Většina lidí mění fakturační program podle stejného scénáře: rok si stěžují, že je nástroj pomalý, drahý nebo že za AI sken dokladů platí zvlášť — a pak čekají na 1. ledna, protože „uprostřed roku se to přece nedělá". Jenže to je mýtus. Fakturační program můžete změnit kterýkoli den v roce, aniž byste přišli o jediný doklad nebo rozbili číselnou řadu faktur.
Tenhle návod vás provede celým přechodem krok za krokem: jak poznat, že je čas jít jinam, co si vyexportovat ze starého nástroje, jak zachovat kontinuitu číslování, co udělat s rozpracovanými fakturami a jak data dostat do Taxoria. Budeme přitom poctiví — popíšeme jen to, co import reálně umí, a řekneme i to, co za vás neudělá.
Signály, že je čas změnit nástroj
Změna programu dá práci, takže má smysl ji dělat jen tehdy, když vám současný nástroj reálně vadí. Tady jsou nejčastější signály, že přechod stojí za úvahu:
- Platíte víc, než využíváte. Máte předplacený plán „pro firmy", ale jako jeden člověk vystavíte pár faktur měsíčně. Kolik vás daňová agenda doopravdy stojí, jsme rozebrali v článku kolik stojí DPH agenda.
- AI sken dokladů je za příplatek. Řada nástrojů účtuje rozpoznávání účtenek a faktur jako samostatný balíček navíc — klidně několik set korun ročně k základní ceně.
- Daně řešíte mimo nástroj. Program umí vystavit fakturu, ale přiznání k DPH, kontrolní hlášení nebo přiznání k dani z příjmů si stejně počítáte v Excelu nebo platíte účetní.
- Nástroj je krásný, ale pomalý. Každá faktura je deset kliknutí a vy už nechcete bojovat s rozhraním.
- Chcete, aby vám s agendou pomáhala AI. Ne jen chatbot v rohu, ale asistent, který umí váš účetní nástroj reálně ovládat.
Pokud zaškrtnete dva a víc bodů, dává smysl o změně vážně přemýšlet. A hlavně — nemusíte na ni čekat do Silvestra.
Mýtus „musím počkat na nový rok"
Představa, že fakturační program jde vyměnit jen k 1. lednu, je hluboce zakořeněná, ale není pravdivá. Pojďme si vyvrátit tři nejčastější obavy.
„Rozbiju si číslování faktur." Nerozbijete, pokud nový nástroj nastavíte tak, aby pokračoval tam, kde starý skončil. Číselná řada není svázaná s konkrétním softwarem — je to jen formát a poslední použité číslo. O tom, jak na to, je celá samostatná kapitola níž.
„Budu mít rok rozdělený mezi dva programy a nedám dohromady přiznání." Daňové přiznání ani kontrolní hlášení se nepodává „z programu" — podává se za celý kalendářní rok (resp. zdaňovací období) ze součtu všech vašich dokladů, ať vznikly kdekoli. Stačí mít data z obou nástrojů na jednom místě. Když si starší faktury naimportujete, máte celý rok pohromadě.
„Přijdu o historii." Nepřijdete. Historii máte ve starém nástroji uloženou a navíc si ji vyexportujete. Žádný seriózní nástroj vám data po odchodu nesmaže ze dne na den a doklady navíc musíte stejně archivovat — jako plátce DPH 10 let od konce zdaňovacího období (§ 35 zákona o DPH), jako neplátce na daňové evidenci po dobu, kdy neuplynula lhůta pro stanovení daně (zpravidla 3 roky, § 7b zákona o daních z příjmů).
Tip: Nejpřirozenější okamžik pro přechod je první den nového měsíce nebo kvartálu — máte čistou hranici pro evidenci a snadno určíte, od které faktury jedete v novém nástroji. Ale i přechod „od zítřka" je naprosto v pořádku.
