Většina lidí mění fakturační program podle stejného scénáře: rok si stěžují, že je nástroj pomalý, drahý nebo že za AI sken dokladů platí zvlášť — a pak čekají na 1. ledna, protože „uprostřed roku se to přece nedělá". Jenže to je mýtus. Fakturační program můžete změnit kterýkoli den v roce, aniž byste přišli o jediný doklad nebo rozbili číselnou řadu faktur.
Tenhle návod vás provede celým přechodem krok za krokem: jak poznat, že je čas jít jinam, co si připravit ze starého nástroje, jak zachovat kontinuitu číslování, co udělat s rozpracovanými fakturami a jak data dostat do Taxoria. Budeme přitom poctiví — popíšeme jen to, co import reálně umí, a řekneme i to, co za vás neudělá.
Signály, že je čas změnit nástroj
Změna programu dá práci, takže má smysl ji dělat jen tehdy, když vám současný nástroj reálně vadí. Tady jsou nejčastější signály, že přechod stojí za úvahu:
- Platíte víc, než využíváte. Máte předplacený plán „pro firmy", ale jako jeden člověk vystavíte pár faktur měsíčně. Kolik vás daňová agenda doopravdy stojí, jsme rozebrali v článku kolik stojí DPH agenda.
- AI sken dokladů je za příplatek. Řada nástrojů účtuje rozpoznávání účtenek a faktur jako samostatný balíček navíc — klidně několik set korun ročně k základní ceně.
- Daně řešíte mimo nástroj. Program umí vystavit fakturu, ale přiznání k DPH, kontrolní hlášení nebo přiznání k dani z příjmů si stejně počítáte v Excelu nebo platíte účetní.
- Nástroj je krásný, ale pomalý. Každá faktura je deset kliknutí a vy už nechcete bojovat s rozhraním.
- Chcete, aby vám s agendou pomáhala AI. Ne jen chatbot v rohu, ale asistent, který umí váš účetní nástroj reálně ovládat.
Pokud zaškrtnete dva a víc bodů, dává smysl o změně vážně přemýšlet. A hlavně — nemusíte na ni čekat do Silvestra.
Mýtus „musím počkat na nový rok"
Představa, že fakturační program jde vyměnit jen k 1. lednu, je hluboce zakořeněná, ale není pravdivá. Pojďme si vyvrátit tři nejčastější obavy.
„Rozbiju si číslování faktur." Nerozbijete, pokud nový nástroj nastavíte tak, aby pokračoval tam, kde starý skončil. Číselná řada není svázaná s konkrétním softwarem — je to jen formát a poslední použité číslo. O tom, jak na to, je celá samostatná kapitola níž.
„Budu mít rok rozdělený mezi dva programy a nedám dohromady přiznání." Daňové přiznání ani kontrolní hlášení se nepodává „z programu" — podává se za celý kalendářní rok (resp. zdaňovací období) ze součtu všech vašich dokladů, ať vznikly kdekoli. Stačí mít data z obou nástrojů na jednom místě. Když si starší faktury naimportujete, máte celý rok pohromadě.
„Přijdu o historii." Nepřijdete. Historii máte ve starém nástroji uloženou a navíc si ji stáhnete. Žádný seriózní nástroj vám data po odchodu nesmaže ze dne na den a doklady navíc musíte stejně archivovat — jako plátce DPH 10 let od konce zdaňovacího období (§ 35 zákona o DPH), jako neplátce na daňové evidenci po dobu, kdy neuplynula lhůta pro stanovení daně (zpravidla 3 roky, § 148 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád).
Tip: Nejpřirozenější okamžik pro přechod je první den nového měsíce nebo kvartálu — máte čistou hranici pro evidenci a snadno určíte, od které faktury jedete v novém nástroji. Ale i přechod „od zítřka" je naprosto v pořádku.
