Счета и документы · 3 мин чтения

Аннулирование счёта — удаление, сторно или кредит-нота

Когда счёт удалить, аннулировать или выставить к нему кредит-ноту. Правильный порядок для каждого типа документа и статуса.

Четыре разные операции

Taxorio различает четыре операции — у каждой своя семантика и свои правовые последствия. Ориентируйтесь на то, что произошло на самом деле, а не на то, что сейчас под рукой.

Операция Что происходит Когда использовать
Удалить Счёт физически исчезает из учёта Авансовый счёт, который ещё не был отправлен и к которому не привязан налоговый документ аванса
Аннулировать Счёт получает статус Аннулирован — остаётся в истории, но не учитывается в НДС и доходах Выставленный или просроченный счёт, который не оплачен и вам не нужно возвращать клиенту деньги
Отменить оплату Оплаченный счёт возвращается к неоплаченным; у аванса одновременно аннулируется налоговый документ к полученному платежу Платёж на самом деле не пришёл, пришёл в другое место или был записан по ошибке либо с неверной датой
Кредит-нота Возникает корректирующий налоговый документ с отрицательным значением Деньги пришли, и вы их возвращаете (или снижается цена) — дополнительное изменение сделки по § 42 ZDPH

Обзор по типу документа

Обычный счёт (STANDARD) и Итоговый счёт (FINAL)

  • Выставлен (ISSUED) / Просрочен (OVERDUE) → Редактировать, Аннулировать или Кредит-нота
  • Оплачен (PAID) → Отменить оплату (платёж не возник) или Кредит-нота (деньги возвращаются). Редактирование и аннулирование у оплаченного счёта недоступны.
  • Аннулирован (CANCELLED) → никакого действия (документ закрыт); пропадают и кнопки Поделиться и Отправить — аннулированный документ клиенту не отправляется.

У итогового счёта верхней границей исправления является вся поставка, а не сумма «к оплате» — она после вычета аванса представляет собой лишь доплату. Поэтому вернуть можно и ту часть заказа, которую клиент оплатил авансом.

⚠️ Выставленный счёт физически удалить нельзя — это налоговый документ, который мог быть отправлен клиенту и попасть в учёт НДС. Правильный путь — аннулирование или кредит-нота.

Авансовый счёт (zálohová faktura, PROFORMA)

  • Неоплаченный, без связанных документов → Удалить (авансовый счёт не является налоговым документом) или Аннулировать
  • Оплаченный → удалить нельзя. Платёж не пришёл / был записан по ошибке → Отменить оплату (у плательщика тем же шагом аннулируется и налоговый документ к полученному платежу). Деньги пришли, и вы их возвращаете → кредит-нота к налоговому документу к авансу, и только после этого авансовый счёт можно аннулировать. Аннулирование оплаченного аванса, таким образом, возможно, но пока под ним живёт налоговый документ к платежу, Taxorio его не пропустит — этот документ продолжал бы нести доход и НДС.
  • С активным итоговым счётом → сначала разберитесь с итоговым расчётом; пока он существует, аванс и его налоговый документ исправить нельзя.
ℹ️ К каждому авансу может быть только один активный итоговый счёт. Когда вы его аннулируете, новый выставить можно — и стоит: аванс оплачен, поэтому поставка нуждается в документе, а обычный счёт вместо итогового обложил бы её налогом повторно (он не вычтет аванс).

Налоговый документ к авансу

Налоговый документ к авансу неизменяем — его нельзя ни удалить, ни аннулировать. Это налоговый документ, который попал в учёт НДС и должен в нём оставаться. Об исправлении аванса см. Кредит-ноты → Кредит-нота к налоговому документу к авансу.

Кредит-нота (dobropis, CREDIT_NOTE)

  • Выставлена, возврата ещё не было (ISSUED) → можно аннулировать — если платёж ещё не прошёл и кредит-нота возникла по ошибке.
  • Оплачена / возврат состоялся (PAID) → аннулировать напрямую нельзя. Записали возврат по ошибке? Ещё действия → Отменить оплату вернёт кредит-ноту к неурегулированным, и только после этого её можно аннулировать.
  • Исключение: кредит-ноту, на которую опиралось аннулирование авансового счёта, аннулировать вообще нельзя — без неё налоговый документ к авансу остался бы в декларации.

