Проформа-счёт (proforma faktura) — это требование об оплате до поставки товара или услуги. Это документ, на основании которого клиент переводит деньги заранее, но это не налоговый и не бухгалтерский документ, и сам по себе он не создаёт ни обязанности задекларировать НДС, ни обязанности зафиксировать доход. Декларируется и учитывается только фактически полученный платёж, а не выставленная проформа.
На практике вместо термина «проформа» часто используется чешское название «авансовый счёт» (zálohová faktura) — по сути это одно и то же. В этой статье разобрано, когда выставлять проформу, что на ней должно и не должно быть, как она выглядит, и что делать после того, как клиент заплатит.
Что такое проформа-счёт и чем он не является
Проформа-счёт информирует покупателя, сколько нужно заплатить, на какой счёт и за что. Это не налоговый документ по закону о НДС и не бухгалтерский документ по закону о бухгалтерском учёте — на его основании не возникает обязанность задекларировать налог, и вы не записываете доход в налоговый учёт. Юридически это информационный документ, которым стороны обмениваются как основанием для платежа.
Ситуация меняется в тот момент, когда клиент действительно платит. Именно получение платежа — юридический и налоговый факт, с которым связаны дальнейшие обязанности: у плательщика НДС — обязанность задекларировать налог, а у любого предпринимателя — обязанность зафиксировать деньги и рано или поздно выставить следующий по цепочке документ.
Проформа или авансовый счёт? На практике — одно и то же
Термин «проформа» пришёл из международной практики и используется прежде всего в зарубежных сделках и интернет-магазинах. В чешской среде тот же документ чаще называют авансовым счётом. Функционально это одно и то же — требование об оплате до поставки. Разница в названии не меняет ничего юридически, это просто вопрос привычки.
Отличие от обычного, уже «боевого» счёта простое: обычный счёт выставляется за уже выполненную работу или уже поставленный товар, а проформа — заранее, до того, как это произошло.
Когда выставлять проформу
- Аванс перед началом заказа — как правило, у индивидуальных заказов, где вы хотите быть уверены ещё до того, как начнёте работать.
- Новый клиент без истории платежей — проформа снижает риск, что после сдачи работы никто не заплатит.
- Внутреннее согласование платежа у клиента — крупным компаниям часто нужен документ, который сначала пройдёт согласование, прежде чем деньги будут отправлены.
- Интернет-магазин перед отправкой товара — при оплате заранее переводом на счёт.
Проформа уместна везде, где вы хотите получить деньги на счёт раньше, чем начнёте выполнять обязательства. Если вы выставляете счёт только после поставки, проформа вам не нужна — достаточно обычного счёта; о базовых правилах его оформления рассказывает статья Как выставить первый счёт (фактуру) как OSVČ.
Типичный пример: дизайнер Анна Пример договаривается с новым клиентом о разработке визуальной айдентики за 40 000 Kč. Прежде чем приступить к работе, она выставляет проформу на аванс 15 000 Kč. Клиент платит в течение трёх дней, дизайнер начинает работу и после сдачи выставляет итоговый документ на оставшиеся 25 000 Kč. Без проформы она рисковала бы обнаружить через несколько недель работы, что клиент вообще не заплатит.
Что должно и не должно быть на проформе
На проформе должно быть чётко указано, что это требование об оплате, а не налоговый документ. Рекомендуется прямо в заголовке документа указать, что это проформа-счёт, соответственно авансовый счёт, который не является налоговым документом. Полный перечень обязательных и рекомендуемых реквизитов обычного счёта проще всего свериться прямо в приложении, которым вы пользуетесь для выставления счетов.
Если вы неплательщик НДС, на проформе вы не указываете ни ставку, ни сумму налога, точно так же, как и на обычном счёте. Если вы плательщик НДС, вы можете указать сумму информативно, включая НДС, но налог с проформы не декларируется. Реальная обязанность задекларировать налог возникает только в день получения платежа, когда дополнительно в течение 15 дней нужно выставить отдельный налоговый документ на полученный платёж (daňový doklad k přijaté platbě).
Проформа должна также содержать вариабельный символ (variabilní symbol) для платежа, обычно совпадающий с номером документа, и номер банковского счёта. Если вы выставляете счёт фирме в другой стране ЕС, проверьте её DIČ через VIES ещё до отправки проформы — при оказании услуги фирме, зарегистрированной как плательщик НДС в другом государстве ЕС, у неплательщика возникает обязанность зарегистрироваться как идентифицированное лицо по НДС (identifikovaná osoba), даже если в остальном он с НДС дела не имеет.