Co si připravit ze starého nástroje
Než cokoli rušíte nebo přepínáte, stáhněte si ze stávajícího programu doklady. Připravte si tři věci:
- PDF vystavených faktur. Drtivá většina nástrojů (Fakturoid, iDoklad i další) umí stáhnout vystavené faktury jako PDF — hromadně, nebo jednotlivě. Právě z těchto PDF pak historii do Taxoria naimportujete. Originální PDF si navíc chcete archivovat u sebe kvůli archivační povinnosti (u plátců DPH 10 let podle § 35 zákona o DPH) a pro případ kontroly.
- Seznam klientů — hodí se, ale není nutný. Taxorio si podle IČO na faktuře dohledá název firmy, adresu i DIČ z rejstříku ARES a klienta založí samo, jak uvidíte dál.
- Poslední použité číslo faktury a formát číselné řady. Tedy například že vaše poslední faktura roku 2026 nese číslo 2026-0042 a řada má formát „rok-pořadí". Tahle informace je pro hladký přechod nejdůležitější.
Pozor: Doklady ze starého nástroje stáhněte ještě předtím, než zrušíte placené předplatné. Po zrušení se někdy přístup k exportu i stahování PDF omezí. Data si nejdřív stáhněte, teprve potom rušte.
Krok za krokem: kdy přepnout a jak zachovat kontinuitu
1. Stanovte si den přechodu
Vyberte konkrétní datum (ideálně začátek měsíce). Faktury s datem vystavení do tohoto dne dořešíte ve starém nástroji, novější už vystavíte v Taxoriu. Mít jasnou hranici vám usnadní orientaci i pozdější kontrolu.
2. Zachovejte číselnou řadu
Tohle je srdce celého přechodu. Taxorio používá pevný formát čísla YYYYXXXX (rok a čtyřmístné pořadí, např. 20260043) a pořadové číslo se přiděluje automaticky. Formát ani počáteční číslo nelze přizpůsobit původnímu systému — řada v Taxoriu prostě začne novou souvislou posloupností v rámci roku. Zákon konkrétní formát řady nepředepisuje (vyžaduje jen evidenční číslo na daňovém dokladu), takže nová řada je v pořádku; podstatné je jen to, aby byla souvislá a jednoznačná, což Taxorio hlídá za vás.
S číslováním vám přitom pomůže samotný import:
- Číslování je automatické. Pevný formát YYYYXXXX a přidělování pořadového čísla v rámci roku řeší Taxorio samo — nemusíte (a nemůžete) nastavovat formát ani počáteční hodnotu. Více o číslování najdete v článku nastavení číslování faktur.
- Import posune počítadlo. Když naimportujete historické faktury z PDF, Taxorio si po dokončení importu sám posune interní počítadlo nad nejvyšší naimportované číslo. Další nová faktura tak automaticky naváže tam, kde data končí — bez ručního dopočítávání.
3. Vyřešte rozpracované a nezaplacené faktury
U faktur, které jste vystavili ve starém nástroji a klient je zatím nezaplatil, máte dvě možnosti:
- Nechte je dožít ve starém systému. Faktura je už vystavená a odeslaná — klient ji zaplatí podle původního PDF. Vy si jen pohlídáte, až přijde platba, a stav si poznamenáte. Tahle cesta je nejjednodušší.
- Naimportujte je do Taxoria i s aktuálním stavem. Pokud chcete mít přehled o pohledávkách na jednom místě, naimportujete i nezaplacené faktury — u importované faktury pak jen zkontrolujete, že zůstala jako nezaplacená, a uvidíte ji mezi otevřenými pohledávkami.
Rozpracované koncepty (rozjednané faktury, které jste ještě neodeslali) zpravidla nemá smysl přenášet — bývá rychlejší vystavit je rovnou nanovo v novém nástroji.
