Сколько времени вы каждый месяц тратите на проверку того, заплатили ли клиенты?
Вы заходите в банк, просматриваете движения по счёту, переписываете сумму или вариабельный символ, открываете приложение для счетов и только потом вручную отмечаете счёт оплаченным. И так по каждому поступившему платежу. При десяти счетах в месяц это отнимает заметную часть вечера, при тридцати — весь вечер.
Автоматическое сопоставление платежей в Taxorio избавляет от этой рутины. Вы пересылаете банковские уведомления на свой уникальный адрес электронной почты, а дальше работает Taxorio: AI считывает платёж, сопоставляет его с открытым счётом, и вам остаётся одним кликом подтвердить оплату.
Функция доступна на тарифе PRO и рассчитана на уведомления чешских банков: Komerční banka, ČSOB, Raiffeisenbank, Fio banka, mBank и других.
Как это работает: шаг за шагом
1. Ваш уникальный адрес электронной почты
После активации функции в Taxorio вы получаете личный адрес в формате platby-xxxxx@taxorio.cz. Этот адрес уникален для вашего аккаунта — ни у кого другого его нет, и все письма на него попадают прямо в ваш обзор платежей.
2. Пересылка банковских уведомлений
В настройках интернет-банка включите пересылку уведомлений о входящих платежах на свой адрес Taxorio. Это делается один раз, дальше можно забыть. Поддерживаются все обычные форматы: уведомления банка письмом, PDF-выписки, MT940, CSV, XML и скриншоты из банковского приложения.
3. AI считывает платёж
Как только Taxorio получает письмо, AI извлекает из платежа ключевые данные: сумму, вариабельный символ, дату платежа и IBAN плательщика. Формат роли не играет: HTML-письмо, простой текст или вложение — распознавание справляется с обычными вариантами.
4. Сопоставление с открытыми счетами
Taxorio сравнивает поступивший платёж со всеми вашими открытыми счетами по балльной системе:
- Вариабельный символ — совпадение даёт +50 баллов. Это самый надёжный идентификатор платежа.
- Сумма — совпадение с небольшим допуском (на округление и мелкие банковские комиссии) даёт +30 баллов.
- Дата — платёж, полученный в пределах 7 дней от срока оплаты счёта, даёт +10 баллов.
Итоговый балл определяет дальнейший ход:
- 75 баллов и больше — Taxorio предлагает автоматическое сопоставление с высокой уверенностью. Исключение — платёж в другой валюте, чем счёт: он никогда не сопоставляется автоматически, Taxorio пересчитает его по курсу ČNB и предложит на утверждение. Частичные оплаты Taxorio не отслеживает — счёт остаётся неоплаченным до полной оплаты.
- 45 баллов и больше — платёж попадает на утверждение: вы смотрите и решаете сами.
- Меньше 45 баллов — платёж сохраняется как несопоставленный, и его можно привязать вручную.
5. Утверждение в один клик
В разделе Банк в левом меню приложения находится обзор предложенных сопоставлений. Вы видите счёт, поступивший платёж и причину совпадения. Нажимаете Утвердить — и счёт сразу отмечается оплаченным с датой платежа из банка, а не с датой, когда вы нажали кнопку. Именно эта дата поступления денег попадает в налоговый учёт.
6. История и вложения
Все обработанные платежи остаются в истории. Банковские выписки, PDF-документы или XML-файлы, которые Taxorio получило письмом, можно в любой момент скачать как вложения.
Почему вариабельный символ так важен
Вариабельный символ (VS) — числовой идентификатор, который заказчик указывает при оплате и который позволяет однозначно привязать платёж к конкретному счёту. Taxorio генерирует вариабельный символ к каждому счёту — обычно это номер счёта или его часть.
Когда заказчик платит точно с тем вариабельным символом, который вы указали в счёте, сопоставление получает максимальный балл сразу. Поэтому имеет смысл всегда указывать VS в счёте заметно и просить заказчиков не забывать его при оплате. В счета с QR-кодом, которые формирует Taxorio, вариабельный символ зашит прямо в код — заказчику достаточно считать QR в мобильном банке, и платёжное поручение заполнится само.
Что делать, если платёж не сходится
Бывает, что заказчик указал другой вариабельный символ, ошибся в сумме или платёж пришёл с другого счёта. В таких случаях Taxorio платёж не выбрасывает: он показывается как несопоставленный или как требующий утверждения, и у вас есть несколько вариантов:
- Ручная привязка — в обзоре платежа выберите счёт из списка и сопоставьте их вручную.
- Отклонение — если платёж не связан с вашим бизнесом (личное поступление, возврат денег), отклоните его, и он уйдёт из обзора.
Ни один платёж, который получило Taxorio, не потеряется. Вы всегда будете знать, что с ним произошло.
Советы для лучшего результата
- Настройте пересылку как можно раньше. Чем раньше вы начнёте, тем больше платежей соберётся в одном обзоре.
- Используйте QR-коды в счетах. Заказчики платят с точным вариабельным символом, и сопоставление проходит автоматически с максимальным баллом.
- Просматривайте несопоставленные платежи раз в неделю. Обычно это заказчики, которые не указали вариабельный символ — привяжите счёт вручную, и платёж сопоставится сразу.
- Архивируйте банковские выписки в PDF. Если настроить в банке ещё и ежемесячные выписки, Taxorio обработает их и сохранит как вложения — удобно при налоговой проверке.
Что это меняет на практике
Вместо захода в банк и ручной сверки каждого платежа вы просматриваете предложенные сопоставления и подтверждаете их. Сколько времени это сэкономит именно вам, зависит от числа счетов и от того, насколько аккуратно клиенты указывают вариабельный символ.
Кроме того, вы избавляетесь от ошибок. При ручном переписывании вариабельных символов легко перепутать одну цифру. Потом непонятно, какой счёт оплачен, вы шлёте лишние напоминания и портите отношения с заказчиком, который на самом деле заплатил вовремя.
Как начать
Автоматическое сопоставление платежей входит в тариф PRO. Оно включается в настройках аккаунта, где вы найдёте свой уникальный адрес электронной почты и короткую инструкцию, как настроить пересылку в самых распространённых банках. Подробности — в справке про автоматическое сопоставление платежей.
Если вы ещё не пользуетесь Taxorio PRO, попробуйте: административная работа не должна быть причиной, по которой вы проводите выходные над банковскими выписками.
Границы Taxorio: Taxorio помогает ИП в Чехии выставлять счета и вести учёт доходов и расходов. Это не полноценная бухгалтерия и не персональная налоговая консультация. Нестандартный или неподдерживаемый случай перед подачей отчётности проверьте с чешским бухгалтером или налоговым консультантом.