Dobré měsíční předání odpoví na tři otázky: co se stalo, který doklad to prokazuje a jak se pohyb peněz vypořádal. Samotná faktura neprokazuje úhradu a bankovní řádek nevysvětluje daňový režim. Proto účetní neposílejte deset nesouvisejících e-mailů, ale jeden uzavřený a popsaný balíček.
Daňová evidence OSVČ obsahuje údaje o příjmech a výdajích, majetku a dluzích. Opírá se o zákon o daních z příjmů; plátci a identifikované osoby navíc řeší evidenci podle zákona o DPH. Praktické shrnutí publikuje Finanční správa na stránce Podnikatel (OSVČ).
Domluvte si jeden kanál, termín a stav „hotovo“
S účetní si potvrďte den uzávěrky, zabezpečený způsob předání, požadované formáty a pravidlo pro pozdní změny. Prakticky můžete do 5. dne doplnit minulý měsíc, do 7. dne spárovat platby a do 8. dne předat balíček. Co chybí, zapište do seznamu „čekám na dodavatele“; ticho by účetní mohla považovat za úplnost.
Složky a názvy, které se samy řadí
2026/
2026-06/
01_vydane-faktury/
02_prijate-doklady/
03_banka-a-platformy/
04_hotovost/
05_majetek-a-smlouvy/
06_dane-a-exporty/
99_otazky-a-chybi/Soubor pojmenujte například 2026-06-15_VF-2026-0042_Alfa_18150-00-CZK.pdf. Začněte datem RRRR-MM-DD, přidejte typ a číslo, partnera, částku a měnu. Nepoužívejte lomítka, dvojtečky ani scan001.pdf. Opravenou verzi označte třeba _oprava-2026-07-03 a vysvětlete, co se změnilo.
Vydané faktury a přijaté doklady
Předejte všechny vydané faktury, konečné faktury, dobropisy a daňové doklady k přijaté platbě. Uveďte číslo, odběratele, datum vystavení, DUZP, splatnost, měnu a režim DPH. Proforma není daňový doklad, ale přijetí zálohy může vyvolat navazující daňový doklad.
Přiložte stav úhrady: zaplaceno, částečně zaplaceno, přeplatek, zápočet, platba třetí osobou nebo otevřená pohledávka. Jednu platbu za více faktur rozepište. U storna napište, zda byl původní doklad už importován.
Mezi přijaté doklady patří faktury dodavatelů, účtenky, přijaté dobropisy, smlouvy a podklady k obchodnímu účelu. Samotný karetní výpis nestačí. Označte datum úhrady, soukromou část, procento podnikatelského použití a náklady, které neuplatňujete. Dobropis propojte s původním dokladem i vrácenou platbou.
Platby, banka, platformy a hotovost
Podklady k platbám musí propojit počáteční a konečný zůstatek všech podnikatelských účtů a platforem. Předejte kompletní výpisy bank, karetních bran, Wise, Revolutu či PayPalu. Označte vlastní vklady, soukromé výběry, převody mezi účty a vratky. Hromadnou výplatu platformy rozdělte na hrubou tržbu, poplatek, konverzi a čistou výplatu.
Pro hotovost dodejte počáteční stav, příjmy, výdaje, převody do banky a konečný stav. Ke každému pohybu patří doklad. Výběr z bankomatu není sám o sobě daňový výdaj a nákup kartou není pokladní pohyb. Skutečný zůstatek měsíčně přepočítejte.
Cizí měny, majetek a nepravidelné události
U položek, pro které jsou použity cizí měny, uchovejte originální částku a měnu, datum přepočtu, kurz a zdroj, hodnotu v CZK, skutečnou platbu a poplatky. Cizí měny mohou vytvořit rozdíl mezi kurzem dokladu a kurzem úhrady. Taxorio podporuje zahraniční výdaje s přepočtem do CZK, nikoli běžné vystavování nových faktur v cizí měně.
Notebook, vozidlo nebo stroj mohou být majetek, ne běžný měsíční výdaj. Přiložte pořizovací doklad, datum uvedení do užívání, sériové číslo, vedlejší pořizovací náklady, podnikatelské využití a informace o prodeji, škodě či likvidaci. Upozorněte také na úvěry, leasing, dotace, pojistná plnění a nové dlouhodobé smlouvy.
