Дисклеймер: Статья носит информационный характер и не заменяет налоговую консультацию. Суммы и правила меняются — проверяйте актуальное на financnisprava.gov.cz или у налогового консультанта.
Если вы ведёте бизнес в Чехии как OSVČ (ИП, физическое лицо-предприниматель с торговой лицензией — živnostenský list) или управляете небольшой фирмой, рано или поздно вы столкнётесь с ситуацией, когда клиент хочет заплатить аванс ещё до начала работы. Или наоборот — вам самим нужно получить от поставщика документ с реквизитами для оплаты, прежде чем подтверждать заказ. В обеих ситуациях в игру вступает проформа-счёт (proforma faktura, иногда её называют «предварительным» или «авансовым» счётом) — документ, вокруг которого у иностранных предпринимателей в Чехии обычно возникает больше всего вопросов. В этой статье разберём, чем проформа отличается от обычного (налогового) счёта, какие у этого правовые последствия и как правильно работать с обоими документами на практике.
Что такое проформа-счёт
Проформа-счёт — это коммерческий документ, который служит требованием об оплате. Это предварительный документ, который сообщает получателю, сколько и за что нужно заплатить. Ключевая особенность проформы в том, что она не является налоговым документом (daňový doklad) в смысле чешского закона о НДС (DPH, zákon č. 235/2004 Sb.), а также не является бухгалтерским документом в смысле закона о бухгалтерском учёте (zákon č. 563/1991 Sb.).
С юридической точки зрения проформа — это чисто информационный документ. Она никак не влияет на возникновение обязанности по НДС, и на её основании нельзя заявить вычет НДС. По сути, это просто сообщение: «Вот сумма, которую я собираюсь вам выставить, пожалуйста, оплатите на такой-то счёт».
Типичное применение проформы
- Запрос аванса — перед началом работ или поставкой товара вы хотите, чтобы клиент оплатил часть или всю сумму заранее.
- Внешнеторговые операции — проформа служит основанием для таможенного оформления или для зарубежных клиентов, которым документ нужен для их внутренней процедуры согласования платежа.
- Предложение с платёжными реквизитами — клиент ещё раздумывает над заказом, а вы отправляете ему проформу как своего рода обязывающее предложение с инструкциями по оплате.
- Проверка платёжеспособности — с новым клиентом вы хотите убедиться, что он действительно заплатит, прежде чем тратить время и ресурсы на выполнение заказа.
Что такое обычный счёт (налоговый документ)
Обычный, или «боевой», счёт (в чешской практике его называют ostrá faktura) — это налоговый документ (daňový doklad) с чётко определёнными законом обязательными реквизитами. Для плательщиков НДС (plátci DPH) эти реквизиты установлены в §29 закона № 235/2004 Sb. о НДС. Для лиц, не являющихся плательщиками НДС, обязательные реквизиты регулируются гражданским кодексом (zákon č. 89/2012 Sb.) и законом о бухгалтерском учёте (zákon č. 563/1991 Sb.).
Обязательные реквизиты налогового документа (для плательщиков НДС)
- Обозначение поставщика и получателя услуги/товара (наименование, адрес, DIČ — налоговый идентификационный номер)
- Регистрационный (порядковый) номер налогового документа
- Дата выставления
- DUZP — дата налогооблагаемой поставки, то есть дата фактического оказания услуги/поставки товара, либо дата получения оплаты, если она предшествует поставке
- Налоговая база
- Ставка НДС
- Сумма НДС
- Объём и предмет поставки/услуги
Обычный счёт — это полноценный юридический документ. Он порождает обязанность получателя оплатить, служит основанием для бухгалтерских проводок и у плательщиков НДС напрямую влияет на налоговую обязанность.
Ключевые различия между проформой и обычным счётом
Ниже — сводка самых важных различий:
- Юридическая обязательность: проформа не является юридически обязывающей в смысле возникновения долгового требования. Обычный счёт — да: это документ о фактически совершённой поставке и основание для взыскания задолженности.
- Влияние на налоги: из проформы не возникает обязанности по НДС, и по ней нельзя заявить вычет НДС. Из обычного счёта — возникает.
