Счета и документы · 3 мин чтения

Отправка счёта по e-mail

Как отправить счёт клиенту по e-mail прямо из Taxorio — автоматический PDF, содержание письма, ссылка на веб-счёт, копия себе и отслеживание доставки и открытия клиентом.

Отправка счёта в одно нажатие

Как только счёт сохранён, его можно сразу отправить клиенту по e-mail — без необходимости скачивать PDF и вручную прикладывать его к письму. Taxorio сделает всё за вас.

В детали счёта нажмите кнопку Отправить (справа сверху, рядом с кнопками PDF и Поделиться). Откроется диалог Отправить счёт клиенту с заранее заполненными данными.

E-mail адрес получателя

Taxorio автоматически заполнит e-mail клиента, если он сохранён в адресной книге. Адрес перед отправкой можно изменить — но в поле Кому должен быть всегда один адрес; несколько адресов через запятую диалог не примет. Если нужно отправить счёт на два адреса, отправьте его дважды, либо второму получателю пришлите ссылку на веб-счёт.

💡 Совет: Если хотите, чтобы e-mail клиента заполнялся автоматически, добавьте его в адресную книгу. Достаточно перейти в раздел Клиенты, выбрать клиента и заполнить поле Email.

Что содержит письмо

Отправленное письмо содержит:

  • PDF счёта как вложение — сформированное автоматически, названное по номеру счёта (например, faktura-20260042.pdf). Вложение можно отключить переключателем Приложить счёт в виде PDF.
  • Текст письма — деловое сообщение с номером счёта, суммой и датой оплаты. Текст можно изменить перед отправкой в текстовом поле.
  • Кнопку «Просмотреть счёт онлайн» — ссылку на веб-счёт с живым статусом оплаты и QR-оплатой. Включена по умолчанию, отключить можно опцией Добавить ссылку на веб-счёт. Сам QR-код письмо в теле не несёт — он есть в PDF и на веб-счёте.
  • Остальные вложения счёта — если к счёту загружены файлы, они тоже приложатся (опция Приложить другие файлы).

Копия себе

В диалоге найдёте переключатель Копию мне. Если его включить, вы тоже получите копию отправленного письма — как подтверждение и для собственного архива. Ваш e-mail Taxorio знает из настроек аккаунта.

Отслеживание доставки и открытия

После отправки у счёта — в списке счетов и в детали — появится сдержанная иконка, которая подскажет, как обстоят дела с письмом. При наведении курсора она покажет точную дату и время:

  • ✉️ Отправлено (серая) — письмо ушло клиенту, тот его пока не открыл.
  • 👁 Просмотрено (зелёная) — клиент открыл счёт. В подсказке увидите дату и время первого открытия.
  • ⚠️ Не доставлено (красная) — письмо не удалось доставить (неверный адрес, переполненный ящик). Проверьте адрес и повторите отправку.
💡 Для чего это нужно: прежде чем отправлять клиенту напоминание, посмотрите на иконку. Если горит «Просмотрено», клиент доказуемо видел счёт — если он не заплатил, вы решаете вопрос платежа, а не то, что письмо не дошло. Если у счёта «Не доставлено», напоминание на тот же e-mail смысла не имеет.
⚠️ Данные ориентировочные: открытие измеряется через невидимую картинку (пиксель) в письме. У некоторых клиентов загрузка картинок отключена — тогда открытие не фиксируется, даже если счёт был прочитан. И наоборот, почтовые клиенты вроде Apple Mail загружают картинку сами — тогда «Просмотрено» может появиться, даже если письмо никто вручную не открывал. Воспринимайте это как подсказку, а не как доказательство.
⚠️ Внимание: Отправленный счёт больше не редактируйте молча — у клиента на руках останется другой документ, чем в вашем учёте. Если после отправки вы обнаружили ошибку, отправьте клиенту исправленную версию или выставьте корректирующий налоговый документ.
💡 Счёт просрочен? Не отправляйте напоминание вручную — для этого в Taxorio есть кнопка Напомнить. Как она работает, описывает статья Напоминания о неоплаченных счетах.