Для чего служит напоминание
Просроченный счёт сам не исчезнет, а написать напоминание вручную в почтовом клиенте означает заново искать номер документа, срок оплаты и сумму. Taxorio делает из этого одну кнопку: составляет текст, добавляет номера счетов и платёжные данные, а вам остаётся проверить и отправить. А если вы вообще не хотите следить за сроками, приложение умеет напоминать само по расписанию — об этом вторая половина статьи.
Откуда отправить напоминание
Из детали счёта
Откройте счёт и в заголовке нажмите Напомнить.
Кнопка появляется только там, где напоминание имеет смысл — у неоплаченного обычного, итогового или авансового счёта (zálohová faktura). У аннулированного документа, кредит-ноты или налогового документа к полученному авансу вы её не найдёте: это не задолженность, которую можно напоминать. Пока счёт ещё в пределах срока оплаты, кнопки в панели нет — действие остаётся доступным в меню Ещё действия, так что напомнить можно и до наступления срока.
Из детали клиента — одно напоминание на несколько счетов
Когда клиент должен по нескольким счетам, отправлять ему три письма не имеет смысла. В детали клиента сверху есть статусная строка; если у клиента есть что-то просроченное, в ней находится кнопка Отправить напоминание. Модальное окно предложит все его неоплаченные счета, упорядоченные от самого старого срока оплаты — вы оставляете отмеченными те, которые хотите напомнить, и уходит одно письмо со сводкой. В одно напоминание помещается не более 20 счетов; если их больше, будут предварительно отмечены первые двадцать.
Что настраивается в модальном окне
- Кому — заполняется e-mail из карточки клиента. Если у клиента он не сохранён, Taxorio на это укажет, и адрес вы допишете вручную (и стоит сразу же добавить его и клиенту).
- Тема — по умолчанию «Напоминание об оплате — ваша компания»; если ничего просроченного пока нет — «Напоминание о приближающемся сроке оплаты — ваша компания». Можно переписать.
- Текст напоминания — Taxorio напишет его за вас: вежливое вступление с количеством счетов и общей задолженной суммой, фраза «если вы уже оплатили, пожалуйста, считайте это письмо неактуальным» и подпись названием вашей компании из настроек. Перечня отдельных счетов в поле нет — его Taxorio добавит в письмо как таблицу под текстом, чтобы клиент не получил его дважды. Текст — обычное поле, спокойно его перепишите.
- Приложить ссылку на счёт — добавит к каждому счёту ссылку на веб-счёт, где клиент увидит документ и QR-оплату без входа в систему. Включено по умолчанию.
- Отправить копию мне — копия придёт на e-mail вашего аккаунта.
В письме у каждого счёта указан номер, сумма, дата выставления и оплаты, а при необходимости — число дней просрочки; под списком — номер счёта и переменные символы, те же, которые зафиксировал документ при выставлении. Клиенту поэтому ничего не нужно искать самостоятельно.
Пусть напоминает приложение
Если не хотите вручную следить за сроками оплаты, включите автоматические напоминания в Настройки → Напоминания. Taxorio тогда сама следит за неоплаченными счетами и пишет клиенту по расписанию, которое вы настроите один раз. Автоматическая отправка входит в план PRO; ручное напоминание и история остаются без ограничений для всех.
Как выглядит расписание
Расписание (мы называем его каскадом) — это последовательность не более пяти шагов. Каждый шаг задаётся как сдвиг относительно срока оплаты: отрицательное число означает до срока оплаты, положительное — после. Настройка по умолчанию:
- 3 дня до срока оплаты — вежливое напоминание, которое часто полностью предотвращает просрочку,
- 3 дня после срока оплаты — первое напоминание,
- 14 дней после срока оплаты — второе, чуть более настойчивое.
Для каждого шага можно написать свою тему и текст. Если оставить их пустыми, используется наш текст по умолчанию. Поле Не напоминать о суммах меньше оставляет мелкие задолженности в покое.
Когда кого-то напоминать не нужно
Каскад один для всего аккаунта, исключения делаются на уровень ниже:
- Весь клиент — в его детали есть карточка Автоматические напоминания с переключателем. Пригодится с клиентом, с которым у вас договорён другой темп.
- Один счёт — под временной шкалой в детали счёта его можно либо отключить, либо отложить до даты. Отсрочка — именно для ситуации «клиент обещал заплатить пятнадцатого».
Разовое напоминание на дату
Иногда нужно не всё расписание, а только одно напоминание в конкретный день. Под временной шкалой счёта поэтому найдёте Напомнить в дату: выберете день, и Taxorio в этот день (в рабочее время) отправит одно напоминание. Работает и тогда, когда у вас каскад отключён — это явное указание, а не его шаг, поэтому оно каскад никак не сдвигает (план PRO нужен так же, как и для каскада). На шкале вы увидите его заранее как Ваше напоминание уйдёт, и одним нажатием его снова отмените (Отменить свою дату). Единственное, что его перебивает, — это отсрочка: «ничего не отправлять до 20. 9.» действует и на него.
Для каскада главный переключатель в настройках стоит выше всего: пока он выключен, ни один шаг не уйдёт, что бы вы ни настроили у клиента или у счёта. Под ним действует правило документ важнее клиента — выбором у конкретного счёта можно напоминать даже клиента, которого вы иначе исключили. Разовое напоминание на дату из этого порядка выпадает: это явное указание, поэтому оно уйдёт даже при отключённом каскаде и у исключённого клиента. Если недоумеваете, почему не напоминает, пройдите проверку в этом порядке; деталь счёта сама напишет вам причину.
История напоминаний у счёта
Каждое напоминание — отправленное вручную и автоматическое — остаётся во временной шкале в правой колонке детали счёта. У него видна дата, было ли оно автоматическим или ручным, и открыл ли его клиент, либо что оно не было доставлено.
Шкала показывает и то, что только предстоит: «2-е напоминание уйдёт 12. 9.» Прежде чем нажать кнопку Напомнить, посмотрите, не сделает ли это Taxorio сама уже завтра.
Когда вы включаете автоматику у счёта, который просрочен уже давно, клиенту не приходит сразу пачка напоминаний — уйдёт только последний шаг, который ему подходит.
Что напоминание не делает
- Не меняет статус счёта. Отправленное напоминание — это не то же самое, что отправка счёта: метка «Отправлено / Просмотрено» у счёта продолжает означать, когда вы отправили клиенту сам документ.
- Это не штрафная санкция. Пени за просрочку или договорный штраф Taxorio не рассчитывает — если хотите их применить, добавьте их в текст самостоятельно.
- Не напоминает по кредит-нотам (dobropis) и налоговым документам к полученному авансу. Это не задолженность, которую можно взыскивать.
Где найти, кого напомнить
- Обзор → Входящие — строка «… просроченных счетов» с общей задолженной суммой.
- Карточка Неоплаченные счета на Обзоре — красным выделяет, сколько из этого просрочено.
- Деталь клиента — статусная строка прямо говорит, сколько клиент должен и как долго просрочен самый старый счёт.