Než otevřete Excel, potřebujete vědět, jaké sloupce a listy má daňová evidence podle zákona mít. Tento článek vám nejdřív dá hotový vzor tabulky, se kterým můžete začít hned dnes, a teprve pak vysvětlí, kde takové řešení v praxi naráží na limity — a kdy se vyplatí přejít na specializovaný program. Ušetříte si tak čas strávený hledáním na internetu právě ve chvíli, kdy tabulku opravdu potřebujete.
Vycházíme z pravidel daňové evidence podle § 7b zákona o daních z příjmů platných pro OSVČ v roce 2026.
Jak má vypadat tabulka daňové evidence
Daňová evidence podle § 7b musí obsahovat údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně a přehled o majetku a dluzích. V praxi to obvykle znamená tři propojené listy: peněžní deník (příjmy a výdaje), evidenci pohledávek a závazků a evidenci majetku. Formu zákon nepředepisuje — tabulka v Excelu je stejně platná jako specializovaný program, pokud obsahuje potřebné údaje a je průkazná. Peněžní deník se přitom vede chronologicky — řádek za řádkem podle data platby, ne podle abecedy dodavatelů nebo podle kategorií, protože to výrazně usnadňuje dohledání konkrétní položky podle bankovního výpisu.
| Sloupec | Proč ho potřebujete |
|---|---|
| Datum úhrady | Příjem nebo výdaj se zapisuje ke dni, kdy peníze skutečně přišly nebo odešly, ne ke dni vystavení dokladu |
| Číslo dokladu | Umožňuje dohledat fakturu nebo účtenku, ke které se řádek váže |
| Popis plnění | Bez popisu nepoznáte po půl roce, o jaký výdaj nebo příjem šlo |
| Částka | Základní údaj pro výpočet základu daně |
| Daňový/nedaňový | Ne každý výdaj nebo příjem vstupuje do základu daně |
| Sazba a výše DPH (jen plátce) | Podklad pro přiznání k DPH a kontrolní hlášení |
| Kategorie | Usnadní roční přehled podle druhu příjmu nebo výdaje |
| Podnikatelské procento (u smíšených výdajů) | U telefonu, auta nebo internetu použitého i soukromě uplatníte jen obhajitelnou část |
Pravidla, která musí evidence splňovat
- Zápis podle data platby, ne podle data vystavení faktury — příjem OSVČ v daňové evidenci vzniká zaplacením.
- Plátce DPH vede DPH v evidenci odděleně od základu daně, protože do příjmů a výdajů nepatří.
- K řádku patří doklad — účtenka nebo faktura, kterou musíte umět dohledat, ne jen částka v tabulce.
- K 31. 12. proveďte inventuru majetku, zásob, pohledávek a dluhů.
- Evidenci a doklady uchovávejte, dokud neuplyne lhůta pro stanovení daně — základní lhůta jsou 3 roky, v praxi se doporučuje déle.
Typický příklad podnikatelského procenta: telefon používaný napůl soukromě a napůl pracovně se v nákladech uplatní z 50 %, auto využívané převážně k podnikání s příležitostnými soukromými cestami zase typicky z 80 %. Zvolené procento musíte umět obhájit, pokud se na něj správce daně zeptá — ideálně stejným klíčem po celý rok, ne nahodile podle aktuální situace.
Ukázka řádků s daty
Takto může vypadat zjednodušený peněžní deník freelancerky Jany Vzorové, neplátkyně DPH s paušálními výdaji 60 %:
| Datum | Doklad | Popis | Příjem | Výdaj |
|---|---|---|---|---|
| 3. 2. 2026 | F-2026-004 | Grafické práce, Klient ABC s.r.o. | 18 000 Kč | — |
| 7. 2. 2026 | V-0032 | Předplatné softwaru | — | 590 Kč |
| 14. 2. 2026 | F-2026-005 | Webová prezentace, Firma XYZ | 32 000 Kč | — |
I s paušálními výdaji Jana vede sloupec příjmů a k němu čísla faktur — bez toho by při kontrole neprokázala, odkud součet na konci roku pochází.
Pokud by faktura F-2026-005 zůstala k 31. 12. nezaplacená, patřila by do samostatné evidence pohledávek — do příjmů se nezapočítá, dokud nepřijde platba, ale v evidenci musí být vidět, protože ovlivňuje inventuru k poslednímu dni roku. Stejné pravidlo platí i při paušálních výdajích: pohledávku evidovat musíte, i když výdajovou stránku evidence neřešíte.
6 věcí, které Excel nepohlídá
Tabulka splní zákonné minimum. Nehlídá ale řadu praktických věcí, které vám s růstem počtu dokladů začnou brát čas, nebo se stanou rizikem při kontrole.
- Souvislou číselnou řadu faktur. Excel nepozná, že jste omylem použili číslo podruhé nebo že v řadě chybí doklad.
- Vazbu platba a faktura. Sloupec „zaplaceno ano/ne“ musíte hlídat a přepisovat ručně u každého řádku zvlášť.
