Настройки и аккаунт · 5 мин чтения

Сборный email для документов

Пересылайте счета и чеки на свой сборный адрес — AI извлечёт данные и занесёт их во входящие документы, точно так же, как после ручной загрузки. Функция плана PRO.

Что такое сборный email для документов

Сборный email для документов — это функция, благодаря которой вам не нужно вручную скачивать документы от поставщиков и загружать их в Taxorio. Достаточно переслать письмо со счётом (или настроить автоматическую пересылку) на свой уникальный адрес в формате doklady-xxxxx@taxorio.cz — AI извлечёт документ из вложения или из текста письма и занесёт его во входящие документы точно так же, как если бы вы загрузили его вручную.

Функция доступна в плане PRO.

Как это работает

Поставщик присылает вам счёт по email — во вложении или прямо в тексте письма.
Вы пересылаете письмо на свой сборный адрес doklady-xxxxx@taxorio.cz.
AI просматривает вложения и текст письма и выбирает из них настоящие документы — договорные условия, рекламные листовки или логотипы в подписи он игнорирует. Если счёт написан прямо в тексте письма (без вложения), Taxorio переводит его в PDF.
Документ появляется во входящих в разделе Расходы → Входящие с предзаполненными данными — поставщик, IČO/DIČ, суммы, НДС, даты — готовый к подтверждению точно так же, как после ручной загрузки.

Включение в настройках

Перейдите в Настройки → Документы по email.
Нажмите кнопку Включить.
Появится ваш уникальный сборный адрес (выглядит как doklady-xxxxx@taxorio.cz).
Скопируйте его кнопкой рядом с полем Ваш сборный адрес.

Если адрес нужно заменить — например, вы считаете, что он попал к посторонним, — используйте ссылку Изменить адрес. Taxorio сгенерирует новый адрес, а старый сразу перестанет работать.

⚠️ Внимание: функция привязана к плану PRO. Если ваша подписка PRO закончится, сборный email для документов выключится — но сборный адрес сохранится, поэтому после возобновления PRO достаточно снова включить функцию.

Кто может присылать вам документы

В блоке Разрешённые отправители вы указываете, с каких адресов Taxorio будет обрабатывать документы. Обрабатываются только письма от одобренных отправителей — остальные игнорируются.

Ваш регистрационный email аккаунта разрешён всегда, и его нельзя убрать.
Можно добавить до 10 дополнительных адресов — обычно это email поставщиков, которые присылают счета напрямую, или ваш второй почтовый ящик, из которого вы пересылаете документы.

Переключателем Принимать от кого угодно защиту можно выключить — тогда Taxorio обработает письмо с любого адреса, которому известен ваш сборный адрес. Отнеситесь к этому осторожно:

Риск — кто угодно, кто узнает ваш сборный адрес, может подкладывать документы в ваши входящие.
Решение — если это произойдёт, сгенерируйте адрес заново через Изменить адрес; старый перестанет работать немедленно.

Советы, как сэкономить на пересылке

Пересылать счёт вручную каждый раз не обязательно. Меньше всего работы, когда документ попадает на сборный адрес сам:

Укажите сборный адрес прямо у поставщика — у многих интернет-магазинов, хостингов и поставщиков в личном кабинете есть поле вроде «Email для отправки счетов в PDF». Впишите в него сборный адрес, и счёт сам придёт во входящие документы. Особенно удобно для регулярных расходов (хостинг, программное обеспечение, телефон, электроэнергия).
Настройте правило в своём почтовом ящике — в Gmail фильтр с действием «Переслать», в Outlook правило «Переадресовать». Счета от конкретного поставщика тогда сами попадают в Taxorio без вашего участия.
Поручите пересылку бухгалтеру или коллеге — достаточно добавить его адрес в разрешённые отправители.

💡 Внимание к первым двум советам: отправителем в них выступает поставщик, а не вы, — автоматическая пересылка обычно сохраняет исходного отправителя. Чтобы Taxorio обработал документ, добавьте адрес поставщика в разрешённые отправители, либо включите Принимать от кого угодно и никому не раскрывайте сборный адрес.

