Na evidenci nájemného neexistuje předepsaný formulář ani povinný software — zákon chce jen to, abyste jako pronajímatel měli doložitelný přehled o příjmech, a v některých případech i o výdajích a majetku. Co přesně musíte vést, ale závisí na tom, jestli u příjmů z nájmu podle § 9 zákona o daních z příjmů (ZDP) uplatňujete 30% výdajový paušál, nebo skutečné výdaje — zákon to řeší ve dvou různých odstavcích s různými požadavky.
V článku najdete, co po vás zákon chce v obou režimech, proč nejde kombinovat paušál u jednoho bytu se skutečnými výdaji u druhého, a vzor tabulky, kterou si můžete rovnou použít.
Dvě povinnosti podle způsobu uplatnění výdajů
Zákon rozlišuje evidenci podle toho, jaký způsob výdajů jste u nájmu zvolili:
| Způsob výdajů | Co musíte vést | Právní opora |
|---|---|---|
| 30% paušál | Záznamy o příjmech a evidenci pohledávek vzniklých v souvislosti s nájmem; u dřív odpisovaného majetku i evidenční odpisy | § 9 odst. 5, § 26 odst. 8 ZDP |
| Skutečné výdaje | Záznamy o příjmech a výdajích v časovém sledu, evidenci odpisovaného majetku, případně rezervy na opravy, a v roce skončení nájmu i evidenci pohledávek a dluhů | § 9 odst. 3 a 6 ZDP |
V praxi se často zaměňuje, který odstavec patří ke kterému režimu — záznamy o příjmech a pohledávkách u paušálu jsou v odstavci 5, ne 6. Odstavec 6 se týká evidence při skutečných výdajích, tedy podrobnější knihy příjmů a výdajů včetně majetku.
Paušál 30 %: jen příjmy a pohledávky
Pokud uplatňujete 30% výdajový paušál, zákon vám ukládá vést jen dvě věci: záznamy o příjmech a evidenci pohledávek vzniklých v souvislosti s nájmem. Paušál totiž v sobě zahrnuje všechny výdaje spojené s nájmem — jednotlivé účtenky ani faktury za opravy tak evidovat nemusíte, protože je stejně daňově neuplatníte. Výjimkou je majetek, který jste dřív odpisovali: u něj běží i v letech s paušálem odpisy evidenčně, jak vysvětluje upozornění níže. Podrobnosti k výši paušálu a jeho stropu 600 000 Kč najdete v pilířovém článku Pronájem nemovitosti a daně 2026.
Skutečné výdaje: příjmy, výdaje i majetek
Kdo uplatňuje skutečné výdaje, určuje základ daně podle stejných pravidel jako podnikatelé (§ 23 až 33 ZDP), a to včetně odpisů. Musíte vést záznamy o příjmech a výdajích v časovém sledu, evidenci hmotného majetku, který lze odpisovat (odpisovat lze i budovy, domy a jednotky), případně rezervy na budoucí opravy — ty veďte v evidenci zvlášť od běžných ročních výdajů — a v roce, kdy nájem skončí, také evidenci pohledávek a dluhů. Odpisy majetku podrobně popisuje článek Odpisy majetku OSVČ a nápověda Jak evidovat odpisy.
„Časovým sledem" zákon myslí, že záznamy vedete průběžně, v pořadí, v jakém k příjmům a výdajům skutečně dochází — ne až zpětně na konci roku z paměti nebo z bankovního výpisu.
Evidence u manželů a spoluvlastníků
Pokud byt patří do společného jmění manželů (SJM), příjem z nájmu se podle zákona zdaňuje jen u jednoho z manželů — a evidenci tedy vede jen ten z manželů, kdo příjem daní, i kdyby šlo o víc pronajímaných nemovitostí najednou.
U spoluvlastnictví platí jiné pravidlo: příjmy i výdaje si spoluvlastníci rozdělují podle spoluvlastnických podílů, pokud se nedohodnou jinak — pak ale musí ve stejném poměru rozdělit i výdaje. Kdo si příjmy a výdaje rozdělí jinak než podle podílů, smí uplatnit jen skutečné, prokázané výdaje, paušál mu nezbývá. Každý spoluvlastník pak vede evidenci za svůj podíl na příjmu zvlášť.
Jeden způsob výdajů pro všechny nájmy najednou
Podle výkladu finanční správy tvoří všechny vaše příjmy z nájmu podle § 9 jeden dílčí základ daně, a proto musíte zvolený způsob výdajů uplatnit u všech najednou. Kombinace „u bytu v Praze paušál, u garáže ve Zlíně skutečné výdaje" tedy nejde — a to i kdyby to pro vás bylo daňově výhodnější. Zvolený způsob navíc nelze zpětně měnit. Zvážit, jestli se vám celkově vyplatí spíš paušál, nebo skutečné výdaje, pomůže srovnání v článku Paušální výdaje vs. skutečné výdaje.
