Учёт расходов для предпринимателя так же важен, как и выставление счетов. Каждый признаваемый расход уменьшает налоговую базу, а вместе с ней и налог на доходы. У плательщиков DPH (чешского НДС) он вдобавок даёт право на вычет налога на входе. В Taxorio расход можно внести двумя способами — вручную или загрузив документ, из которого данные извлечёт ИИ. Ниже разберём оба пути по шагам.
Ручной ввод расхода: шаг за шагом
Шаг 1: откройте форму
В главном меню выберите «Расходы», затем нажмите «Новый расход» в правом верхнем углу. Откроется форма нового расхода.
Шаг 2: данные поставщика
Укажите, у кого вы купили товар или услугу:
- Название поставщика — поле с автодополнением. Если вы уже вносили расход от этого поставщика, начните печатать, и приложение предложит готовое значение.
- IČO поставщика — восьмизначный идентификационный номер организации.
- DIČ поставщика — налоговый идентификационный номер; без него вычет DPH не подтвердить.
Шаг 3: идентификация документа
Каждый расход должен опираться на документ. Заполните:
- Номер документа — номер счёта или кассового чека поставщика.
- Дата выписки — когда документ был выставлен.
- DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění, дата налогооблагаемой поставки) — когда услуга была оказана или товар поставлен. У плательщиков DPH именно эта дата определяет налоговый период, в который попадёт документ.
Шаг 4: описание расхода
В поле «Описание» напишите короткую, но однозначную формулировку — например «Годовая лицензия на среду разработки» или «Мобильный тариф за 02/2026». Понятное описание пригодится и при поиске, и при налоговой проверке.
Шаг 5: ставка DPH
Выберите ставку, которая соответствует покупке. Быстрые кнопки покрывают три действующие ставки:
- 21 % — основная ставка (большинство товаров и услуг);
- 12 % — пониженная ставка (продукты питания, книги, часть услуг);
- 0 % — освобождение от DPH или покупка у неплательщика.
Если вы покупаете за границей и на документе стоит другая ставка, впишите её вручную в поле рядом.
Шаг 6: переключатель «с DPH» и «без DPH»
На одних документах указана сумма с налогом, на других — без него. Поэтому в форме есть переключатель:
- «Ввожу с DPH» — вы вводите итоговую сумму, приложение считает базу и налог;
- «Ввожу без DPH» — вы вводите базу, приложение считает налог и итог.
Пересчёт идёт прямо при вводе: все три значения видны одновременно.
Шаг 7: поля сумм
Форма показывает три связанных поля:
- База без DPH — сумма без налога;
- DPH — налог по выбранной ставке;
- Итого с DPH — конечная сумма.
Под ними выводится полоса с соотношением базы и налога — видно сразу, какую долю итоговой суммы составляет DPH.
Шаг 8: процент делового использования
Не каждый расход относится к бизнесу целиком. Типичный случай — телефон или ноутбук, которым вы пользуетесь и в личной жизни. Для таких расходов задайте долю делового использования.
Готовые кнопки: 100 %, 80 %, 50 %, 30 %; своё значение вводится в поле рядом.
Если доля меньше 100 %, форма показывает строку с признаваемой суммой. При расходе 10 000 Kč и 80 % на бизнес это 8 000 Kč, остальные 20 % — личное использование. В расходы для декларации попадёт именно признаваемая часть.
Шаг 9: категория расхода
Категории собраны в группы, чтобы не листать весь список:
- IT и техника — программное обеспечение и лицензии, оборудование;
- Эксплуатация — канцелярия, аренда, телефон и интернет;
- Поездки и транспорт — командировочные, топливо, автомобиль;
- Профессиональные услуги — услуги подрядчиков, юридические, бухгалтерские, страхование;
- Торговля — маркетинг и реклама;
- Ремесло и материалы — материал, инструмент;
- Обучение — курсы и повышение квалификации;
- Неналоговые расходы — представительские расходы и подарки, а также собственные отчисления OSVČ (социальное и медицинское страхование, налог на доходы);
- Прочее — всё, что не попало в остальные группы.
Обратите внимание на последнюю группу. Эти суммы остаются в учёте и видны в отчётах, но налоговую базу не уменьшают (§ 25 абз. 1 закона о налогах на доходы), а по представительским расходам не возникает и права на вычет DPH (§ 72 абз. 4 закона о DPH).
Шаг 10: вложение с документом
К расходу можно приложить скан или фотографию документа. Принимаются PDF, изображения (JPG, PNG, WEBP, HEIC), файлы ISDOC и офисные форматы; предел одного файла — 50 МБ.
Формально вложение необязательно, но при налоговой проверке каждый учтённый расход нужно подтвердить документом. Если он лежит в приложении, искать его в папках не придётся.
Распознавание документов с помощью ИИ
Ручной ввод надёжен, но на большом объёме утомителен. Поэтому документ можно просто загрузить — данные из него извлечёт ИИ, а вам останется проверить результат.