Import do Taxoria: co umí (a co ne)
Teď to nejpraktičtější — jak data reálně dostanete dovnitř. Hlavní nástroj pro migraci historie je import faktur z PDF. Nahrajete PDF svých dříve vystavených faktur a AI z každého dokladu vytáhne údaje a založí z něj vydanou fakturu ke kontrole.
Import vydaných faktur z PDF
Funguje jednoduše: v sekci Faktury → Import → Nahrát PDF vyberete soubory (PDF, PNG i JPG, až 20 najednou, každý do 10 MB). Taxorio každý dokument zpracuje pomocí AI a předvyplní z něj:
| Údaj | Co AI rozpozná |
|---|---|
| Odběratel | Název a IČO/DIČ klienta, kterému byla faktura vystavena |
| Číslo faktury | Vaše vlastní číslo i případné číslo objednávky |
| Datum vystavení, DUZP, splatnost | Klíčová data z dokladu |
| Položky faktury | Popis, množství a jednotková cena — včetně rozpisu |
| Částky a sazba DPH | 21 %, 12 % nebo 0 %, základ i výše DPH |
| Stav úhrady | Zda už byla faktura zaplacena |
U každého dokladu vidíte předvyplněný formulář, který zkontrolujete a uložíte. Vznikne běžná vydaná faktura v seznamu Faktury. Na rozdíl od jednoduchého tabulkového importu se přitom zachová i rozpis jednotlivých položek, ne jen souhrnná částka.
Buďme ale féroví i k tomu, na co si u PDF importu dát pozor, ať nemáte falešná očekávání:
- Není to konektor „jedním klikem z Fakturoidu". Žádné přímé napojení na konkurenční nástroj neexistuje — pracujete s PDF soubory, které si ze starého programu stáhnete. To je ovšem standard: PDF vystavených faktur umožňuje stáhnout prakticky každý nástroj.
- Import využívá AI sken. Každý dokument spotřebuje jeden AI sken z vašeho měsíčního limitu (5 zdarma, 150 v plánu PRO, reset 1. dne měsíce). Pro migraci celé roční historie je proto praktičtější plán PRO; ve FREE zvládnete pár dokladů měsíčně, případně import rozložíte do více měsíců.
- AI si nejlépe poradí se standardními fakturami v češtině nebo angličtině. Ručně psané doklady, skeny nízké kvality nebo velmi nestandardní formáty vždy po rozpoznání zkontrolujte.
- Faktury vede v korunách (CZK). Taxorio počítá faktury v českých korunách; pro evidenci tuzemské OSVČ to pokrývá naprostou většinu situací.
Dotažení klientů přes ARES
U klientů je to nejpříjemnější. Když faktura obsahuje IČO, Taxorio se podívá do rejstříku ARES a klienta i s adresou a DIČ vám založí (nebo propojí s existujícím) automaticky — žádné ruční vyplňování u každé faktury.
Tip: ARES využijete i mimo import. Kdykoli zakládáte nového klienta ručně, stačí zadat IČO a Taxorio dotáhne název firmy, adresu i DIČ z oficiálního rejstříku. Šetří to čas a eliminuje překlepy v údajích na faktuře.
A co přijaté faktury a účtenky?
Doklady, které jste dostali od dodavatelů (přijaté faktury, účtenky), nepatří mezi vydané faktury — evidujete je jako náklady. Nahrajete je v sekci Náklady → Schránka (klidně dávku PDF nebo fotek) a stejná AI z nich vytáhne dodavatele, částky, data i sazby DPH. Pokud doklad obsahuje IČO, Taxorio dodavatele dohledá v ARES. Tahle cesta je ideální právě na doklady, které ve starém nástroji nemáte hezky pohromadě — místo přepisování je prostě vyfotíte nebo nahrajete.
Daňová kontinuita, když máte v jednom roce dva nástroje
Tohle je obava, kvůli které lidé přechod nejčastěji odkládají. Přitom je řešení jednoduché. Daň z příjmů, přiznání k DPH i kontrolní hlášení se nepočítají „za nástroj", ale za zdaňovací období z úhrnu všech vašich dokladů. Stát nezajímá, v jakém programu faktura vznikla — zajímá ho výsledný součet.