Vzor tabulky: jak evidenci vést v praxi
Zákon konkrétní podobu evidence nepředepisuje, stačí přehledná tabulka — v Excelu, v sešitu i jinak. Osvědčuje se vést alespoň tyto sloupce:
| Datum | Nemovitost / nájemce | Položka | Předepsáno (Kč) | Uhrazeno (Kč) | Datum úhrady | Pohledávka (Kč) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. 3. 2026 | Byt, paní Vzorová | Nájemné březen | 12 000 | 12 000 | 3. 3. 2026 | 0 |
| 1. 4. 2026 | Byt, paní Vzorová | Nájemné duben | 12 000 | 12 000 | 2. 4. 2026 | 0 |
| 1. 5. 2026 | Byt, paní Vzorová | Nájemné květen | 12 000 | 0 | — | 12 000 |
| 1. 5. 2026 | Byt, paní Vzorová | Zálohy na služby květen | 2 500 | 2 500 | 5. 5. 2026 | 0 |
Poslední sloupec vám dá okamžitý přehled o pohledávkách, tedy o tom, kolik vám kdo dluží. Řádek s nájemným za květen v příkladu ukazuje nezaplacenou pohledávku 12 000 Kč, dokud paní Vzorová nezaplatí.
Pokud uplatňujete skutečné výdaje, tabulku rozšiřte o další sloupce pro jednotlivé výdaje — opravu, pojištění nemovitosti, úroky z hypotéky — a o samostatný přehled odpisovaného majetku, kde stačí evidovat datum pořízení, vstupní cenu a roční odpis.
Zálohy na služby: nejčastější chyba v evidenci
Podle pokynu GFŘ D-59 zálohy na služby, které jako pronajímatel jen zajišťujete a po roce zúčtujete podle skutečných nákladů, nejsou vaším zdanitelným příjmem — a úhrady dodavatelům zase nejsou vaším daňovým výdajem. Jinak je to u služeb, které poskytujete sami (třeba pokud si účtujete paušální částku za úklid, který zajišťujete vlastními silami) — takové zálohy zdanitelným příjmem jsou.
V příkladu z tabulky výše jde přesně o tenhle případ: z 12 000 Kč nájemného a 2 500 Kč zálohy na služby, kterou dál posíláte dodavatelům a jednou ročně vyúčtujete, vám do zdanitelných příjmů vstupuje jen samotné nájemné. Do evidence je proto rozumné zálohy na služby zapisovat zvlášť od nájemného, abyste je pak snadno rozlišili. Podrobněji tuhle hranici popisuje článek Zálohy na služby a daň z pronájmu a to, jak zálohy vyúčtovat nájemníkovi, článek Vyúčtování služeb nájemníkovi 2026.
Nezaplacené nájemné: jak vést pohledávky
Pokud vám nájemce nezaplatí včas, částka se v evidenci nezaznamenává jako příjem, ale zůstává v ní jako pohledávka, dokud ji nájemce neuhradí. Evidence pohledávek je přitom povinná v obou režimech — jak u paušálu (§ 9 odst. 5), tak u skutečných výdajů, kde navíc v roce skončení nájmu musíte zaevidovat i případné dluhy. Samotná pohledávka se nedaní — základ daně se zvýší, až když nájemce dluh skutečně uhradí. Pokud dlužné nájemné řešíte i formálně, tedy upomínkami, může se hodit článek Neplatící klienti: jak posílat upomínky, který se sice týká hlavně faktur z podnikání, ale princip postupného vymáhání je podobný.
Jak dlouho evidenci a doklady uchovávat
Zákon o daních z příjmů pro evidenci u § 9 zvláštní lhůtu úschovy nestanoví — platí stejné obecné pravidlo jako pro jakoukoli jinou daňovou evidenci: dokumenty je potřeba mít k dispozici, dokud neuplyne lhůta, ve které vám může finanční úřad daň dodatečně vyměřit. Jste-li plátce DPH nebo identifikovaná osoba, uchováváte navíc daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona o DPH). Jak se lhůta pro vyměření daně počítá a proč se v praxi doporučuje počítat s delší dobou, než je zákonné minimum, vysvětluje článek Archivace dokladů pro finanční úřad. Obecné zásady vedení daňové evidence, tentokrát z pohledu OSVČ, shrnuje i článek Daňová evidence v Excelu 2026.
Finanční úřad má právo si evidenci a doklady vyžádat kdykoli v rámci kontroly nebo v souvislosti s podaným přiznáním. Bez řádně vedené evidence těžko doložíte, že příjmy a pohledávky uvádíte správně — a to platí i tehdy, když žádnou daň neplatíte, třeba proto, že jste pod limitem pro povinné podání přiznání.
Jak to řeší Taxorio
Taxorio evidenci nájmů podle § 9 — tedy nájemné, pohledávky z nájmu ani nájemníky — nevede; to musíte řešit vlastní tabulkou, jako je vzor výše. Pokud ale kromě pronájmu podnikáte i jako OSVČ a chcete si zpřehlednit náklady spojené s podnikáním, můžete zdarma využít evidenci nákladů s AI rozpoznáním účtenek — v bezplatném plánu až 5 dokladů a 5 AI rozpoznání měsíčně. Jen mějte na paměti, že jde o evidenci vaší samostatné činnosti podle § 7, ne o evidenci nájmu podle § 9.