Шаг 1: загрузите документ
В разделе «Документы» нажмите «Загрузить» или перетащите файл в отмеченную область. Тот же документ можно прислать на сборный почтовый адрес (тариф PRO) или снять телефоном через QR-сессию.
Шаг 2: что распознаётся
- название, IČO и DIČ поставщика;
- номер документа;
- дата выписки и DUZP;
- суммы — база, DPH, итого;
- ставка DPH и валюта документа;
- предполагаемая категория расхода.
Шаг 3: насколько ИИ уверен в прочитанном
У обработанного документа указывается общий процент уверенности распознавания, и по нему документ попадает в одну из очередей:
- «Готово» — уверенность 80 % и выше, и ни одного стоп-сигнала;
- «На проверку» — уверенность ниже 80 %, либо не хватает обязательного значения (поставщик, сумма, дата выставления, ставка DPH), либо это авансовый счёт, отменённая ставка 15 %, иностранный поставщик с чешским DPH, нестыковка при переносе налоговой обязанности (нет кода предмета поставки или страны поставщика, на документе указан DPH, режим не соответствует вашему статусу по DPH) или кредит-нота без исходного документа;
- «Обрабатывается» и «Ошибка» — документ ещё в работе или прочитать его не удалось.
Так вы сразу видите, к каким документам придётся вернуться, а какие можно завести без правок.
Шаг 4: проверка и подтверждение
Откройте документ — слева будет оригинал (PDF или изображение), справа форма с извлечёнными данными. Сравните значения с оригиналом, поправьте, что нужно, и нажмите «Создать расход». Расход сохранится вместе с приложенным оригиналом.
Шаг 5: предупреждение о дубликате
Если в учёте уже есть расход с тем же номером документа от того же поставщика, приложение пометит новый документ как возможный дубликат. А один и тот же файл, загруженный повторно, распознан второй раз не будет вовсе.
Шаг 6: массовое подтверждение
Когда документов много, кнопка массового подтверждения заводит расходы из очереди «Готово» одним действием. Документы из очереди «На проверку» она сознательно пропускает — их вы открываете вручную.
Почему учёт расходов влияет на налог
Налог на доходы
Каждый корректно учтённый расход уменьшает налоговую базу. При ставке налога на доходы физических лиц 15 % расход 10 000 Kč экономит 1 500 Kč налога. При базе выше 1 762 812 Kč (2026 год), где действует вторая ставка 23 %, экономия на той же сумме больше.
Вычет DPH
Плательщики DPH вправе заявить вычет налога на входе по расходам, связанным с предпринимательством. Если вы купили программное обеспечение за 12 100 Kč с DPH (база 10 000 Kč плюс DPH 2 100 Kč), эти 2 100 Kč уменьшают налог, который вы платите с выставленных счетов.
Чтобы вычет был правомерен, расход должен отвечать условиям:
- связан с экономической деятельностью;
- подтверждён налоговым документом с DIČ поставщика;
- учтён в правильном налоговом периоде — по DUZP.
Паушальные расходы или фактические
Если вы применяете паушальные расходы (процент от доходов), вести учёт фактических расходов ради налога на доходы не обязательно. Но у плательщика DPH обязанность остаётся: без учтённых документов не будет и вычета налога на входе.
Вносить документы стоит и на паушальных расходах. В конце года вы сможете обе величины сравнить сами — Taxorio показывает только выбранный режим, оба варианта рядом оно не выводит — и увидеть, какой режим оказался для вас выгоднее; что именно сравнивать, разобрано в статье паушальные расходы против фактических.
Практические советы
Вносите документы сразу
Не копите их до конца месяца или года. Лучше всего вносить расход в тот же день, когда вы получили документ, — при загрузке файла это несколько действий.
Фотографируйте кассовые чеки сразу
Термобумага выцветает, и через год чек может стать нечитаемым. Сфотографируйте его сразу после покупки: цифровая копия останется, даже если оригинал потеряется или испортится.
Проверяйте категорию
Категорию ИИ предлагает сам и иногда ошибается. От неё зависит и структура расходов в отчётах, и доля списания по умолчанию, поэтому одного взгляда на неё достаточно.
Не забывайте о доле делового использования
Если расход связан и с личной жизнью — телефон, автомобиль, интернет, — всегда ставьте соответствующий процент. При налоговой проверке вы должны уметь объяснить, откуда взялась именно эта доля.
Больше о самом распознавании — в статье распознавание документов с помощью ИИ, а о том, какие расходы вообще признаются налоговыми, — в статье расходы, вычитаемые из налогов.
Границы Taxorio: Taxorio помогает ИП в Чехии выставлять счета и вести учёт доходов и расходов. Это не полноценная бухгалтерия и не персональная налоговая консультация. Нестандартный или неподдерживаемый случай перед подачей отчётности проверьте с чешским бухгалтером или налоговым консультантом.