Клиент прислал вам аванс, работа завершена, и теперь нужно выставить счёт на остаток — но так, чтобы аванс не был оплачен дважды. Решение — итоговый счёт (vyúčtovací faktura): окончательный документ, в котором уже полученный аванс вычитается из общей цены, а клиент доплачивает только разницу.
Вся цепочка состоит из четырёх шагов: авансовый счёт, оплата, у плательщика НДС — налоговый документ на полученный платёж, и, наконец, сдача работы с итоговым счётом. Ниже — два полных числовых примера, для неплательщика и для плательщика НДС, а также разбор того, что делать, если аванс превышает итоговую цену или клиент оплатил только часть.
Вся цепочка от аванса до итогового счёта
- Авансовый счёт — требование об оплате до поставки, не налоговый документ.
- Оплата — клиент переводит аванс на счёт.
- Налоговый документ на полученный платёж, только у плательщика НДС — выставляется в течение 15 дней с момента получения платежа, дата налогооблагаемой операции (DUZP) соответствует дню получения денег, НДС декларируется с полученной суммы.
- Сдача заказа — работа завершена или товар поставлен.
- Итоговый счёт — окончательный документ с вычетом аванса; DUZP соответствует дню сдачи, клиент доплачивает только разницу.
У неплательщика НДС третий шаг отпадает, потому что никакой налоговый документ на платёж не возникает.
У каждого шага своя роль, и пропустить его — значит рискнуть ошибкой. Авансовый счёт лишь информирует клиента, сколько и куда перевести, — сам по себе он не создаёт налоговой обязанности. Платёж — момент, который у плательщика НДС запускает обязанность задекларировать налог, даже если заказ ещё не готов. Налоговый документ на полученный платёж формально фиксирует эту обязанность и становится основанием для декларации и контрольного отчёта за соответствующий период. Сдача заказа — фактический момент, определяющий DUZP итогового счёта. А сам итоговый счёт замыкает цепочку так, чтобы клиент заплатил ровно один раз за каждую крону.
Пример 1: неплательщик НДС
Клиент заказывает работу за 50 000 Kč и заранее платит аванс 20 000 Kč. После сдачи вы выставляете итоговый счёт:
| Строка | Сумма |
|---|---|
| Общая цена заказа | 50 000 Kč |
| Вычет полученного аванса | −20 000 Kč |
| К доплате | 30 000 Kč |
В учёт доходов у неплательщика попадают 20 000 Kč в день получения аванса и 30 000 Kč в день получения доплаты, итого 50 000 Kč, но разделённые на два платежа, а возможно, и на два налоговых периода, если платежи приходятся на разные годы.
Пример 2: плательщик НДС со ставкой 21 %
Заказ стоимостью 50 000 Kč без НДС (60 500 Kč с НДС) с авансом 20 000 Kč без НДС, то есть 24 200 Kč с НДС (база 20 000 Kč плюс НДС 21 % в размере 4 200 Kč). После получения аванса вы в течение 15 дней выставляете налоговый документ на полученный платёж с базой 20 000 Kč и налогом 4 200 Kč, DUZP соответствует дню получения платежа.
После сдачи заказа вы выставляете итоговый счёт:
| Строка | База налога | НДС 21 % | Итого |
|---|---|---|---|
| Общая цена заказа | 50 000 Kč | 10 500 Kč | 60 500 Kč |
| Вычет полученного аванса | −20 000 Kč | −4 200 Kč | −24 200 Kč |
| К доплате | 30 000 Kč | 6 300 Kč | 36 300 Kč |
НДС вы уплачиваете, таким образом, только с разницы, то есть 6 300 Kč с доплаты, потому что 4 200 Kč вы уже задекларировали раньше — на документе по полученному платежу. В сумме за обе задекларированные операции вы уплатите те же 10 500 Kč, только разделённые на два периода в зависимости от того, когда фактически поступили платежи.
Тот же принцип действует и при сниженной ставке 12 %, разница только в проценте, по которому считается НДС в каждой строке. Важно всегда одно — доначисляется только разница между общей ценой и уже задекларированным авансом, а не вся сумма заново.
Какая дата к чему относится
На итоговом счёте решающее значение имеет DUZP, соответствующая дню сдачи заказа. На документе по полученному платежу решающее значение имеет DUZP, соответствующая дню получения платежа. Эти две даты практически всегда различаются и определяют, к какому месяцу или кварталу относится каждая сумма в декларации по НДС и в контрольном отчёте.
