Dokončili jste práci v červnu, ale v srpnu zjistíte, že jste nevystavili fakturu. Nebo vám při úklidu e-mailu vyskočí přijatý doklad z minulého čtvrtletí. V obou případech jde o „zapomenutou fakturu“, ale správný postup je jiný. Rozhoduje, zda je doklad vydaný, nebo přijatý, zda už existuje, zda byl zaplacen a zda jste plátce DPH.
Nejdůležitější je chybu nezakrývat. Nevymýšlejte staré datum vystavení, nemažte okolní doklady a neposouvejte DUZP jen proto, aby plnění spadlo do aktuálního měsíce. Nejprve zjistěte, co se skutečně stalo, potom opravte evidenci a případně daňová podání.
Nejdřív rozlište čtyři různé situace
| Co se stalo | První krok | Hlavní riziko |
|---|---|---|
| Práci jste provedli, ale fakturu vůbec nevystavili | Vystavit ji nyní se skutečnými údaji o plnění | U plátce DPH mohla daň patřit do staršího období |
| Fakturu jste vystavili, ale neposlali zákazníkovi | Doklad odeslat a doložit komunikaci | Pozdní úhrada a zhoršení vymahatelnosti |
| Přijatá faktura přišla pozdě | Zařadit ji do evidence a posoudit daňové období | Chybějící výdaj nebo pozdě uplatněný odpočet |
| Doklad jste měli, ale nezaevidovali | Porovnat s již podanými přiznáními | Nutnost opravit DPH, kontrolní hlášení nebo přiznání k příjmům |
Vydanou fakturu jste vůbec nevystavili
Fakturu vystavte bez dalšího odkladu. Použijte aktuální skutečné datum vystavení a další volné číslo ve své číselné řadě. Zároveň uveďte skutečné datum plnění, které odpovídá smlouvě, předání práce nebo jinému rozhodnému okamžiku. Pozdní vystavení neopravíte tím, že vytvoříte dokument, který bude předstírat vznik před dvěma měsíci.
U plátce DPH zákon obecně ukládá vystavit daňový doklad do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo uskutečnění plnění. Pokud lhůtu zmeškáte, fakturu stále musíte vystavit. Datum vytvoření dokladu ale nepřepisuje původní DUZP a neposouvá povinnost přiznat daň.
U neplátce DPH nebude problém s odvodem DPH do starého období, ale stále potřebujete správnou evidenci pohledávky a příjmu. Jestli zákazník ještě nezaplatil, faktura zůstává pohledávkou. Jestli zaplatil před vystavením, přiřaďte platbu k dokladu a uchovejte podklady, z nichž je patrné, za co byla.
Faktura existuje, ale zákazník ji nedostal
Tady se daňový doklad zpravidla nemění. Ověřte správnost údajů a pošlete ho zákazníkovi co nejdříve s krátkým vysvětlením. Neměňte datum vystavení ani číslo jen proto, abyste „restartovali“ splatnost. Na nové splatnosti se můžete se zákazníkem dohodnout, ale dohoda by měla být dohledatelná.
Pokud je faktura už po splatnosti, nezačínejte výhrůžnou upomínkou. Přiznejte administrativní chybu, navrhněte přiměřený nový termín a potvrďte, že obsah plnění i cena odpovídají dohodě. U dlouhého prodlení prověřte také promlčení pohledávky a smluvní podmínky.
Co dělat jako plátce DPH
Pro DPH je rozhodující skutečné datum zdanitelného plnění, případně den přijetí úplaty, pokud povinnost přiznat daň vznikla dříve. Pozdě vystavená faktura proto může patřit do období, za které jste už podali přiznání a kontrolní hlášení.
Postupujte v tomto pořadí:
- určete správné DUZP z objednávky, smlouvy, předávacího protokolu a plateb,
- vystavte doklad s aktuálním datem vystavení a skutečným DUZP,
- zkontrolujte, zda už bylo za původní období podáno přiznání k DPH,
- ověřte dopad do kontrolního hlášení,
- pokud se zvyšuje poslední známá daň, podejte odpovídající dodatečné přiznání a následné kontrolní hlášení podle konkrétní situace,
- uschovejte vysvětlení a podklady k opravě.
Pokud chybu objevíte ještě před uplynutím řádné lhůty pro podání, může se použít opravné podání. Po uplynutí lhůty se pracuje s dodatečným přiznáním a případně následným kontrolním hlášením. Přesný postup závisí na tom, co už bylo podáno a zda se mění daňová povinnost. U významné částky nebo více období zapojte účetní či daňového poradce.
Jak je to u daně z příjmů
U OSVČ vedoucí daňovou evidenci je pro zdanitelný příjem zpravidla rozhodující okamžik, kdy peníze skutečně obdrží. Faktura vystavená v prosinci a zaplacená v lednu tak obvykle vstoupí do příjmů až v lednu. Současně ale na konci roku evidujete nezaplacenou fakturu jako pohledávku.
Pokud vedete účetnictví, uplatňujete jiná pravidla a výnos se neřídí jednoduše dnem platby. Stejně tak mohou být zvláštní dopady při ukončení činnosti, změně způsobu uplatňování výdajů nebo vstupu do paušálního režimu. Článek proto nenahrazuje individuální posouzení těchto přechodů.
OSVČ s výdajovým paušálem nesmí zapomenout, že i ona vede záznamy o příjmech a pohledávkách. Chybějící vydaná faktura tedy není problém jen pro toho, kdo uplatňuje skutečné výdaje.