- Бухгалтерский учёт: проформа не проводится в учёте (это не бухгалтерский документ). Обычный счёт — бухгалтерский документ, который обязательно должен быть отражён в учёте.
- Нумерация: проформа не обязана входить в сплошную числовую последовательность налоговых документов. Обычный счёт обязан иметь уникальный порядковый номер в рамках своей серии.
- НДС: выставление проформы не порождает обязанность декларировать НДС. Выставление обычного счёта (точнее — сама поставка) — порождает.
Внимание: само по себе получение оплаты на основании проформы может у плательщика НДС создать обязанность задекларировать налог с полученной оплаты согласно §20a закона о НДС. То есть проформа вовсе не «защищает» платёж от НДС — решающим является момент получения оплаты или момент фактической поставки, в зависимости от того, что наступит раньше.
Когда использовать проформу, а когда — обычный счёт
Проформу используйте, когда:
- вы хотите получить от клиента аванс до начала работы;
- вам нужно передать клиенту платёжные реквизиты без возникновения налоговой обязанности;
- вы готовите документы для внешнеторговой операции (для таможенных целей);
- клиенту нужен документ для внутреннего согласования заказа;
- вы хотите проверить платёжную дисциплину нового клиента.
Обычный счёт выставляйте, когда:
- вы уже поставили товар или оказали услугу (произошла налогооблагаемая поставка);
- вам нужен юридически обязывающий документ для взыскания оплаты;
- вам нужен документ для бухгалтерского и налогового учёта;
- вы получили аванс и являетесь плательщиком НДС — в этом случае вы обязаны выставить налоговый документ на полученный аванс (см. §28 odst. 2 закона о НДС).
Самые частые ошибки при работе с проформами
1. Проформа вместо обычного счёта после поставки
Распространённая ошибка: предприниматель оказал услугу, но выставил только проформу. Затем он ждёт, пока клиент заплатит, и только после этого выставляет обычный счёт. Проблема в том, что обязанность по НДС возникает в момент фактической поставки (оказания услуги), а не в момент оплаты. Если вы плательщик НДС и оказали услугу 15 марта, вы обязаны задекларировать НДС за март — независимо от того, заплатил клиент или нет.
2. Проформа в общей числовой последовательности со счетами
Некоторые предприниматели включают проформы в ту же числовую последовательность, что и обычные счета (например, 20260001 — проформа, 20260002 — обычный счёт). Технически это допустимо, но создаёт путаницу в учёте. Рекомендуется вести проформы в отдельной серии с собственным префиксом — например, в Taxorio для этого используется фиксированный префикс ZAL (скажем, ZAL20260001).
3. Забытый налоговый документ на полученный аванс
Если вы плательщик НДС и получили оплату на основании проформы, вы обязаны в течение 15 дней с момента получения платежа выставить налоговый документ на полученную оплату согласно §28 odst. 2 закона о НДС. Многие предприниматели забывают об этой обязанности и выставляют налоговый документ только вместе с итоговым счётом.
4. Вычет НДС по проформе
Получатель не может заявить вычет НДС на основании проформы. Вычет допустим только на основании полноценного налогового документа. Если поставщик прислал вам проформу, вы её оплатили, но не получили налоговый документ — вычесть НДС вы не сможете.
Как выглядит процесс на практике: от проформы к итоговому счёту
Разберём типичный порядок действий на конкретном примере. Представьте, что вы веб-разработчик и получили заказ на создание интернет-магазина за 120 000 крон без НДС.
- Выставляете проформу на аванс в размере 50% (60 000 крон + НДС). Клиент получает платёжные реквизиты и может передать их своему бухгалтеру на согласование.
- Клиент оплачивает аванс. Если вы плательщик НДС, вы выставляете налоговый документ на полученный аванс на сумму 60 000 крон + НДС.
- Выполняете заказ. После завершения работы над интернет-магазином вы выставляете итоговый (расчётный) счёт на общую сумму 120 000 крон + НДС, из которого вычитаете уже полученный аванс.
- Клиент доплачивает оставшиеся 60 000 крон + НДС.