Máte tedy dvě varianty, jak na rozdělený rok:
- Naimportujete celý rok do Taxoria. Starší faktury z původního nástroje (přes PDF import) doplníte k těm novým a celý rok máte na jednom místě. Taxorio pak z kompletních dat připraví podklady pro přiznání k DPH (DP3), kontrolní hlášení (KH1) i přiznání k dani z příjmů jako XML pro portál MOJE daně — ze všech dokladů dohromady.
- Necháte starší období ve starém nástroji. Pak při ročním přiznání jednoduše sečtete podklady z obou — z původního programu za měsíce před přechodem a z Taxoria za zbytek roku. Žádný zákon nevyžaduje, abyste celý rok zpracovali v jednom softwaru.
- Plátci DPH: ať zvolíte cokoli, hlídejte, aby každý doklad byl právě jednou — buď ve starém nástroji, nebo v Taxoriu, ne v obou. Hranice „den přechodu" z druhé kapitoly vám v tom udrží pořádek.
První varianta je pohodlnější, protože pak veškerou agendu (faktury, náklady, DPH i daň z příjmů) řešíte z jednoho místa. Druhá je rychlejší, pokud nechcete nic importovat a stačí vám čistý start od data přechodu.
Checklist hladkého přechodu
Shrňme si celý přechod do seznamu, který si můžete odškrtat:
- ☐ Stáhněte si PDF vystavených faktur ze starého nástroje — ještě před zrušením placeného plánu (slouží k importu i archivaci).
- ☐ Poznamenejte si poslední číslo faktury a formát řady.
- ☐ Zvolte den přechodu (ideálně první den měsíce/kvartálu).
- ☐ Naimportujte faktury z PDF (Faktury → Import → Nahrát PDF) a u každého dokladu zkontrolujte rozpoznané údaje.
- ☐ Ověřte, že klienti správně dosedli podle IČO (nové si Taxorio založí z ARES samo).
- ☐ Zkontrolujte, že číslování navázalo — import posune počítadlo nad nejvyšší naimportované číslo.
- ☐ Rozhodněte o nezaplacených fakturách — nechat dožít, nebo naimportovat se stavem.
- ☐ Přijaté doklady a účtenky nahrajte v sekci Náklady → Schránka.
- ☐ Zkontrolujte daňovou stranu — žádný doklad není dvakrát, celý rok jde dohromady.
- ☐ Vystavte první novou fakturu v Taxoriu a ověřte, že číslo navazuje.
Když si projdete tyto body, máte přechod hotový bez ztráty jediného dokladu a bez díry v číselné řadě.
Shrnutí
Změna fakturačního programu během roku není riskantní krok ani porušení nějakého pravidla — je to běžná věc, kterou zvládnete za jedno odpoledne. Klíč je v přípravě: stáhněte si PDF vystavených faktur, poznamenejte si poslední číslo faktury, zvolte den přechodu a navažte číselnou řadu. Historii pak naimportujete z PDF, klienty si Taxorio propojí podle IČO a dohledá v ARES, a daně počítáte z úhrnu dokladů za celé období — bez ohledu na to, kolik nástrojů jste během roku použili.
Taxorio přitom nepředstírá, že má kouzelné tlačítko „přenes vše z Fakturoidu". Má ale poctivý import vydaných faktur z PDF s AI extrakcí (včetně rozpisu položek), napojení na ARES a vše ostatní — fakturaci, evidenci nákladů i přípravu přiznání k DPH a dani z příjmů — pod jednou střechou za zlomek ceny konkurence. Pokud do Taxoria teprve vstupujete, projděte si na začátek průvodce jak nastavit Taxorio — za pár minut máte hotovo a můžete vystavit první fakturu.