„Umí to export do Pohody?" — to je často první otázka, kterou účetní položí, když jí řeknete, v čem si vedete fakturaci. Od teď můžete odpovědět ano. Taxorio nově vyexportuje všechny vaše doklady do XML souboru, který účetní naimportuje přímo do Pohody nebo Money S3 — dvou z nejrozšířenějších účetních programů v Česku. Konec přeposílání PDF a ručního přepisování dokladů.
K čemu je to dobré
Většina OSVČ si fakturaci a výdaje vede sama, ale daně nebo účetnictví jim zpracovává účetní. A ta potřebuje doklady dostat do svého programu. Bez exportu to znamená ruční přepisování každé faktury a účtenky — práci, kterou platíte, a ve které vznikají chyby.
Export pro účetnictví to řeší: jeden soubor za zvolené období obsahuje vše, co do účetnictví patří, ve formátu, kterému účetní program rozumí:
- vydané faktury — včetně dobropisů (opravných daňových dokladů) a daňových dokladů k přijaté platbě,
- výdaje — včetně přijatých dobropisů.
Proforma faktury se do souboru záměrně nedávají — nejsou daňový doklad a do účetnictví nepatří. Aplikace vám ale ukáže, kolik jich v období bylo, ať máte jistotu, že nic nechybí.
Detaily, které za vás nikdo přepisovat nemusí
Export není jen „vysypání" dokladů do souboru. Postarali jsme se o daňové detaily, na kterých import obvykle ztroskotá:
- Dobropisy se přenášejí se zápornými částkami, vazbou na původní fakturu a správným datem pro zařazení do přiznání k DPH — přesně tak, jak to Pohoda i Money očekávají.
- Daňové doklady k přijaté platbě (zálohy) nesou datum přijetí platby, takže DPH skončí ve správném období.
- Přenesená daňová povinnost (reverse charge, typicky nákupy služeb ze zahraničí): doklad se exportuje se základem daně a poznámkou s vyčísleným samovyměřením — účetní hned vidí, kolik DPH má na výstupu i na odpočtu zaúčtovat.
- Krácené uplatnění výdaje (třeba auto používané z 80 % pro podnikání): v poznámce dokladu je vyčíslený odpočet v poměrné výši podle § 75 zákona o DPH.
- Odpočet DPH v jiném období (§ 73 odst. 3 — doklad dorazil po uzávěrce): do Pohody se přenáší polem „Datum uplatnění DPH" automaticky.
- Kódování a limity: Pohoda vyžaduje kódování Windows-1250 — texty mimo českou znakovou sadu (třeba azbuku) přepíšeme do latinky. Money S3 omezuje číslo dokladu na 10 znaků — delší čísla deterministicky zkrátíme — u faktur zůstává původní číslo v popisu dokladu, u výdajů je číslo dokladu dodavatele v poli došlého dokladu.
Oba formáty jsou validované proti oficiálním XSD schématům výrobců (Stormware a Seyfor) — soubor má přesně strukturu, kterou import očekává. A pokud u konkrétního dokladu potřebuje účetní něco vědět, karta na to upozorní předem.
Kontroly před exportem: aplikace myslí za vás
Před stažením souboru karta zobrazí nálezy „Na co se podívat před exportem" — srozumitelný seznam věcí, které si zaslouží pozornost. Texty jsou psané tak, abyste je mohli poslat účetní tak, jak jsou:
- doklady v režimu přenesené daňové povinnosti (a co s nimi má účetní udělat),
- stornované faktury, které v exportu nejsou — ale pokud je účetní importovala dříve, musí je vystornovat i u sebe,
- duplicitní nebo zkrácená čísla dokladů,
- plnění s 0 % DPH, historická sazba 15 %, výdaje v cizí měně a další.
Jak na to
- V aplikaci otevřete sekci Daně.
- Na kartě Export pro účetnictví zvolte formát — Pohoda, nebo Money S3.
- Vyberte období: konkrétní měsíc či kvartál, nebo celý rok.
- Projděte počty dokladů a nálezy, klikněte na Stáhnout XML.
- Soubor pošlete účetní — v Pohodě ho naimportuje přes Soubor → Datová komunikace → XML import/export, v Money S3 přes Nástroje → Výměna dat XML.
Pro koho je export dostupný
Export pro účetnictví je součástí plánu PRO — stejně jako XML exporty pro DPH přiznání a kontrolní hlášení. Ve FREE plánu kartu uvidíte, ale stažení je zamčené.
A pokud přecházíte opačným směrem — z Pohody, Fakturoidu nebo jiného nástroje do Taxoria — podívejte se na import faktur, který zvládne i soubory z konkurenčních aplikací.