Настройки и аккаунт · 5 мин чтения

Импорт данных — переход с Fakturoid, iDoklad, Vyfakturuj и других сервисов

Как импортировать в Taxorio клиентов, счета и расходы из другого инструмента для выставления счетов или из собственных файлов — шаг за шагом, включая чтение предпросмотра, исправление пропущенных документов и лимиты партии.

Для чего служит импорт

Карточка Импорт данных в Настройки → Данные переносит клиентов, выставленные счета и расходы из другого инструмента для выставления счетов или из ваших файлов. Она доступна на любом плане. Импортированные счета учитываются в лимите 5 клиентов плана Free так же, как выставленные, но импорт никогда не останавливается — импортированным клиентам вы выставляете счета и дальше, а нового клиента сверх 5 открывает план Pro.

Что импортируется

  • Клиенты — вся адресная книга.
  • Выставленные счета — включая кредит-ноты (dobropis), статус оплаты, переменный символ (VS) и дату налогооблагаемой поставки (DUZP). Счета из ISDOC, PDF или скана без отметки об оплате создаются неоплаченными; в доход они попадут, когда отметите их кнопкой Отметить как оплаченный в карточке. Счета, которые выставил кто-то другой (идентификационный номер компании (IČO) продавца не совпадает с данными компании), пропускаем.
  • Авансы и итоговые счета — связываем их с проформа-счётом (zálohová faktura), чтобы оплаченный аванс учёлся только один раз. Аванс без отметки об оплате, к которому вы импортируете налоговый документ к полученному платежу, отметим оплаченным датой этого платежа. Что надёжно связать нельзя, пропускаем, а предпросмотр подскажет, что делать. Из собственного экспорта Taxorio загрузите export.json.
  • Счета в иностранной валюте — в EUR, USD, GBP, CHF и PLN остаются в исходной валюте. Курс берём из экспорта, иначе используем курс ČNB. Если курс найти не удаётся, мы его не угадываем — вы добавите его в предпросмотре.
  • Расходы — включая % применения, категории, перенос налоговой обязанности и иностранные валюты (пересчёт по курсу ČNB). К сканам и PDF сохраняем исходный файл как вложение. Нераспознанная категория станет «Прочее».
  • Документы с несколькими ставками НДС — расход создаётся с разбивкой по ставкам, если она есть в источнике. Если разбивки нет или она не сходится с суммами документа, документ пропускаем, и вы вносите его вручную через Разделить на несколько ставок. Если источник не содержит разбивки по ставкам, ставку мы лишь выводим из соотношения НДС и базы — проверьте документы с пометкой «ставка НДС рассчитана».
  • Экспорт из Vyfakturuj — читаем его по их документации: сторнированные счета не переносим, неоплаченные создаются неоплаченными. Счёт с вычетом аванса переносим, только если в том же экспорте есть налоговый документ к этому авансу. Специальный режим НДС (например, подержанные товары) не поддерживаем — такие счета импортируем без НДС, и предпросмотр об этом скажет.

Не переносятся сопоставление платежей с банковскими выписками, история отправки по email, PDF счетов (создадим новые) и нумерация — её после импорта настройте в Настройки → Выставление счетов.

Какие файлы можно загрузить

Источник мы определим сами, просто загрузите файлы:

  • экспорты из Fakturoid, iDoklad и Vyfakturuj (из iDoklad — списки счетов и контактов, прайс-лист мы не переносим), выставленные и полученные счета в XML для Pohoda (например, из FakturaOnline) и полученные счета из Money S3 (XML),
  • собственный экспорт из Taxorio (Настройки → Данные → Экспорт данных) — из export.json переносим счета вместе с режимом НДС, данными покупателя на дату выставления, языком документа и оплатой в иностранной валюте, расходы вместе с авансами, их зачётом и отложенным вычетом НДС, карточки клиентов без изменений,
  • CSV, XML, JSON, XLSX, ZIP со всем сразу, письма (.eml) с вложениями и файлы Word,
  • ISDOC, в том числе встроенный в PDF,
  • PDF-счета и фото чеков (JPG, PNG, HEIC, WEBP).
💡 Совет: можно загрузить один ZIP со всем сразу — сортировать файлы заранее не нужно.

Пошаговая инструкция

  1. Откройте Настройки → Данные → Импорт данных.
  2. Перетащите файлы или выберите целиком папку с экспортом.
  3. Нажмите Анализировать файлы. Большая партия может обрабатываться дольше.
  4. Просмотрите предпросмотр — он откроется на вкладке, где есть что проверить.
  5. У пропущенных документов добавьте недостающие данные прямо в предпросмотре.
  6. Нажмите кнопку Импортировать — только тогда данные запишутся в аккаунт.

Как читать предпросмотр

  • Пропустим — документ не импортируется. У каждого указана причина, а у большинства и что делать.
  • С предупреждением — документ импортируется, но проверьте его: часть значений мы определили сами или считали со скана.
  • Импортируем — документ без замечаний.

Счёт без позиций (например, из CSV Fakturoid) получит одну позицию на всю сумму. Нужны позиции? Добавьте в импорт и PDF этих счетов.

Расходам без даты оплаты кнопка Заполнить примерную дату оплаты подставит дату поставки. Затем проверьте оценку у отмеченных документов.

⚠️ НДС мы не угадываем: если мы не уверены в ставке, дате или направлении документа, он попадёт в блок Пропустим с причиной. Что вы видите в предпросмотре, то импорт и запишет.

Как доработать пропущенные документы

Многие документы можно исправить в предпросмотре одним нажатием:

  • ставку НДС, дату, имя клиента, общую сумму или курс,
  • направление документа — выставленный счёт или расход,
  • тип документа — обычный счёт или проформа-счёт,
  • режим переноса налоговой обязанности у полученного документа — услуга или товар из ЕС, услуга из третьей страны, внутренний перенос по § 92a или обычный чешский НДС. Режим должен соответствовать налоговому номеру (DIČ) и стране поставщика: услугу из третьей страны от поставщика с налоговым номером из ЕС (например, ирландским «IE…») импорт пропустит, а в предпросмотре предложит выбрать правильный режим — иначе она попала бы не в ту строку декларации по НДС,
  • Повторить попытку для нечитаемого скана или PDF.

Для нескольких документов с одинаковой причиной предпросмотр предложит массовое исправление, например «Применить 21% для всех 14 документов с этой причиной». Исправленный документ переходит в блок Импортируем.

Документ с несколькими ставками НДС, разбивка которого не сходится, в предпросмотре исправить нельзя. Импортируйте остальные документы, а этот внесите вручную через Разделить на несколько ставок.

Дубликаты и повторный импорт

Документ с номером, который уже есть в вашем аккаунте, пропускаем. Если счёт с тем же номером отличается суммой или клиентом, предпросмотр попросит его проверить. Поэтому импорт можно запускать несколько раз, например по частям.

Лимиты партии

  • Не больше 500 файлов и 250 МБ на партию.
  • Один файл до 10 МБ, ZIP или письмо до 50 МБ.
  • Не больше 150 PDF или фото на партию; действует и суточный лимит сканов.

Большую партию разделите на две загрузки. Предпросмотр истекает примерно через 30 минут бездействия.

Когда что-то не получается

Для файла, который мы не распознали, предпросмотр укажет причину. Попробуйте экспортировать его заново или внесите документ вручную. Если что-то работает не так, как здесь описано, напишите нам на info@taxorio.cz.