В кармане смятый чек с заправки, в почте PDF-счёт за программу, на столе бумажный документ от поставщика. Как занести всё это в учёт, не переписывая цифры в таблицу вручную? В Taxorio для этого есть четыре пути, и каждый рассчитан на свою ситуацию. Во всех четырёх данные с документа считывает ИИ, а вам остаётся их проверить и подтвердить.
Способ 1: перетащить файл с компьютера
Самый частый сценарий: счёт за хостинг, программу или консультацию приходит по почте в виде PDF. Вы сохраняете файл, перетаскиваете его в Taxorio — и получаете заполненные поля: поставщик, IČO (идентификационный номер организации), сумма и ставка DPH (чешского НДС).
Как это сделать
В разделе Расходы → Входящие вы увидите три зоны загрузки. Нажмите на первую — перетащить файл — или просто перетащите файл мышью в отмеченную область. Taxorio принимает:
- PDF — то, что приходит от поставщиков и из интернет-магазинов
- Изображения — JPG, PNG, WebP, HEIC: снимки экрана, сканы и фотографии с телефона
- ISDOC — чешский формат электронного счёта, который загружается как структурированные данные, а не как изображение
Максимальный размер файла — 50 МБ, этого хватает даже для скана в высоком разрешении. Крупное изображение Taxorio уменьшит само перед отправкой на обработку, сжимать ничего вручную не нужно. Рядом с зоной для отдельных файлов есть и зона Загрузить папку — на случай, когда нужно отправить сразу целый каталог сканов.
Когда этот способ уместен
Всегда, когда файл уже лежит на компьютере: счета из интернет-магазинов, PDF из почты, снимки экрана с подтверждением платежа. Это самый прямой путь от файла к записи в учёте.
Способ 2: снимок прямо в браузере
Вы сидите за компьютером, а перед вами бумажный документ? Ни сканер, ни телефон для этого не нужны. Taxorio умеет включить камеру прямо в браузере и сфотографировать документ на месте.
Как это сделать
Нажмите на вторую зону — снять документ. Браузер попросит разрешение на доступ к камере, подтвердить его достаточно один раз. Откроется живое изображение с камеры вашего устройства. Положите документ в кадр, дождитесь фокусировки и нажмите кнопку съёмки.
Снимок Taxorio сжимает автоматически: разрешение остаётся достаточным для распознавания, а файл не раздувается без нужды.
Когда этот способ уместен
Для бумажных документов, когда рядом компьютер со встроенной или подключённой камерой. Кассовые чеки, расходные ордера, распечатки с офисного принтера — сняли и пошли дальше. На ноутбуке с камерой над экраном это работает без всякой подготовки.
Способ 3: съёмка телефоном по QR-коду
Здесь нет мобильного приложения, которое надо ставить, и нет синхронизации, которую надо настраивать. Есть QR-код, телефон и его камера — и документы оказываются в вашем учёте.
Как это сделать
Нажмите на третью зону — съёмка телефоном. На экране сразу появится QR-код. Откройте камеру на телефоне (в iPhone и Android она распознаёт коды сама, отдельное приложение не нужно) и наведите её на код. Откроется мобильная страница, приспособленная под съёмку.
Дальше снимайте документы один за другим. Каждый снимок сразу уходит в Taxorio и попадает на обработку — ждать, пока вы отснимете всю стопку, не нужно. За одну сессию можно загрузить до 100 документов.
Что с безопасностью
В QR-коде зашит одноразовый токен доступа с 256 битами энтропии. Токен передаётся только во фрагменте адреса (часть URL после знака решётки), а её браузер никогда не отправляет в HTTP-заголовках. В базе Taxorio хранится лишь SHA-256-хеш токена, а не он сам. Сессия закрывается через 5 минут бездействия и в любом случае не живёт дольше 60 минут с момента создания.
Когда этот способ уместен
Во всех остальных случаях. Накопилась стопка бумажных чеков за месяц? Сидите в машине после заправки? Получили бумажный документ от мастера? Отсканируйте QR-код и снимайте — без переписывания, без сканера, без установки приложений.
Совет: разбирая стопку старых документов, не закрывайте окно с QR-кодом. Каждый новый снимок продлевает сессию, так что пока вы снимаете, она остаётся открытой.
Способ 4: переслать документ по email
Счёт от поставщика уже лежит в почте, и скачивать его ради загрузки не хочется? В разделе Настройки → Документы по email (тариф PRO) включается собственный сборный адрес вида doklady-xxxxx@taxorio.cz. Пересланный счёт — вложением или прямо текстом письма — ИИ разберёт и заведёт во входящие так же, как при ручной загрузке.
Когда этот способ уместен
Для документов, которые поставщики присылают напрямую: хостинг, программы, оператор связи, отчёты от бухгалтера. Ничего не нужно скачивать и искать на диске — достаточно нажать «Переслать».
Настройки, список разрешённых отправителей и ограничения разобраны в отдельной статье Сборный email для документов.
Что ИИ достаёт из документа
После загрузки любым из способов запускается один и тот же разбор: модель Google Gemini Flash читает документ и возвращает структурированные данные. Инструкции для неё написаны под чешские налоговые документы — она справляется и со стандартными бланками чеков, и со счетами интернет-магазинов, и с рукописными квитанциями.