Что Taxorio распознаёт в письме

AI умеет обработать документ и из вложения, и прямо из текста письма:

Вложения — форматы PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC и ISDOC.
Текст письма — если счёт написан прямо в тексте сообщения (без вложения), Taxorio экспортирует его в PDF и обработает так же, как загруженный документ.

Из нескольких вложений в одном письме AI выбирает только настоящие документы — договорные условия, листовки и логотипы в подписи он не заносит.

Лимиты одного письма:

AI обрабатывает не более 2 вложений из одного письма (остальные игнорируются),
максимум 3 МБ на одно вложение — более крупные пропускаются.

Против перегрузки входящих действует и лимит на количество полученных писем — максимум 10 писем в час и 20 писем за 24 часа на аккаунт. Этот лимит общий с автоматическим сопоставлением платежей.

Где найти документ

Обработанный документ появляется в разделе Расходы → Входящие вместе с остальными ожидающими документами. Что документ пришёл по email, вы узнаете, открыв его: в заголовке правой панели есть строка с иконкой конверта и текстом «Получено по email от …» — отправитель, дата получения и тема письма.

Когда функция включена, свой сборный адрес вы найдёте и прямо во входящих — в заголовке есть чип Сборный email с адресом и кнопкой для копирования. Тот же адрес предложит и раскрывающийся список Добавить документ рядом с другими способами загрузки.

Подтверждение работает так же, как у вручную загруженных документов — при нажатии на документ в списке справа откроется панель с предпросмотром файла и извлечёнными данными (поставщик, IČO/DIČ, суммы, НДС, даты). Проверьте данные и нажмите Подтвердить и далее — из документа получится расход, и входящие сразу откроют следующий. Готовые документы можно подтвердить и массово: выберите их флажками либо используйте Подтвердить всё готовое в заголовке.

💡 Совет: если вы отправите один и тот же файл по email повторно (например, по ошибке), Taxorio распознает дубликат по содержимому файла и не занесёт документ повторно.

Email-уведомления

В настройках вы выбираете, когда Taxorio должен сообщать вам об обработке письма:

Когда документ не удаётся занести (по умолчанию включено) — мы пришлём причину и исходное письмо во вложении в виде файла .eml (откройте его в почте и после исправления можете переслать снова).
Когда документ занесён (по умолчанию выключено) — сводка занесённых документов по каждому пересланному письму.

Когда документ не заносится

Самые частые причины, почему документ из письма не появляется во входящих:

Функция выключена — проверьте переключатель в Настройки → Документы по email.
Отправитель не разрешён — письмо не пришло ни с вашего регистрационного email, ни из списка разрешённых отправителей, а переключатель Принимать от кого угодно выключен.
Закончилась подписка PRO — функция автоматически выключается после окончания PRO.
Письмо пришло на старый адрес — после регенерации адреса старый адрес перестаёт работать немедленно.
Taxorio не нашёл в письме налоговый документ — письмо содержало только сопроводительный текст или вложение в неподдерживаемом формате. Тогда загрузите документ вручную из вложения письма-уведомления.
Дубликат — такой же файл уже был обработан один раз, поэтому повторно он не заносится.

Если у вас включено уведомление Когда документ не удаётся занести, причину и исходное содержимое письма вы найдёте прямо в уведомлении.

Сборный email для документов и сопоставление платежей

У Taxorio есть два отдельных сборных адреса для двух разных целей — не путайте их:

doklady-xxxxx@taxorio.cz — для полученных документов (счета, чеки). Описан в этой статье.
platby-xxxxx@taxorio.cz — для банковских уведомлений, которые Taxorio сопоставляет с выставленными счетами. См. статью Автоматическое сопоставление платежей из email.

Обе функции работают независимо друг от друга и включаются отдельно.

Безопасность

Ваш сборный адрес — личный: делитесь им только с доверенными отправителями, либо ограничьте круг отправителей в блоке Разрешённые отправители. Если считаете, что он был скомпрометирован, сгенерируйте новый адрес кнопкой Изменить адрес — старый сразу перестанет работать.

Все полученные данные обрабатываются безопасно и хранятся исключительно на серверах в ЕС в соответствии с GDPR.