Поставщик присылает счёт по электронной почте, вы помечаете письмо «обработать позже» — и через неделю ищете его среди сотен других сообщений. Сборный адрес для документов убирает этот шаг целиком: вы пересылаете счёт на свой личный адрес, а Taxorio само извлекает из письма документ — так же, как если бы вы загрузили или сфотографировали его вручную.
Ниже разберём, как работает функция, что AI распознаёт в письме, как задать круг доверенных отправителей и на что стоит обратить внимание. Функция входит в план PRO.
doklady-xxxxx@taxorio.cz, пересылаете на него счета из любого почтового клиента, а AI извлекает документ из вложения или из текста письма прямо во входящие раздела «Расходы».Почему счета из почты теряются
Большинство полученных счетов сегодня приходит не бумажной почтой, а письмом — от хостинга, поставщика программного обеспечения, мобильного оператора или мастера, который отправил PDF после выполнения заказа. Проблема не в том, что документ трудно скачать и загрузить. Проблема в разрыве между тем, как письмо пришло, и тем, как его обработали: именно в этот разрыв и помещается забывчивость.
Сборный адрес закрывает разрыв одним движением — кнопкой «Переслать» в почтовом клиенте. Счёт не нужно скачивать, переименовывать и куда-то загружать: достаточно отправить письмо дальше, на адрес, который выдаёт Taxorio.
Как работает сборный адрес
После включения функции в разделе Настройки → Документы по email Taxorio создаёт уникальный адрес вида doklady-xxxxx@taxorio.cz. Адрес принадлежит только вашему аккаунту.
- Поставщик присылает счёт письмом — во вложении или прямо в тексте сообщения.
- Вы пересылаете письмо на свой сборный адрес.
- AI проходит по вложениям и по телу письма и выбирает из них настоящие документы — коммерческие условия, рекламные буклеты и логотипы из подписи он игнорирует.
- Документ появляется во входящих раздела «Расходы» с извлечёнными данными (поставщик, IČO и DIČ — чешские идентификационный и налоговый номера, суммы, ставки DPH (НДС), даты) и готов к подтверждению — ровно так же, как после ручной загрузки.
Адрес можно в любой момент заменить кнопкой «Изменить адрес» — старый перестаёт работать сразу же. Это пригодится, если вы подозреваете, что адрес попал к посторонним.
Что распознаёт AI — в том числе счёт в тексте письма
Сборный адрес обрабатывает документы двух видов:
- Вложения в форматах PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC и ISDOC.
- Счёт, написанный прямо в теле письма — без вложения. Такой текст Taxorio переводит в PDF и обрабатывает так же, как загруженный документ.
Если в одном письме несколько вложений, AI берёт только те, которые действительно являются налоговым документом. Коммерческие условия, маркетинговая рассылка или логотип в подписи во входящие не попадут.
Кто может присылать вам документы
В разделе «Разрешённые отправители» вы определяете, письма с каких адресов Taxorio будет обрабатывать:
- Ваш регистрационный email аккаунта разрешён всегда.
- Можно добавить другие адреса — обычно это почта поставщиков, которые присылают счета напрямую, или ваш второй ящик.
- По желанию включается режим «Принимать от кого угодно» — тогда Taxorio обработает письмо с любого адреса, которому известен ваш сборный адрес. Взвесьте этот вариант и помните, что адрес можно сменить в любой момент.
Само Taxorio никакой пересылки не создаёт и в другие ваши почтовые ящики не заглядывает — оно обрабатывает только то, что действительно пришло на сборный адрес.
Три способа обойтись без ручной пересылки
Самый простой вариант — переслать счёт кнопкой «Переслать». Но работы будет ещё меньше, если документ попадёт на сборный адрес сам.
1. Укажите сборный адрес у поставщика
У многих интернет-магазинов, хостингов и поставщиков услуг в личном кабинете есть поле вроде «Email для отправки счетов в PDF». Впишите туда свой сборный адрес — счёт будет приходить сразу во входящие документов, и делать вам не придётся ничего. Особенно это выручает с регулярными расходами: хостинг, программное обеспечение, связь, энергия.
Одна тонкость: отправителем в этом случае будет поставщик, а не вы. Чтобы Taxorio обработало документ, адрес поставщика должен быть в списке разрешённых отправителей — либо должен быть включён режим «Принимать от кого угодно». Если платёжный адрес поставщика заранее неизвестен, проще включить приём от кого угодно и нигде не публиковать сборный адрес.