Co si připravit ze starého nástroje
Než cokoli rušíte nebo přepínáte, vyexportujte si ze stávajícího programu data. Drtivá většina nástrojů (Fakturoid, iDoklad i další) umí export do CSV nebo XLSX — hledejte ho v sekci faktury, klienti nebo v nastavení účtu. Připravte si tři věci:
- Seznam vystavených faktur ideálně jako CSV/XLSX. Klíčové sloupce jsou číslo faktury, jméno odběratele, IČO, datum vystavení, datum splatnosti, datum zdanitelného plnění, celková částka (s DPH), sazba DPH a stav (zaplaceno / nezaplaceno).
- Seznam klientů — alespoň jméno a IČO. Zbytek (adresu, DIČ) si v Taxoriu doplníte automaticky, jak uvidíte dál.
- Poslední použité číslo faktury a formát číselné řady. Tedy například že vaše poslední faktura roku 2026 nese číslo 2026-0042 a řada má formát „rok-pořadí". Tahle informace je pro hladký přechod nejdůležitější.
Z čistě praktického hlediska si zároveň stáhněte i PDF vystavených faktur. Účetní data sice naimportujete z CSV, ale originální PDF dokladů je dobré mít archivované u sebe — kvůli archivační povinnosti (u plátců DPH 10 let podle § 35 zákona o DPH) a pro případ kontroly.
Pozor: Export ze starého nástroje udělejte ještě předtím, než zrušíte placené předplatné. Po zrušení se někdy přístup k exportu omezí. Data si nejdřív stáhněte, teprve potom rušte.
Krok za krokem: kdy přepnout a jak zachovat kontinuitu
1. Stanovte si den přechodu
Vyberte konkrétní datum (ideálně začátek měsíce). Faktury s datem vystavení do tohoto dne dořešíte ve starém nástroji, novější už vystavíte v Taxoriu. Mít jasnou hranici vám usnadní orientaci i pozdější kontrolu.
2. Zachovejte číselnou řadu
Tohle je srdce celého přechodu. Taxorio používá pevný formát čísla YYYYXXXX (rok a čtyřmístné pořadí, např. 20260043) a pořadové číslo se přiděluje automaticky. Formát ani počáteční číslo nelze přizpůsobit původnímu systému — řada v Taxoriu prostě začne novou souvislou posloupností v rámci roku. Zákon konkrétní formát řady nepředepisuje (vyžaduje jen evidenční číslo na daňovém dokladu), takže nová řada je v pořádku; podstatné je jen to, aby byla souvislá a jednoznačná, což Taxorio hlídá za vás.
S číslováním vám přitom pomůže samotný import:
- Číslování je automatické. Pevný formát YYYYXXXX a přidělování pořadového čísla v rámci roku řeší Taxorio samo — nemusíte (a nemůžete) nastavovat formát ani počáteční hodnotu. Více o číslování najdete v článku nastavení číslování faktur.
- Import posune počítadlo. Když naimportujete historické faktury z CSV, Taxorio si po dokončení importu sám posune interní počítadlo nad nejvyšší naimportované číslo. Další nová faktura tak automaticky naváže tam, kde data končí — bez ručního dopočítávání.
3. Vyřešte rozpracované a nezaplacené faktury
U faktur, které jste vystavili ve starém nástroji a klient je zatím nezaplatil, máte dvě možnosti:
- Nechte je dožít ve starém systému. Faktura je už vystavená a odeslaná — klient ji zaplatí podle původního PDF. Vy si jen pohlídáte, až přijde platba, a stav si poznamenáte. Tahle cesta je nejjednodušší.
- Naimportujte je do Taxoria i s aktuálním stavem. Pokud chcete mít přehled o pohledávkách na jednom místě, naimportujete i nezaplacené faktury — stav „nezaplaceno" se přenese a uvidíte je mezi otevřenými pohledávkami.
Rozpracované koncepty (rozjednané faktury, které jste ještě neodeslali) zpravidla nemá smysl tahat přes export — bývá rychlejší vystavit je rovnou nanovo v novém nástroji.
Import do Taxoria: co umí (a co ne)
Teď to nejpraktičtější — jak data reálně dostanete dovnitř. Taxorio má dvě nezávislé cesty importu a každá se hodí na něco jiného.
