinnost přiznat daň vzniká až dnem přijetí platby, kdy se navíc musí do 15 dnů vystavit samostatný daňový doklad k přijaté platbě.
Proforma by dále měla obsahovat variabilní symbol pro platbu, obvykle shodný s číslem dokladu, a číslo bankovního účtu. Pokud fakturujete firmě v jiném státě EU, ověřte si její DIČ přes VIES ještě předtím, než proformu odešlete — poskytnutím služby firmě registrované k DPH v jiném členském státě totiž neplátci vzniká povinnost registrovat se jako identifikovaná osoba, i když jinak DPH neřeší (podrobně v článku Identifikovaná osoba k DPH).
Co se stane po zaplacení
U neplátce DPH je situace jednodušší: příjem vzniká dnem přijetí platby a po dodání zakázky vystavíte konečnou fakturu, na které se záloha odečte od celkové ceny. Proforma sama do evidence příjmů nevstupuje, zapisuje se až přijatá platba. Stejně postupuje i paušalista.
U plátce DPH vzniká dnem přijetí platby povinnost přiznat daň z přijaté částky a do 15 dnů musíte vystavit daňový doklad k přijaté platbě. Po dodání zakázky pak vystavíte vyúčtovací fakturu, na které se záloha odečte a DPH se doúčtuje jen z rozdílu. Celý tento řetězec s konkrétními čísly rozebírá článek Vyúčtovací faktura: jak odečíst zálohu.
Číslování proformy
Proforma potřebuje vlastní jednoznačné číslo — buď v samostatné řadě, například ZF-2026-001, nebo ve společné řadě s ostatními doklady. Důležité je, aby číslo bylo jednoznačné a dohledatelné a aby ho nešlo zaměnit s číslem konečné faktury. Pokud si číslování teprve nastavujete, přečtěte si Jak nastavit číslování faktur.
Jak dlouho má proforma platit a co s tou, kterou klient nezaplatí
Zákon délku platnosti proformy nijak nestanovuje — jde jen o datum splatnosti, které si zvolíte stejně jako u běžné faktury, obvykle sedm až čtrnáct dní. Pokud klient nezaplatí ani po upomínce, zakázku nezačínejte a proformu nechte doběhnout po splatnosti bez dalších kroků. Nejde o daňový doklad, takže vám ji nikdo nenutí formálně stornovat kvůli DPH.
Přesto je praktické mít pořádek i v nezaplacených proformách, hlavně kvůli přehlednosti číselné řady a plánování kapacity. V Taxoriu takovou zálohovou fakturu, která nebyla uhrazená a nemá na sebe navázaný žádný další doklad, můžete jednoduše smazat. Pokud jste ji ale klientovi už jednou poslali jako závaznou nabídku a chcete mít formálně zdokumentováno, že zakázka nebyla realizována, zvolte raději storno — postup pro obě situace najdete v článku Storno faktury 2026.
Vzor proforma faktury
| Údaj | Příklad |
|---|---|
| Označení dokladu | Proforma faktura č. ZF-2026-014, není daňový doklad |
| Dodavatel | Jana Vzorová, IČO 12345678, Praha |
| Odběratel | Klient ABC s.r.o., IČO 87654321 |
| Popis plnění | Grafické zpracování webových stránek, záloha |
| Datum vystavení | 3. 9. 2026 |
| Datum splatnosti | 17. 9. 2026 |
| Částka k úhradě | 20 000 Kč u neplátce, nebo 24 200 Kč včetně DPH u plátce (základ 20 000 Kč, DPH 21 % 4 200 Kč, informativně) |
| Bankovní účet a variabilní symbol | Číslo účtu, variabilní symbol shodný s číslem proformy |
Tento vzor je záměrně jednoduchý — proforma nepotřebuje složité náležitosti daňového dokladu, protože jím není. Klíčové je, aby z ní bylo na první pohled jasné, kolik má klient zaplatit, do kdy a na jaký účet, a aby nemohla být zaměněna za daňový nebo konečný doklad.
Časté chyby u proforma faktur
- Proforma zůstane jediným dokladem k zakázce. Po zaplacení a dodání musí následovat konečná nebo vyúčtovací faktura, proforma ji nenahrazuje, i kdyby se částka nakonec nezměnila.
- DPH vyčíslené jako závazná daň na proformě u neplátce. Neplátce nesmí uvádět sazbu ani výši DPH na žádném dokladu, proformu nevyjímaje.
- Proforma zapsaná do daňové evidence jako příjem. Zapisuje se až skutečně přijatá platba, ne datum vystavení dokladu.
- Plátce zapomene na daňový doklad k přijaté platbě. Bez něj chybí podklad pro přiznání a kontrolní hlášení za období, kdy platba přišla.
- Proforma označená za daňový doklad. Zavádí klienta i vaši vlastní evidenci a může vypadat, že jste už přiznali daň, kterou jste ve skutečnosti ještě nepřiznali.
- Chybějící variabilní symbol. Bez shodného VS na proformě a platbě se hůř dohledává, ke které zakázce platba patří, hlavně máte-li víc rozjednaných zakázek najednou.
Jak to řeší Taxorio
V Taxoriu vyberete při zakládání dokladu přepínač Běžná faktura / Zálohová faktura a systém sám ohlídá správné náležitosti podle vašeho daňového statusu. Jakmile klient zaplatí, označíte zálohu jako Záloha uhrazena — u plátce DPH se automaticky vygeneruje daňový doklad k přijaté platbě s DUZP odpovídajícím dni přijetí peněz. Po dodání zakázky stačí z detailu zaplacené zálohy kliknout na Vystavit vyúčtovací fakturu, odpočet zálohy i doúčtování DPH z rozdílu Taxorio dopočítá samo. Nastavení kroku popisuje i nápověda Zálohové faktury.
Vyzkoušet si to můžete zdarma na app.taxorio.cz/register, bez platební karty.