Что происходит после оплаты
У неплательщика НДС ситуация проще: доход возникает в день получения платежа, а после сдачи заказа вы выставляете итоговый счёт, в котором аванс вычитается из общей цены. Сама проформа в учёт доходов не попадает, записывается только полученный платёж. Так же поступает и предприниматель на паушальном налоге (paušální daň).
У плательщика НДС в день получения платежа возникает обязанность задекларировать налог с полученной суммы, и в течение 15 дней нужно выставить налоговый документ на полученный платёж. После сдачи заказа выставляется итоговый счёт (vyúčtovací faktura), в котором аванс вычитается, а НДС доначисляется только с разницы. Всю эту цепочку с конкретными цифрами разбирает статья Итоговый счёт после аванса 2026.
Нумерация проформы
Проформе нужен собственный однозначный номер — либо в отдельной серии, например ZF-2026-001, либо в общей серии с остальными документами. Важно, чтобы номер был однозначным и легко находимым и чтобы его нельзя было перепутать с номером итогового счёта.
Сколько действует проформа и что делать с той, которую клиент не оплатил
Закон не устанавливает срок действия проформы — это лишь дата оплаты (splatnost), которую вы выбираете так же, как на обычном счёте, обычно от семи до четырнадцати дней. Если клиент не платит даже после напоминания, не начинайте заказ, а проформе просто дайте истечь без дальнейших шагов. Это не налоговый документ, поэтому формально сторнировать его из-за НДС никто не заставляет.
Тем не менее порядок и в неоплаченных проформах — вещь практичная, хотя бы ради прозрачности нумерации и планирования нагрузки. В Taxorio такой неоплаченный авансовый счёт, к которому не привязан ни один другой документ, можно просто удалить. Но если вы уже один раз отправили его клиенту как обязывающее предложение и хотите формально задокументировать, что заказ не состоялся, лучше выбрать сторно — порядок для обеих ситуаций описан в статье Сторно счёта 2026.
Образец проформа-счёта
| Реквизит | Пример |
|---|---|
| Обозначение документа | Проформа-счёт № ZF-2026-014, не является налоговым документом |
| Поставщик | Анна Пример, IČO 12345678, Прага |
| Покупатель | Klient ABC s.r.o., IČO 87654321 |
| Описание сделки | Графическая разработка веб-сайта, аванс |
| Дата выставления | 3 сентября 2026 года |
| Дата оплаты | 17 сентября 2026 года |
| Сумма к оплате | 20 000 Kč у неплательщика, либо 24 200 Kč с НДС у плательщика (база 20 000 Kč, НДС 21 % — 4 200 Kč, информативно) |
| Банковский счёт и вариабельный символ | Номер счёта, вариабельный символ, совпадающий с номером проформы |
Этот образец намеренно прост — проформе не нужны сложные реквизиты налогового документа, потому что она им не является. Главное, чтобы из неё сразу было понятно, сколько клиент должен заплатить, до какого срока и на какой счёт, и чтобы её нельзя было перепутать с налоговым или итоговым документом.
Частые ошибки с проформа-счетами
- Проформа остаётся единственным документом по заказу. После оплаты и сдачи должен последовать итоговый или окончательный счёт, проформа его не заменяет, даже если сумма в итоге не изменилась.
- НДС, указанное на проформе у неплательщика как обязательный налог. Неплательщик не вправе указывать ни ставку, ни сумму НДС ни на одном документе, включая проформу.
- Проформа, записанная в налоговый учёт как доход. Записывается только фактически полученный платёж, а не дата выставления документа.
- Плательщик забывает про налоговый документ на полученный платёж. Без него нет основания для декларации и контрольного отчёта за период, в котором пришёл платёж.
- Проформа, обозначенная как налоговый документ. Вводит в заблуждение и клиента, и вашу собственную отчётность — может показаться, что налог уже задекларирован, хотя на самом деле ещё нет.
- Отсутствующий вариабельный символ. Без совпадающего VS на проформе и платеже сложнее определить, к какому заказу относится платёж, особенно если у вас одновременно несколько незавершённых сделок.
Как это решает Taxorio
В Taxorio при создании документа вы выбираете переключатель Обычный счёт / Авансовый счёт, и система сама следит за правильными реквизитами в зависимости от вашего налогового статуса. Как только клиент платит, вы отмечаете аванс как «Аванс оплачен» — у плательщика НДС автоматически создаётся налоговый документ на полученный платёж с датой налогооблагаемой операции (DUZP), соответствующей дню поступления денег. После сдачи заказа достаточно из карточки оплаченного аванса нажать «Выставить итоговый счёт» — Taxorio само рассчитает вычет аванса и доначисление НДС с разницы.
Попробовать это бесплатно можно на app.taxorio.cz/register, без банковской карты.