Přijatá faktura dorazila pozdě
Nejdřív ověřte, zda je doklad věcně správný, souvisí s podnikáním a nebyl zaevidován už dříve pod jiným číslem nebo z bankovního pohybu. Potom ho vložte do evidence se skutečnými údaji — nepřepisujte datum vystavení dodavatele ani DUZP.
V daňové evidenci se skutečný výdaj obvykle projeví podle zaplacení, pokud je daňově uznatelný. Faktura z prosince zaplacená v lednu tedy zpravidla ovlivní až následující rok. Nezaplacený doklad ale může být závazkem, který potřebujete na konci období evidovat.
U plátce DPH je potřeba oddělit datum uskutečnění plnění od okamžiku, kdy máte k dispozici daňový doklad. Nárok na odpočet nelze uplatnit dříve, než jsou splněny zákonné podmínky včetně držení dokladu. Nemusíte ho ale vždy vměstnat do měsíce uvedeného jako DUZP; odpočet lze obecně uplatnit i v některém pozdějším období v zákonné lhůtě.
Pro nároky vzniklé od 1. ledna 2025 obecně platí, že odpočet nelze uplatnit po skončení druhého kalendářního roku bezprostředně následujícího po roce, ve kterém nárok vznikl. Existují zvláštní situace a výjimky, proto velmi starý nebo významný doklad neposuzujte jen podle této jedné věty.
Doklad je z minulého roku
Přelom roku budí největší obavy, ale postup je pořád stejný: oddělte fakturu, platbu, DUZP a dříve podaná přiznání. Samotný rok v čísle faktury neurčuje rok zdanění.
- Vydaná a nezaplacená faktura neplátce v daňové evidenci: evidujete pohledávku; příjem zpravidla vznikne až úhradou.
- Vydané zdanitelné plnění plátce: DPH se řídí skutečným DUZP nebo dřívějším vznikem povinnosti, ne úhradou faktury.
- Přijatý výdaj v daňové evidenci: posuzujete podnikatelskou souvislost a datum zaplacení.
- Odpočet DPH z přijatého dokladu: potřebujete daňový doklad a hlídáte zákonnou lhůtu.
Pokud už bylo podáno přiznání k dani z příjmů a nově objevená skutečnost mění poslední známou daň, může vzniknout povinnost podat dodatečné přiznání. U výdaje, který by daň jen snižoval, se pravidla a rozhodnutí podat dodatečné přiznání liší. Než opravíte uzavřený rok, nechte si dopad potvrdit.
Co rozhodně nedělat
- Nevkládejte staré datum vystavení. Doklad má ukazovat, kdy byl skutečně vytvořen.
- Neposouvejte DUZP. Musí odpovídat skutečnému plnění.
- Nepoužívejte staré obsazené číslo. Zachovejte souvislou a jednoznačnou řadu.
- Nemažte navazující faktury. Kvůli jedné mezeře nerozbíjejte historii celé evidence.
- Nezadávejte přijatý doklad dvakrát. Před vložením zkontrolujte číslo, dodavatele, částku a bankovní platbu.
- Nečekejte na konec roku. U DPH mohou s prodlením růst úroky a další následky.
Kdy použít storno a kdy opravný doklad
Pokud faktura zachycuje skutečně dodané plnění a chyba je jen v některém údaji, nepoužívejte automaticky storno. Odeslaný doklad má zůstat dohledatelný a oprava musí odpovídat povaze chyby. Při změně ceny nebo zrušení plnění může být potřeba opravný daňový doklad. Storno se hodí pro doklad, který neměl vůbec vzniknout a nevstoupil správně do oběhu.
Rozlišení vysvětlujeme podrobně v článku Dobropisy a opravné daňové doklady. V aplikaci se řiďte také nápovědou ke stornu a mazání faktur, aby zůstala zachována návaznost evidence.
Jak zapomenutým fakturám předcházet
- Fakturujte z události. Dokončení práce, podpis předávacího protokolu nebo konec měsíce musí spustit konkrétní úkol.
- Používejte jedno místo pro doklady. Vydané faktury, přijaté výdaje a přílohy nemají být rozdělené mezi tabulku, e-mail a telefon.
- Jednou týdně kontrolujte rozpracované zakázky. Ptejte se: co bylo dodáno, ale ještě není vyfakturováno?
- Jednou měsíčně porovnejte evidenci s bankou. Neznámá platba často odhalí chybějící doklad; neuhrazená faktura zase potřebuje upomínku.
- Před podáním DPH uzavřete období. Zkontrolujte DUZP, číselnou řadu, přijaté doklady a neobvyklé částky.
Taxorio drží faktury, výdaje, přílohy a stavy úhrad na jednom místě. Číslování běží automaticky a přijatý doklad můžete rovnou nahrát nebo vyfotit. V plánu PRO navíc připravíte XML pro přiznání k DPH a kontrolní hlášení. Když pak něco objevíte pozdě, máte alespoň úplnou historii, podle které lze chybu bezpečně opravit.
Kontrolní seznam při objevení starého dokladu
- Je doklad vydaný, nebo přijatý?
- Existoval už dříve, nebo ho teprve vytváříte?
- Jaké je skutečné datum plnění a datum úhrady?
- Jste vy a druhá strana plátci DPH?
- Bylo za dotčené období už podáno DPH, kontrolní hlášení nebo daňové přiznání?
- Mění doklad poslední známou daň?
- Máte uložené podklady, které vysvětlují opravu?
Jedna zapomenutá faktura je opravitelná. Nejhorší variantou je vytvořit druhou chybu ve snaze skrýt tu první. Zapište skutečnost tak, jak nastala, a u uzavřeného daňového období si nechte potvrdit správný typ podání.