Модельный пример: аванс поступает 10 сентября, заказ сдан 5 октября. У плательщика НДС база и налог с аванса — 20 000 Kč и 4 200 Kč — относятся к сентябрьской декларации и контрольному отчёту, а доплата 30 000 Kč и НДС 6 300 Kč — уже к октябрьской. Если обе суммы по ошибке включить в один и тот же месяц, декларация будет содержательно неверной, даже если итоговая сумма налога за год совпадёт.
Когда заказ разделён на несколько этапов с авансами
В более крупных заказах иногда договариваются о нескольких частичных авансах — например, 30 % в начале, 30 % в середине и доплата после завершения. Принцип остаётся тем же: каждый полученный платёж у плательщика НДС порождает отдельный налоговый документ на полученный платёж со своей DUZP, а на финальном итоговом счёте вычитаются сразу все ранее полученные авансы, а не только последний. У неплательщика каждый платёж учитывается как отдельный доход на день получения, а в итоговом счёте вычитается сумма всех авансов из общей цены.
Когда аванс превышает итоговую цену
Если заказ в итоге уменьшается, а аванс превышает итоговую цену, возникает переплата, которую нужно вернуть клиенту. У неплательщика достаточно вернуть деньги и сделать пометку к документу. У плательщика НДС дополнительно нужно исправить ранее выставленный налоговый документ на полученный платёж — корректировочным налоговым документом согласно § 42 закона о НДС, поскольку снижается база, с которой налог уже был однажды задекларирован. Общие принципы сверки платежей и переплат у чешских счетов разбирает статья Частичная оплата и переплата: как правильно сверять счета в Чехии.
Когда клиент платит только часть аванса
Частичную оплату аванса нужно решать индивидуально — на данный момент Taxorio не поддерживает автоматический пересчёт при частично оплаченном авансе. На практике либо договариваются с клиентом о доплате полной суммы аванса перед началом работы, либо частичный платёж фиксируют вручную. У плательщика НДС влияние частичного платежа на налоговый документ стоит обсудить с бухгалтером, поскольку оно требует индивидуальной оценки в зависимости от конкретной полученной суммы и даты платежа. Подробнее о том, как сверять частичные платежи и на что обращать внимание, читайте в статье Частичная оплата и переплата: как правильно сверять счета в Чехии.
Самая простая профилактика — заранее договориться с новыми клиентами о чётких условиях: аванс оплачивается полностью, иначе работа не начинается. С давними и надёжными клиентами более гибкий подход может быть уместен, но и там стоит зафиксировать договорённость о частичной оплате письменно, хотя бы в письме к заказу.
Наиболее частые ошибки
- Двойное налогообложение аванса. НДС с полученного аванса на итоговом счёте заново не декларируется, вычитаются только уже задекларированные база и налог.
- Итоговый счёт без вычета аванса. Клиент фактически платит полную цену повторно, что ведёт к претензиям и потере доверия.
- Аванс у плательщика без налогового документа. Без него нет основания для декларации за период получения платежа, и при проверке невозможно доказать, когда возникла обязанность задекларировать налог.
- Неверный месяц в декларации. Аванс относится к месяцу получения платежа, доплата — к месяцу сдачи заказа, а не оба сразу к одному периоду просто потому, что так удобнее.
- Итоговый счёт без ссылки на авансовый. Без номера первоначального авансового счёта клиенту и последующей проверке сложнее понять, к чему относится вычет.
Как это решает Taxorio
Итоговый счёт в Taxorio вы выставляете прямо из карточки оплаченного авансового счёта кнопкой «Выставить итоговый счёт». Вычет аванса и доначисление НДС с разницы система рассчитывает автоматически, у плательщика НДС — на основании ранее сформированного налогового документа на полученный платёж. Цепочка авансовый счёт → платёж → налоговый документ на платёж → итоговый счёт остаётся связанной и легко проверяемой в одном месте, включая дату DUZP у каждого документа.
Благодаря этому в декларации по НДС и в контрольном отчёте не теряется, к какому периоду относится какая сумма, даже если между получением аванса и сдачей заказа проходит несколько месяцев.
Завести аккаунт и попробовать это бесплатно можно на app.taxorio.cz/register.