Из документа извлекаются:
- Название поставщика — компания или имя предпринимателя
- IČO — идентификационный номер, приведённый к 8 цифрам
- DIČ — налоговый номер, он нужен для контрольного отчёта по DPH
- Общая сумма — с DPH, в валюте документа
- База DPH и сумма налога — разбивка для декларации по DPH
- Ставка DPH — 21 %, 12 % или 0 %
- Дата выписки и DUZP — дата налогооблагаемой поставки, по ней документ попадает в нужный период DPH
- Номер документа — номер счёта или переменный символ
- Категория расхода — подставляется автоматически из справочника категорий
- Тип документа — счёт, чек, кредит-нота или проформа
Если документ оказался кредит-нотой, модель это распознаёт и показывает суммы со знаком минус.
Показатель уверенности: насколько можно доверять результату
У каждого обработанного документа есть цветной индикатор уверенности — число от 0 до 100, показывающее, насколько уверенно модель прочитала документ.
Зелёный — 90 и выше
Результату можно доверять. Обычно это печатные счета со стандартной вёрсткой. Подтвердите одним нажатием, перепроверять поля не нужно.
Синий — от 80 до 89
Данные надёжны, но беглый взгляд на них не помешает. Чаще всего сомнение вызывают нечёткие цифры в суммах или необычные названия компаний.
Ниже 80 — нужна проверка
Распознавание неуверенное: плохое качество печати, рукописный текст, нестандартный бланк, смазанный снимок или документ на незнакомом языке. Сверьте данные с оригиналом и поправьте расхождения; при совсем низком показателе введите данные вручную или переснимите документ при лучшем свете.
Массовое подтверждение
Обрабатываете сразу много документов? Кнопка Подтвердить все во входящих одним нажатием создаёт расходы из всех документов с уверенностью 80 и выше. Документы с более низким показателем остаются в списке, пока вы не просмотрите их вручную.
Пример: вы загрузили 20 чеков из командировки, 16 из них прочитаны с уверенностью выше 80. Одним нажатием вы заводите 16 расходов, оставшиеся четыре смотрите по отдельности.
Проверка на дубликаты
При обработке каждого документа Taxorio сверяет распознанные данные с уже заведёнными расходами: сравниваются номер документа и поставщик (а не сумма и дата). Если находится похожая запись, появляется предупреждение со ссылкой на неё — а вы решаете, дубликат это или другой документ от того же поставщика.
Как получить лучший результат
При съёмке телефоном
- Положите документ на ровную поверхность. Смятый или согнутый документ распознаётся хуже.
- Снимайте при хорошем освещении. Дневной свет подходит лучше всего, прямое солнце с резкими тенями — хуже всего.
- Оставляйте края в кадре. Документ должен помещаться целиком: в срезанном углу может оказаться номер счёта или IČO.
- Уберите блики. Глянцевый кассовый чек разверните так, чтобы в нём не отражался свет.
- Дождитесь фокусировки. Смазанный снимок заметно снижает точность; телефон сообщает о наводке на резкость сигналом или вибрацией.
При загрузке PDF
- Текстовый PDF лучше скана. Если счёт пришёл как PDF с текстовым слоем, а не как картинка внутри PDF, точность будет максимальной.
- Один документ — один файл. Не сканируйте несколько документов в один PDF, обрабатывайте каждый отдельно.
Лимиты обработки
Количество документов, разобранных ИИ, зависит от тарифа:
- Тариф FREE — 5 разборов в месяц. Для небольшого объёма документов или чтобы попробовать функцию.
- Тариф PRO — 150 разборов в месяц. Для тех, кто регулярно заносит десятки документов.
Остаток видно прямо во входящих. Когда лимит на тарифе FREE исчерпан, документы по-прежнему можно загружать и заполнять вручную или перейти на PRO. Счётчик обнуляется 1-го числа каждого месяца.
Если разбор не удался
Изредка обработка документа завершается ошибкой — из-за временного сбоя или действительно проблемного документа. В Taxorio встроен автоматический повтор: система пробует ещё трижды, с паузами 5, 30 и 120 секунд. Если и после трёх попыток ничего не вышло, появляется кнопка Попробовать снова для ручного запуска. В крайнем случае данные вводятся вручную — исходный файл при этом останется приложением к расходу.
Какой способ выбрать
Короткое правило:
- Файл уже скачан на компьютер — перетащите его
- Бумажный документ, рядом компьютер с камерой — снимите в браузере
- Чек в дороге, стопка бумаг, компьютера рядом нет — QR-код и телефон
- Счёт, который поставщик прислал письмом — перешлите на сборный адрес (тариф PRO)
Все четыре способа приводят к одному и тому же: документ во входящих с заполненными полями, готовый к подтверждению. Разница только в том, откуда документ пришёл и где вы в этот момент находитесь.
Границы Taxorio: Taxorio помогает ИП в Чехии выставлять счета и вести учёт доходов и расходов. Это не полноценная бухгалтерия и не персональная налоговая консультация. Нестандартный или неподдерживаемый случай перед подачей отчётности проверьте с чешским бухгалтером или налоговым консультантом.