Расходы · 5 мин чтения

Входящие документы и их обработка

Как работают входящие документы в Taxoriu — двухпанельная очередь поступающих документов, подтверждение одного документа и целой партии, и как поддерживать входящие в порядке.

Что такое входящие

Входящие — это временное хранилище для документов, ожидающих обработки. Найдёте его в разделе Расходы на вкладке Входящие. Документы попадают сюда из следующих источников:

Загрузка с компьютера — перетащите файлы (или сразу целую папку) в любое место страницы расходов либо выберите их через кнопку Добавить документ. Файлы, перетащенные на вкладку расходов, тоже попадут сюда, во входящие.
Фотографирование камерой — Добавить документ → Сфотографировать документ, прямо в браузере.
Отсканировать телефоном — Добавить документ → Отсканировать телефоном: вы сканируете QR-код и фотографируете телефоном. См. Загрузка с телефона через QR-код.
Сборный e-mail — вы пересылаете счета со своей почты на собственный адрес, и документ появляется во входящих сам. Функция плана PRO, включается в Настройки → Документы по email. См. Сборный email для документов.
Электронный счёт ISDOC — файлы .isdoc и .isdocx считываются прямо из XML без ИИ (точные суммы и НДС). См. Импорт электронных счетов (ISDOC).

Документы во входящих пока не занесены как расходы — расход возникает только после подтверждения. Количество документов во входящих видно как число (N) рядом с вкладкой Входящие. Общий значок с количеством пунктов, ожидающих вашего действия, находится в навигации рядом с разделом Входящие.

Как устроены входящие

Входящие состоят из двух панелей рядом: слева очередь документов, справа детали выбранного документа — Предпросмотр документа, а рядом с ним Извлечённые данные, то есть распознанные значения для редактирования. На более узком экране панели меняются местами, а из деталей вы возвращаетесь по ссылке Назад к списку.

Над очередью — панель с группами документов. Пустые группы скрываются, поэтому обычно вы увидите лишь несколько из них:

Все — все документы во входящих.
Готово — ИИ закончил работу, данные выглядят достоверно и ничто не мешает подтверждению.
На проверку — что-то требует вашего внимания: не хватает поставщика, суммы, даты или ставки НДС, разбивка по ставкам НДС, не сходящаяся с итоговой суммой документа (у документа в иностранной валюте — ещё и разбивка без сумм в валюте документа), запрос на оплату, ожидающий налогового документа к полученному платежу или без даты оплаты, кредит-нота (dobropis) без исходного документа, либо ИИ не уверен в результате. Причина всегда написана прямо у документа — у авансов и их итоговых расчётов свои правила сопоставления, см. Авансы поставщикам.
Обработка — ИИ читает документ прямо сейчас. Если ИИ временно перегружен, у документа будет отметка Ожидает ИИ, и Taxorio распознает его автоматически, как только это станет возможно — ничего делать не нужно.
Ошибки — файл не удалось прочитать. В деталях можно попробовать Попробовать ИИ снова или заполнить данные вручную.

Сборный адрес для пересылки документов после включения находится в меню Добавить документ в заголовке входящих — достаточно кликнуть, и он скопируется.

Как из документа возникает расход

Перейдите в раздел Расходы → Входящие.
Нажмите на документ в очереди — справа откроются детали с предпросмотром документа и предзаполненными данными.
Проверьте поставщика (название, IČO, DIČ), номер документа, суммы (база, НДС, итого) и ставку НДС. Если в документе сразу несколько ставок (21 % и 12 %), панель вместо одной ставки покажет разбивку по строкам — ISDOC и ИИ заполнят её за вас, просто сверьте с документом. У документа в иностранной валюте в разбивке заполняются суммы в валюте документа; кроны по каждой ставке досчитает подтверждение по курсу ЧНБ на дату операции.
В разделе Классификация проверьте дату выставления, DUZP, срок оплаты, дату оплаты и категорию — ИИ предзаполняет категорию; если он её не распознал, выберите вручную.
При необходимости заполните Описание (что было предметом операции) и, для себя, Заметки к проверке.
Нажмите Подтвердить и далее — из документа возникнет расход, документ исчезнет из входящих, а панель сразу откроет следующий документ в очереди.

Если вы что-то изменили в деталях, сначала сохраните изменения кнопкой Сохранить изменения — только после этого документ можно подтвердить. Стрелками в заголовке панели (Предыдущий документ / Следующий документ) или клавишами ← и → вы перемещаетесь по очереди. С несохранёнными изменениями на другой документ не перейти — чтобы правки не потерялись.