Совет: весь этот процесс можно упростить в Taxorio. Создайте авансовый счёт (проформу) — после получения оплаты нажмите на карточке документа кнопку «Подтвердить аванс», и Taxorio автоматически сформирует налоговый документ на полученный аванс. Итоговый счёт затем создаётся действием «Создать итоговый счёт», которое корректно вычитает уже оплаченный аванс.
Проформа у лица, не являющегося плательщиком НДС
Если вы не зарегистрированы как плательщик НДС, ситуация заметно упрощается. Проформа и обычный счёт выглядят практически одинаково — ни в одном из них нет НДС, и все связанные с НДС обязанности отпадают. Тем не менее правило остаётся: проформа не является налоговым документом и не проводится в учёте. Обычный счёт необходимо отразить в налоговом учёте (daňová evidence) как доход — в момент получения оплаты, если вы ведёте учёт по кассовому методу.
Для тех, кто не платит НДС, проформа в первую очередь служит инструментом для:
- запроса аванса с чётко указанными платёжными реквизитами;
- формального документа для клиента, которому нужно внутреннее согласование;
- коммуникации о цене и объёме работ до их фактического выполнения.
Как работать с проформами и счетами в Taxorio
В Taxorio вы можете эффективно управлять всем жизненным циклом документа — от проформы до итогового счёта. Несколько практических советов:
- Создавайте проформу как авансовый счёт. Taxorio чётко отличает такие документы от налоговых — в PDF и в списке счетов документ помечен как авансовый и не попадает ни в декларацию по НДС, ни в доходы.
- Используйте автоматическую нумерацию в фиксированном формате YYYYXXXX. Taxorio гарантирует, что ваши обычные счета будут иметь непрерывную числовую последовательность, как того требует закон.
- QR-код для оплаты в формате SPD (чешский стандарт платёжных QR-кодов) упрощает клиенту оплату как проформы, так и обычного счёта. Достаточно отсканировать код в банковском приложении — реквизиты платежа подставятся автоматически.
- Отслеживайте статусы счетов на дашборде. Обзор выставленных документов и просроченных платежей поможет увидеть, по каким проформам пора выставить обычный счёт.
- Дублирование счетов сэкономит время. Создайте обычный счёт путём дублирования проформы — все данные подставятся автоматически, останется только сменить статус и указать дату фактической поставки (DUZP).
Правовая база и судебная практика
Гражданский кодекс Чехии (zákon č. 89/2012 Sb.) в §2079 и далее регулирует договор купли-продажи, а в §2586 и далее — договор подряда. Обычный счёт в этом контексте является документом, подтверждающим исполнение по договору. У проформы такого статуса нет — это одностороннее сообщение поставщика.
Из практики Верховного административного суда Чехии (Nejvyšší správní soud) следует, что для целей НДС решающим является фактическое содержание сделки, а не формальное название документа. Если проформа содержит все обязательные реквизиты налогового документа и выставлена уже после фактической поставки, налоговый орган (finanční úřad — местное налоговое управление) может расценить её как налоговый документ со всеми вытекающими последствиями. Поэтому важно чётко обозначать документ как «Proforma faktura» или «Výzva k platbě» («Требование об оплате») и не указывать в нём дату фактической поставки (DUZP).
Резюме
Проформа-счёт и обычный счёт — это два принципиально разных документа, даже если внешне они могут выглядеть похоже. Проформа — это необязывающее требование об оплате без налоговых последствий. Обычный счёт — юридически обязывающий налоговый документ, который влияет на вашу налоговую обязанность и обязательно должен быть отражён в учёте. Как предприниматель, вы должны понимать, когда какой документ использовать, и следить за тем, чтобы ваш учёт был прозрачным и соответствовал закону. О работе с авансами и расчётными счетами подробнее читайте в статье «Авансы и авансовые счета», а если после выставления счёта потребуется его скорректировать — в статье про кредит-ноты и исправительные документы.
Правильный инструмент для выставления счетов, например Taxorio, поможет держать документы в порядке, автоматически различать проформы и налоговые документы и не забывать ни об одной обязанности — от аванса до итогового расчёта.