2. Настройте правило в почтовом ящике
Если счета от конкретного поставщика приходят вам на обычную почту, задайте в ящике правило (в Gmail — фильтр с действием «Переслать», в Outlook — правило «Перенаправить»), которое отправляет их дальше на сборный адрес. Документы будут попадать в Taxorio без вашего участия.
Автоматическая пересылка обычно сохраняет исходного отправителя, поэтому действует то же правило, что и в первом пункте: если документ не дошёл, добавьте адрес поставщика в разрешённые отправители или включите приём от кого угодно.
3. Пусть счета пересылает бухгалтер или коллега
Документы на ваш сборный адрес может отправлять и другой человек — бухгалтер, коллега, партнёр. Достаточно добавить его адрес в разрешённые отправители; тот, кого в списке нет, во входящие ничего не положит.
Если документ не удалось занести
Не в каждом пересланном письме есть налоговый документ, который можно извлечь: иногда это просто сопроводительный текст, иногда — неподдерживаемый формат. В таком случае вам придёт письмо с объяснением причины, а исходное сообщение будет приложено файлом .eml — откройте его в почтовом клиенте, загрузите документ вручную или перешлите письмо ещё раз после исправления. Это уведомление включено по умолчанию. Уведомление об успешно занесённом документе, наоборот, необязательное — включите его, если хотите получать подтверждение по каждому пересланному письму.
| Ситуация | Что произойдёт |
|---|---|
| Документ распознан | Появится во входящих раздела «Расходы» — для проверки и подтверждения |
| В письме не было налогового документа | Придёт уведомление с причиной и исходным содержимым письма во вложении |
| Отправителя нет в списке разрешённых | Письмо не обрабатывается (если не включён режим «Принимать от кого угодно») |
| Тот же файл уже приходил | Повторный документ второй раз не заносится |
Лимиты, о которых стоит знать
У сборного адреса есть несколько ограничений — они защищают ваши входящие от переполнения:
- AI обрабатывает не более 10 вложений из одного письма и суммарно не более 15 МБ. О том, что не поместилось, мы напишем в итоговом письме — отправьте это отдельным письмом.
- Не более 10 МБ на одно вложение — более крупные пропускаются.
- Не более 10 писем в час и 20 писем за 24 часа на аккаунт.
- Поддерживаемые форматы: PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC и ISDOC.
Повторный файл не заносится дважды, даже если вы по ошибке переслали его несколько раз. Документ, пришедший письмом, во входящих отмечен значком конверта — рядом видно отправителя, тему и время получения.
Сборный адрес для документов и сопоставление платежей — это разные вещи
В Taxorio два самостоятельных сборных адреса для двух разных задач:
- doklady-xxxxx@taxorio.cz — для полученных документов (счетов и чеков). Об этом адресе и статья.
- platby-xxxxx@taxorio.cz — для банковских уведомлений, которые Taxorio сопоставляет с выставленными счетами. Подробнее: Автоматическое сопоставление банковских платежей.
Обе функции работают независимо друг от друга, у них разные адреса и включаются они по отдельности в настройках.
С чего начать
Сборный адрес для документов входит в план PRO. Включите его в разделе «Настройки → Документы по email» — вы получите свой адрес и список разрешённых отправителей. Пошаговая инструкция есть в справке: Документы по email.
Если вы только разбираетесь, какими ещё способами можно загружать документы в Taxorio — перетаскиванием, съёмкой прямо в браузере или мобильным сканированием через QR-код, — посмотрите обзор Как доставить документы в Taxorio. Сборный адрес — четвёртый способ рядом с ними, и полезен он прежде всего тогда, когда документ у вас в почте уже есть и скачивать его заново не хочется.
Если Taxorio вы ещё не пользуетесь, начать можно на бесплатном плане: регистрация без платёжной карты. Сборный адрес для документов открывается в PRO.
Границы Taxorio: Taxorio помогает ИП в Чехии выставлять счета и вести учёт доходов и расходов. Это не полноценная бухгалтерия и не персональная налоговая консультация. Нестандартный или неподдерживаемый случай перед подачей отчётности проверьте с чешским бухгалтером или налоговым консультантом.