Дату оплаты видно прямо в панели, и подтверждение сохраняет ровно то, что там указано. Taxorio заполняет её заранее: сначала дата, которую ИИ считал с документа, иначе оценка по DUZP (без DUZP — по дате выставления), и под полем тогда видно, что это оценка. Документ, срок оплаты которого ещё не наступил, заранее отмечен как Не оплачено. Если срок оплаты приходится на другой год, чем поставка, дата не оценивается, и панель не подтвердит документ, пока вы не укажете дату или не выберете «Не оплачено» — от неё зависит, в какой год попадёт расход для подоходного налога. Массовое подтверждение использует то же правило — оценённую дату затем проверьте в расходах; документ, год оплаты которого оценить нельзя, записывается как неоплаченный. Дату оплаты в будущем Taxorio не принимает.

💡 Когда быстрого подтверждения не хватает: кнопка Открыть в полной форме переносит документ вместе с распознанными данными в обычную форму расхода. Там есть поля, которых нет в панели — например % использования для бизнеса или перенос применения НДС в другой период.

Подтверждение нескольких документов сразу

Когда у вас загружена целая партия, документы не нужно открывать один за другим:

Подтвердить все готовые — кнопка в заголовке входящих с количеством документов. Подтверждает каждый документ, в котором ИИ уверен хотя бы на 80 %, и ничто ему не мешает. Число на кнопке показывает, сколько таких документов.
Выбор конкретных документов — наведите на строку и нажмите на полосу у её левого края. Над очередью появится количество выбранных и ссылка Выбрать все N готовых, а внизу — панель с кнопкой Подтвердить N выбранных, суммой сумм и возможностью удалить выбранные документы.

Перед подтверждением партии панель предупредит о документах, похожих на дубликат, а также о документах в иностранной валюте — они не входят в сумму, сумму в кронах досчитает курс ЧНБ при подтверждении.

⚠️ Массовое подтверждение что-то пропустит — и объяснит почему. Документ из группы На проверку в партию никогда не попадёт: запрос на оплату, который нельзя занести сразу (чешский плательщик НДС или идентифицированное лицо с НДС на документе дожидается налогового документа к полученному платежу) или без даты оплаты, документ об оплаченном авансе без даты оплаты, аванс за товары из ЕС или в режиме переноса налоговой обязанности (он заносится только вместе с итоговым счётом), отсутствующий поставщик/сумма/дата/ставка, разбивка по ставкам НДС, не сходящаяся с итоговой суммой, отменённая ставка 15 %, внутренний перенос налоговой обязанности без кода предмета операции, кредит-нота (dobropis) без исходного расхода, иностранный поставщик, начисливший чешский НДС, или итоговый расчёт аванса с несколькими ставками НДС, доплату по которым нельзя определить по документу (или она вышла бы отрицательной в целом). Такие документы проверьте вручную — подробнее об авансах в статье Авансы поставщикам.

Итоговый расчёт аванса с несколькими ставками НДС. Когда счёт вычитает аванс, который уже есть в вашем учёте, заносится только доплата — а у документа с несколькими ставками доплата по каждой ставке отдельно (§ 37a закона об НДС). Taxorio считает её сама: берёт разницу по ставкам, если её указывает счёт, иначе вычитает из полной поставки в данной ставке аванс в той же ставке. Если аванс был обложен по ставке, которой у поставки нет (например, аванс в 15 % в 2023 году, а поставка в 12 % в 2024-м), в ставке аванса возникает отрицательная строка — налог с аванса возвращается в его ставке (§ 37a абз. 2 п. b) закона об НДС), и это нормально. Не умеем два случая: аванс с несколькими ставками, который итоговый расчёт использует лишь частично, когда счёт не указывает, сколько из него вычитается в какой ставке (это знает поставщик, но из документа мы этого не узнаём), и расчёт, после которого общая доплата вышла бы отрицательной — это возврат переплаты, и он оформляется кредит-нотой. Такой документ останется в группе На проверку; расчёт по ставкам вы внесёте в форме расхода (отрицательную строку в ставке аванса форма примет), а переплату — как кредит-ноту.

💡 На плане FREE вы можете занести 5 расходов в месяц. Загружать документы во входящие можно и дальше, просто после исчерпания лимита подтвердить их больше не удастся — придётся дождаться следующего месяца или перейти на PRO, где количество расходов не ограничено.

Как поддерживать входящие в порядке

Для наглядности рекомендуем регулярно обрабатывать входящие — в идеале раз в неделю или после каждой крупной серии загрузок. Документы во входящих автоматически не удаляются, они остаются там до вашего подтверждения или удаления.

Если вы хотите удалить документ из входящих без создания расхода (например, это дубликат или личный документ), откройте его и нажмите значок корзины в нижней части деталей. Несколько документов сразу можно удалить, выбрав их полосой и нажав кнопку Удалить в нижней панели.

⚠️ Внимание: удаление документа из входящих безвозвратно удаляет его вместе с прикреплённым файлом. Если вы не уверены, лучше создать из документа расход в категории «Прочее» и написать в описании, что его нужно проверить.