Import faktur z CSV
Hlavní nástroj pro migraci historie je import faktur z CSV. Funguje ve dvou krocích, takže máte vše pod kontrolou:
- Nahrajete CSV soubor. Taxorio si sám rozpozná oddělovač (čárka i středník), poradí si se souborem z českého Excelu (včetně diakritiky v hlavičkách a kódování) i s hodnotami v uvozovkách. Nemusíte soubor nijak ručně upravovat.
- Zkontrolujete mapování sloupců. Taxorio se s pomocí AI pokusí přiřadit vaše sloupce ke správným polím faktury — takže nezáleží na tom, jestli se sloupec jmenuje „Číslo faktury", „Invoice Number" nebo „Celkem". Návrh mapování vám ukáže k odsouhlasení a vy ho podle potřeby doladíte. Pak import potvrdíte.
Z CSV se přenesou tato pole (pokud je v souboru máte):
| Pole | Co to je |
|---|---|
| Číslo faktury | Vaše vlastní číslo (řada se zachová) |
| Jméno klienta | Název odběratele |
| IČO klienta | Slouží k dohledání a propojení klienta |
| Datum vystavení | Formáty 12.3.2026 i 2026-03-12 |
| Datum splatnosti | Splatnost faktury |
| Datum zdanitelného plnění | DUZP (pokud je v exportu) |
| Celková částka | Částka v Kč, ideálně včetně DPH |
| Sazba DPH | 21 %, 12 %, 0 % — i ve tvaru „21" nebo „21 %" |
| Stav | Zaplaceno / vystaveno / stornováno (česky i anglicky) |
| Datum úhrady | Kdy byla faktura zaplacena |
Z těchto polí Taxorio sestaví fakturu s jednou souhrnnou položkou. Data dat ve formátu DD.MM.RRRR i v ISO tvaru si přepočítá samo a stav faktury (zaplaceno, vystaveno, po splatnosti, stornováno) rozezná z českých i anglických hodnot. Pokud by se v souboru objevila faktura s číslem, které už v Taxoriu existuje, import vás na to upozorní srozumitelnou hláškou — nevznikne tichý duplikát.
Buďme ale féroví i k tomu, co CSV import neumí, ať nemáte falešná očekávání:
- Není to konektor „jedním klikem z Fakturoidu". Žádné přímé napojení na konkurenční nástroj neexistuje — pracujete s exportním CSV souborem, který si ze starého programu stáhnete. To je ovšem standard: CSV/XLSX export umí prakticky každý nástroj.
- Nepřenáší rozpis položek faktury. Z CSV vznikne jedna souhrnná řádka s celkovou částkou, ne původní detailní rozpis jednotlivých položek. Pro účetní a daňovou evidenci (DPH, příjmy) je to plně dostačující — souhrnnou hodnotu i sazbu DPH máte správně.
- Faktury vede v korunách (CZK). Taxorio počítá faktury v českých korunách; pro evidenci tuzemské OSVČ to pokrývá naprostou většinu situací.
- Najednou zvládne stovky řádků v jedné dávce — pro běžnou roční historii OSVČ víc než dost. Velmi rozsáhlou historii prostě naimportujete na víc dávek.
Dotažení klientů přes ARES a AI sken PDF
U klientů je to nejpříjemnější. Při importu Taxorio podle IČO propojí fakturu s existujícím klientem, nebo klienta podle jména a IČO rovnou založí — žádné ruční vyplňování u každé faktury. Stejné IČO v rámci jednoho importu navíc sdílí jednoho klienta, takže nevzniknou duplicity.
A pak je tu druhá, samostatná cesta importu — AI sken faktur a účtenek. Když nahrajete PDF nebo fotku dokladu (klidně dávku až 20 souborů najednou), AI z něj vytáhne dodavatele, částky, data i sazby DPH. Pokud doklad obsahuje IČO, Taxorio se podívá do rejstříku ARES a klienta i s adresou a DIČ vám založí automaticky. Tahle cesta je ideální na přijaté faktury a náklady, které ve starém nástroji možná nemáte hezky v CSV — místo přepisování je prostě vyfotíte nebo nahrajete.
Tip: ARES využijete i mimo import. Kdykoli zakládáte nového klienta ručně, stačí zadat IČO a Taxorio dotáhne název firmy, adresu i DIČ z oficiálního rejstříku. Šetří to čas a eliminuje překlepy v údajích na faktuře.