Кредит-ноту нельзя удалить — это налоговый документ, который должен остаться в учёте. И к ней нельзя выставить ещё одну кредит-ноту: исправлять можно только обычный счёт, итоговый счёт и налоговый документ к авансу. Если вы сделали кредит-ноту на бо́льшую сумму, чем нужно, аннулируйте её (пока возврат не состоялся) и выставьте новую с верной суммой.

Как аннулировать счёт

  1. Откройте деталь счёта.
  2. Нажмите Ещё действия (меню справа сверху).
  3. Выберите Аннулировать.
  4. Подтвердите в диалоге — счёт получит статус Аннулирован.
💡 Аннулированный счёт отображается в списке со статусом Аннулирован и виден в истории. Но в декларацию по НДС и статистику доходов он не попадает.

Как отменить оплату, введённую по ошибке

  1. Откройте деталь оплаченного счёта.
  2. Ещё действия → Отменить оплату (в форме редактирования этого действия нет — оплаченный документ не редактируется).
  3. Подтвердите. Счёт вернётся к неоплаченным, а у аванса аннулируется налоговый документ к полученному платежу.
  4. Исправьте, что было неверно, и отметьте счёт оплаченным снова — с правильной датой.
⚠️ Если за период оплаты вы уже подали декларацию по НДС или контрольный отчёт, после отмены оплаты потребуется дополнительная декларация и последующий контрольный отчёт. Taxorio поданные декларации не отслеживает — предупредит вас лишь диалогом.

Аннулированный счёт и публичная ссылка

У аннулированного документа кнопка Поделиться пропадает. Ссылка, которую вы отправили клиенту раньше, остаётся рабочей намеренно — веб-счёт по ней покажет баннер Аннулирован, так что клиент видит актуальный статус документа.

Частые проблемы

  • Не удаётся аннулировать — счёт оплачен. Платёж не пришёл → Отменить оплату; деньги возвращаются → Исправить документ.
  • Не удаётся отредактировать — документ оплачен или аннулирован, либо это кредит-нота или налоговый документ к авансу (они неизменяемы).
  • Не удаётся удалить авансовый счёт — он оплачен или к нему привязан налоговый документ к авансу.
  • Не удаётся исправить налоговый документ к авансу — аванс уже зачёл итоговый счёт. Исправление относится к итоговому счёту; если поставка не состоялась, сначала аннулируйте итоговый счёт.
  • Не удаётся отменить оплату аванса — на нём висит активный итоговый счёт (неоплаченный аннулируйте, у оплаченного путь только через корректирующий документ), либо к налоговому документу к авансу уже выставлена кредит-нота. Частичная кредит-нота означает, что остаток платежа продолжает нести доход и НДС — выставьте на него кредит-ноту или продолжите итоговым расчётом; у полностью исправленного документа исправление тем самым уже решено.

Новый старт: удаление всего учёта

Когда не удался начальный импорт из другой программы (отсутствующие позиции, оплаты, неверный файл), удалять документы по одному не имеет смысла. В Настройки → Данные → Удалить данные вы удалите одним действием все счета (включая выставленные), расходы, клиентов, документы во входящих, графики регулярных счетов и готовые экспорты; последовательность номеров счетов вернётся к началу. Аккаунт, настройки компании, банковские счета, прайс-лист, налоговый режим и подписка не меняются — это не удаление аккаунта.

Действие необратимо и подтверждается дважды: вводом e-mail аккаунта и вписыванием фразы УДАЛИТЬ ДАННЫЕ. Перед удалением можно скачать резервную копию в подразделе Экспорт данных. Сделано намеренно так, что это возможно только вручную в приложении — ни AI-ассистент, ни MCP-коннектор данные не удаляют.

⚠️ Удаление данных — не замена аннулированию или кредит-ноте. Если некоторые счета уже получили клиенты, они исчезнут и из вашего учёта — такие документы решайте аннулированием или корректирующим документом.

Правовая основа

Физическое удаление налоговых документов противоречит обязанности вести учёт согласно закону о НДС. Аннулирование (CANCELLED) — правильный путь: документ существует в учёте, но обозначен как недействительный. Кредит-нота (§ 42 ZDPH) — обязательный инструмент для исправления НДС в случае, когда меняется база или сумма налога.