Výjimky DPH a opravy dejte na titulní seznam
Mezi výjimky DPH zařaďte reverse charge, plnění z EU a třetích zemí, 0% nebo osvobozené plnění, poměrný odpočet, chybějící DIČ, historickou sazbu, zálohy a pozdě uplatněný odpočet. Nulová sazba není jeden univerzální řádek přiznání. Rozdíl mezi přiznáním a kontrolním hlášením vysvětluje oficiální stránka Kontrolní hlášení DPH.
Ve složce opravy držte dobropisy, vratky, storna a změny po minulé uzávěrce. Uveďte původní číslo, důvod, datum zjištění a zda už byl doklad v importu nebo podání. Novou verzi nikdy neposílejte bez upozornění na starou.
Co přesně obsahují exporty Taxorio
POHODA a Money S3 XML: účetní export je nyní v omezeném přístupu pro povolené účty, nikoli obecně pro všechny účty PRO. Pokud kartu vidíte, měsíční, čtvrtletní nebo roční XML obsahuje vydané standardní, konečné a opravné faktury a daňové doklady k přijaté platbě ve stavu ISSUED, PAID či OVERDUE a přijaté výdajové doklady. Vydané faktury se do období vybírají podle DUZP (taxableSupplyDate); přijaté výdaje podle taxableSupplyDate a pouze při jeho absenci podle expenseDate. Proformy a stornované faktury v XML nejsou. Vydané faktury nesou položky, přijaté doklady souhrnné částky. Viz nápověda k účetnímu exportu.
XML nepřenáší likvidaci úhrad, bankovní výpis, pokladní deník, přílohy ani registr majetku. Uhrazené doklady se musí po importu spárovat. Zahraniční výdaje jdou v CZK s poznámkou; reverse charge, 0% DPH, krácení, posunutý odpočet a storna vyžadují kontrolu. POHODA používá Windows-1250; Money S3 omezuje číslo dokladu na deset znaků.
CSV knihy příjmů a výdajů: všichni uživatelé FREE i PRO mohou stáhnout roční CSV. Obsahuje uhrazené příjmy a uhrazené výdaje v cash-basis pohledu, data, partnera, číslo, DUZP, datum úhrady, základ, DPH, celkem a procento použití. Neobsahuje neuhrazené doklady, přílohy, bankovní řádky ani majetkovou kartu.
ISDOC: PDF vydané faktury ve FREE i PRO v rámci limitu obsahuje ISDOC 6.0.2 s identifikací stran, typem a daty, položkami, DPH, součty a dostupnými platebními údaji. Jde o jeden doklad, ne o měsíční knihu ani důkaz úhrady. Taxorio také načítá podporované přijaté .isdoc/.isdocx; viz nápověda ISDOC.
Daňové XML: DPHKH1 a DPHDP3 vyžadují PRO. DPHKH1 je pro plátce DPH; DPHDP3 pro plátce a v relevantním měsíci také identifikovanou osobu. DPFDP7 je rovněž PRO a sestavuje podnikatelskou část z uhrazených příjmů a výdajů nebo paušálu. Automaticky nepokrývá zaměstnání, nájem, kapitálové příjmy, osobní odpočty, děti ani všechny slevy. Hranice shrnuje nápověda DPFDP7.
Checklist podle daňového statusu
- Neplátce se skutečnými výdaji: doklady, úhrady, banka, hotovost, cizí měny, majetek, soukromé části a opravy.
- Plátce DPH: navíc DUZP, datum odpočtu, DIČ, sazby, reverse charge, zálohy, dobropisy a kontrola DPHDP3 proti DPHKH1.
- Identifikovaná osoba: přijaté B2B služby z EU, přijaté služby ze třetích zemí a pořízení zboží z EU, u nichž jí vzniká povinnost přiznat českou DPH; DPHDP3 podává jen za měsíce s relevantním plněním, daň přiznává bez nároku na odpočet a DPHKH1 nepodává.
- Výdajový paušál nebo paušální režim: úplné příjmy a úhrady, pohledávky, jiné druhy příjmů a podklady k podmínkám režimu; DPH se řídí samostatným statusem.
Otázky pro účetní před uzavřením měsíce
- Chybí některý doklad, výpis nebo vysvětlení platby?
- Které pohledávky a závazky zůstávají otevřené?
- Patří některý nákup do majetku nebo do více období?
- Je u zahraničních plnění správný kurz, reverse charge a období DPH?
- Promítly se dobropisy, storna a pozdní opravy i do dříve předaných dat?
- Potřebuje účetní rozhodnutí o účelu, soukromém použití nebo slabém důkazu?
Po odpovědi uložte protokol s datem, obdobím, seznamem souborů, verzí exportu a otevřenými body. Příští měsíc tak navážete na jasný stav.