Daňová kontinuita, když máte v jednom roce dva nástroje
Tohle je obava, kvůli které lidé přechod nejčastěji odkládají. Přitom je řešení jednoduché. Daň z příjmů, přiznání k DPH i kontrolní hlášení se nepočítají „za nástroj", ale za zdaňovací období z úhrnu všech vašich dokladů. Stát nezajímá, v jakém programu faktura vznikla — zajímá ho výsledný součet.
Máte tedy dvě varianty, jak na rozdělený rok:
- Naimportujete celý rok do Taxoria. Starší faktury z původního nástroje (přes CSV) doplníte k těm novým a celý rok máte na jednom místě. Taxorio pak z kompletních dat připraví podklady pro přiznání k DPH (DP3), kontrolní hlášení (KH1) i přiznání k dani z příjmů jako XML pro portál MOJE daně — ze všech dokladů dohromady.
- Necháte starší období ve starém nástroji. Pak při ročním přiznání jednoduše sečtete podklady z obou — z původního programu za měsíce před přechodem a z Taxoria za zbytek roku. Žádný zákon nevyžaduje, abyste celý rok zpracovali v jednom softwaru.
- Plátci DPH: ať zvolíte cokoli, hlídejte, aby každý doklad byl právě jednou — buď ve starém nástroji, nebo v Taxoriu, ne v obou. Hranice „den přechodu" z druhé kapitoly vám v tom udrží pořádek.
První varianta je pohodlnější, protože pak veškerou agendu (faktury, náklady, DPH i daň z příjmů) řešíte z jednoho místa. Druhá je rychlejší, pokud nechcete nic importovat a stačí vám čistý start od data přechodu.
Checklist hladkého přechodu
Shrňme si celý přechod do seznamu, který si můžete odškrtat:
- ☐ Vyexportujte data ze starého nástroje (faktury i klienti do CSV/XLSX) — ještě před zrušením placeného plánu.
- ☐ Stáhněte si PDF vystavených faktur kvůli archivaci.
- ☐ Poznamenejte si poslední číslo faktury a formát řady.
- ☐ Zvolte den přechodu (ideálně první den měsíce/kvartálu).
- ☐ Nastavte v Taxoriu číselnou řadu tak, aby navázala na poslední fakturu — ručně nebo automaticky přes import.
- ☐ Naimportujte faktury z CSV a zkontrolujte navržené mapování sloupců.
- ☐ Ověřte, že klienti správně dosedli podle IČO (nové si Taxorio založí samo).
- ☐ Rozhodněte o nezaplacených fakturách — nechat dožít, nebo naimportovat se stavem.
- ☐ Zkontrolujte daňovou stranu — žádný doklad není dvakrát, celý rok jde dohromady.
- ☐ Vystavte první novou fakturu v Taxoriu a ověřte, že číslo navazuje.
Když si projdete těchto deset bodů, máte přechod hotový bez ztráty jediného dokladu a bez díry v číselné řadě.
Shrnutí
Změna fakturačního programu během roku není riskantní krok ani porušení nějakého pravidla — je to běžná věc, kterou zvládnete za jedno odpoledne. Klíč je v přípravě: vyexportujte data, poznamenejte si poslední číslo faktury, zvolte den přechodu a navažte číselnou řadu. Historii pak naimportujete z CSV, klienty si Taxorio propojí podle IČO a nové dohledá v ARES, a daně počítáte z úhrnu dokladů za celé období — bez ohledu na to, kolik nástrojů jste během roku použili.
Taxorio přitom nepředstírá, že má kouzelné tlačítko „přenes vše z Fakturoidu". Má ale poctivý, dvoukrokový CSV import s chytrým mapováním sloupců, AI sken dokladů s napojením na ARES a vše ostatní — fakturaci, evidenci nákladů i přípravu přiznání k DPH a dani z příjmů — pod jednou střechou za zlomek ceny konkurence. Pokud do Taxoria teprve vstupujete, projděte si na začátek průvodce jak nastavit Taxorio — za pár minut máte hotovo a můžete vystavit první fakturu.