- DPH a kontrolní hlášení u plátce. Excel nevygeneruje XML pro portál MOJE daně ani neupozorní na plnění, které do kontrolního hlášení nepatří.
- Přílohy dokladů. Účtenka nebo faktura se v Excelu neukládá — musíte vést samostatnou složku a spoléhat, že si zapamatujete, který soubor patří ke kterému řádku.
- Termíny a zálohy. Excel vás neupozorní, že se blíží termín přiznání nebo splatnost zálohy na pojistné.
- Auditní stopu. Když si loňský řádek opravíte, tabulka si nepamatuje, jak vypadal předtím — při kontrole je to slabé místo.
K tomu se přidává sedmá praktická věc: sdílení s účetní. Poslat účetní jeden soubor je jednoduché, ale sladit dvě současně upravované verze stejné tabulky bez konfliktů bývá v praxi obtížné. Excel tak i po letech používání zůstává v podstatě jen tabulkou čísel — souvislosti a kontext k jednotlivým řádkům musíte v hlavě, e-mailu nebo šanonu doplňovat sami.
Kolik času zabere ruční evidence v praxi
Při 15 přijatých dokladech měsíčně a přibližně pěti minutách na ruční přepsání údajů do tabulky — dodavatel, částka, sazba DPH, kategorie, propojení s bankovní platbou — jde o zhruba 75 minut měsíčně jen na samotný přepis, bez času na hledání ztracených účtenek nebo opravu překlepů. U 30 a více dokladů měsíčně se čas úměrně zdvojnásobuje a s velikostí tabulky roste i riziko chyby ve vzorci nebo v ručně kopírovaném řádku.
Kdy Excel stačí a kdy už ne
Excel je plně dostačující, pokud jste neplátce DPH, uplatňujete paušální výdaje nebo jste v paušální dani a měsíčně vystavujete jen několik dokladů. Administrativní zátěž je v takovém případě nízká a specializovaný program by řešil problémy, které fakticky nemáte. Orientačně: do zhruba 10 dokladů měsíčně bez DPH bývá Excel rychlejší, než se učit nový program; od zhruba 20 dokladů měsíčně už čas strávený ručním přepisem a hlídáním duplicit obvykle převýší čas potřebný na zaškolení do specializované aplikace.
Naopak se vyplatí přejít na program určený pro fakturaci a evidenci, pokud jste plátce DPH a musíte generovat kontrolní hlášení, zpracováváte přes 20 dokladů měsíčně, fakturujete více klientům se zálohami nebo vám záleží na tom, aby vám systém sám hlídal, kdo nezaplatil. Podrobné srovnání obou přístupů najdete v článku Excel vs. fakturační program.
Jak přejít z Excelu bez ztráty dat
Přechod nemusí znamenat ruční přepisování historie. Staré vydané faktury lze do programu nahrát jako PDF a nechat z nich načíst údaje automaticky, řádky z Excelu jde exportovat do CSV a naimportovat a staré účtenky stačí postupně vyfotit a nechat rozpoznat. Krabici papírových dokladů, které jste dosud jen sbírali, popisuje článek Krabice účtenek: jak je zpětně zdigitalizovat. Reálný přechod menší OSVČ s ročním objemem kolem stovky dokladů obvykle zabere jedno až dvě odpoledne — většinu času přitom zabere naskenování starších papírových účtenek, ne nastavení samotného programu.
Excel si přitom můžete nechat jako zálohu i po přechodu — stačí umět kdykoli vyexportovat knihu příjmů a výdajů v otevřeném formátu. Co dál patří do evidence výdajů a jak dlouho doklady archivovat, shrnují články Jak správně evidovat náklady a Archivace dokladů pro finanční úřad.
Jak to řeší Taxorio
Taxorio vede evidenci příjmů a výdajů na pozadí každé vystavené faktury a přijatého dokladu — nemusíte nic přepisovat do samostatné tabulky. Doklad stačí nahrát nebo vyfotit a AI z něj přečte dodavatele, částku, sazbu DPH i datum; vy údaje jen zkontrolujete a potvrdíte (postup popisuje nápověda k AI skenu dokladů). Výdaje si roztřídíte do kategorií; u kategorií, kterým si v Nastavení uložíte výchozí procento uplatnění (třeba 80 % u nákladů na auto nebo 50 % u telefonu), se toto procento u každého nového dokladu předvyplní automaticky a u konkrétního dokladu ho můžete kdykoli upravit — kategorie tak plní stejnou roli jako sloupec „kategorie“ v ručně vedené tabulce, jen bez rizika překlepu v názvu. V přehledu navíc rovnou vidíte, kdo z klientů ještě nezaplatil.
Knihu příjmů a výdajů (ZIP se dvěma CSV soubory) si stáhnete i ve Free plánu zdarma — takže i kdybyste se jednou rozhodli vrátit k Excelu nebo předat evidenci účetní v otevřeném formátu, data vám zůstávají po ruce.