Клиенты и адресная книга · 3 мин чтения

Управление клиентами и адресной книгой

Как добавить нового клиента вручную или автоматически из реестра ARES, редактировать контактные и платёжные данные и что показывает карточка клиента — просроченный долг, платёжное поведение и историю выставления счетов.

Где найти адресную книгу клиентов

Раздел Клиенты находится в главном меню слева. Здесь отображается список всех ваших покупателей — на компьютере в столбцах Название / Имя, Контакты и Оборот, на телефоне — карточками с IČO под именем. Кликните по заголовку столбца, чтобы отсортировать список.

Добавление нового клиента

Форму нового клиента можно открыть либо из адресной книги, либо прямо со счёта — в разделе Получатель счёта над выбором клиента есть ссылка Новый клиент, которая после сохранения вернёт вас к недоделанному счёту.

  1. В разделе Клиенты нажмите кнопку Новый клиент.
  2. В блоке Идентификация заполните поле Название / Имя — это единственное обязательное поле.
  3. Если у вас есть идентификационный номер компании (IČO) — чешские фирмы и индивидуальные предприниматели (OSVČ) — введите его и нажмите кнопку Заполнить из ARES рядом с полем. Taxorio запросит реестр и заполнит название, адрес юридического места и налоговый номер (DIČ) — проверьте загруженные данные и при необходимости исправьте их. Клиент без IČO (физическое лицо, зарубежный субъект) просто заполняется вручную; поле IČO не обязательно.
  4. В блоке Контакты при желании добавьте e-mail для отправки счетов и телефон.
  5. В блоке Платёжные реквизиты укажите адрес, который будет отображаться на счетах.
  6. Нажмите Создать клиента.
💡 Совет: При выставлении счёта достаточно начать вводить имя в поле Клиент — Taxorio подскажет варианты из вашей адресной книги. Клиента, которого в адресной книге ещё нет, можно добавить по ссылке Новый клиент над полем.

Карточка клиента — что на ней увидите

Клик по строке открывает карточку клиента. Она показывает не просто анкетные данные, а отвечает на вопрос «как у меня дела с этим клиентом».

Статусная строка сверху

Первое, что вы увидите — одна фраза о деньгах:

  • Просрочено — сколько клиент должен, по скольким счетам и как долго просрочен самый старый из них. В строке сразу есть кнопка Отправить напоминание.
  • Ожидает оплаты — у клиента есть неоплаченные счета, но все они пока в пределах срока оплаты.
  • Всё оплачено — за клиентом ничего не висит.

Три факта о сотрудничестве

  • Как платит — на сколько дней раньше или позже срока клиент обычно платит. Пока не пришёл первый платёж, карточка честно признаётся: «Пока неизвестно».
  • Сколько выставлено — сумма всего, количество счетов, средний счёт и какую долю вашей фактуры за последние 12 месяцев составляет этот клиент. Рядом — столбчатая диаграмма по месяцам (или по годам при более долгой истории).
  • Последнее сотрудничество — когда вы последний раз выставляли счёт этому клиенту.

Карточка Счета под фактами содержит две вкладки — Неоплаченные и Все — и ссылку Показать все → на полный список счетов. Аннулированные документы туда намеренно не попадают и не учитываются в цифрах выше — они бы только создавали шум.

В правом столбце вы найдёте Платёжные реквизиты (адрес, e-mail, телефон и кнопку Редактировать), сохранённые адреса доставки, карточку Автоматические напоминания (см. ниже) и — если вы её заполнили — Заметку. Плашка «Плательщик DPH» отображается сверху рядом с именем клиента и появляется только тогда, когда клиент действительно является плательщиком НДС. Из заголовка карточки можно сразу выставить клиенту новый счёт кнопкой Новый счёт.

Автоматические напоминания у клиента

Карточка Автоматические напоминания решает, попадут ли неоплаченные счета этого клиента в каскад напоминаний, настроенный для всего аккаунта:

  • Флажок Включить в автоматику у нового клиента включён по умолчанию — это переключатель исключения, которым конкретного покупателя можно вывести из автоматики.
  • Пока автоматические напоминания не включены для всего аккаунта, карточка вообще не предлагает флажок — вместо этого она сообщает, что они выключены, и предлагает ссылку Включить в настройках (вкладка Настройки → Напоминания). Автоматика на уровне аккаунта — функция плана PRO.
  • Если у клиента не сохранён e-mail, переключатель недоступен — напоминанию некуда отправляться.

Разовое напоминание можно отправить вручную в любой момент кнопкой Отправить напоминание в статусной строке — независимо от этого переключателя.

Редактирование клиента

В карточке клиента нажмите кнопку Редактировать. Изменения отразятся на новых счетах — уже выставленные счета останутся без изменений, потому что их PDF сохранён в том виде, в котором был создан. Чтобы обновить PDF, откройте нужный счёт и сохраните его заново.

Удаление клиента

Клиента можно удалить только если за ним не закреплено ни одного счёта. Кнопка Удалить клиента находится в форме редактирования (карточка клиента → Редактировать), либо можно использовать значок корзины у клиента в списке.

⚠️ Внимание: Если у клиента есть счета, кнопка удаления недоступна и при наведении курсора объясняет, почему — налоговые документы должны оставаться в учёте. В этом случае просто оставьте клиента как есть; в списке при выставлении счетов он никак не мешает.

Фильтрация и поиск

В верхней части адресной книги есть поле поиска — оно работает по имени, e-mail, IČO и DIČ. Клиентов можно также фильтровать и сортировать:

  • По счетам — сегменты Все / Со счетами / Без счетов.
  • По оборотам — сортировка от самого большого или самого маленького общего оборота (а также по имени, e-mail, IČO и DIČ).

Эти фильтры помогут быстро найти нужного покупателя даже в большой адресной книге с десятками клиентов.