Прежде чем открывать Excel, нужно понимать, какие столбцы и листы должен по закону включать налоговый учёт (daňová evidence). Эта статья сначала даёт вам готовый образец таблицы, с которым можно начать уже сегодня, и только потом объясняет, где такое решение на практике упирается в ограничения — и когда стоит переходить на специализированную программу. Так вы сэкономите время на поиски в интернете именно в тот момент, когда таблица действительно нужна.
Мы опираемся на правила налогового учёта согласно § 7b закона о налогах на доходы, действующие для OSVČ в 2026 году.
Как должна выглядеть таблица налогового учёта
Налоговый учёт согласно § 7b должен содержать данные о доходах и расходах в разбивке, необходимой для определения налоговой базы, а также обзор имущества и долгов. На практике это обычно означает три связанных листа: денежный дневник (доходы и расходы), учёт дебиторской и кредиторской задолженности и учёт имущества. Форму закон не предписывает — таблица в Excel так же действительна, как специализированная программа, если в ней есть нужные данные и она доказательна. При этом денежный дневник ведётся хронологически — строка за строкой по дате платежа, а не по алфавиту поставщиков или по категориям, потому что это значительно упрощает поиск конкретной позиции по банковской выписке.
| Столбец | Зачем он нужен |
|---|---|
| Дата оплаты | Доход или расход записывается на день, когда деньги действительно пришли или ушли, а не на день выставления документа |
| Номер документа | Позволяет найти счёт или чек, к которому относится строка |
| Описание операции | Без описания через полгода не поймёте, что это был за расход или доход |
| Сумма | Базовый показатель для расчёта налоговой базы |
| Налоговый / неналоговый | Не каждый расход или доход входит в налоговую базу |
| Ставка и сумма НДС (только для плательщика) | Основа для декларации по НДС и контрольного заявления (kontrolní hlášení) |
| Категория | Упрощает годовой обзор по виду дохода или расхода |
| Процент использования для бизнеса (для смешанных расходов) | По телефону, автомобилю или интернету, используемым и в личных целях, вы учитываете лишь обоснованную часть |
Правила, которым должен соответствовать учёт
- Запись по дате оплаты, а не по дате выставления счёта — доход OSVČ в налоговом учёте возникает в момент оплаты.
- Плательщик НДС ведёт НДС в учёте отдельно от налоговой базы, потому что в доходы и расходы он не входит.
- К строке относится документ — чек или счёт, который вы должны уметь найти, а не просто сумма в таблице.
- На 31 декабря проведите инвентаризацию имущества, запасов, дебиторской и кредиторской задолженности.
- Учёт и документы храните до истечения срока для определения налога — базовый срок составляет 3 года, на практике рекомендуется дольше. Отдельная тема — сроки уплаты авансов и срок оплаты по конкретному счёту, о которых подробно рассказывает статья срок оплаты счёта в Чехии.
Типичный пример процента использования для бизнеса: телефон, который используется наполовину в личных, наполовину в рабочих целях, учитывается в расходах на 50 %, а автомобиль, используемый преимущественно для бизнеса с редкими личными поездками, — как правило, на 80 %. Выбранный процент вы должны уметь обосновать, если налоговый орган (finanční úřad) о нём спросит, — в идеале одним и тем же способом весь год, а не произвольно в зависимости от текущей ситуации.
Пример строк с данными
Так может выглядеть упрощённый денежный дневник фрилансерки Анны Пример, неплательщицы НДС с паушальными расходами 60 %:
| Дата | Документ | Описание | Доход | Расход |
|---|---|---|---|---|
| 3.2.2026 | F-2026-004 | Графические работы, Klient ABC s.r.o. | 18 000 Kč | — |
| 7.2.2026 | V-0032 | Подписка на программное обеспечение | — | 590 Kč |
| 14.2.2026 | F-2026-005 | Веб-сайт, Klient DEF s.r.o. | 32 000 Kč | — |
Даже при паушальных расходах Анна ведёт столбец доходов и номера счетов к нему — без этого при проверке она не смогла бы доказать, откуда взялась итоговая сумма за год.
Если бы счёт F-2026-005 остался на 31 декабря неоплаченным, он относился бы к отдельному учёту дебиторской задолженности — в доходы он не попадёт, пока не придёт оплата, но в учёте он должен быть виден, потому что влияет на инвентаризацию на последний день года. Это же правило действует и при паушальных расходах: дебиторскую задолженность учитывать нужно, даже если расходную часть учёта вы не ведёте.
6 вещей, которые Excel не отследит
Таблица выполняет законный минимум. Но она не отслеживает ряд практических вещей, которые с ростом числа документов начнут отнимать время или станут риском при проверке.
- Непрерывную нумерацию счетов. Excel не заметит, что вы случайно использовали номер повторно или что в ряду не хватает документа.
- Связь между платежом и счётом. Столбец «оплачено да/нет» нужно отслеживать и переписывать вручную для каждой строки отдельно — программы для автоматической сверки платежей с банком эту работу берут на себя, подробнее в статье связка счетов с банком в Чехии.
- НДС и контрольное заявление у плательщика. Excel не сформирует XML для портала MOJE daně и не предупредит об операции, которая не должна попасть в контрольное заявление.
- Приложения к документам. Чек или счёт в Excel не хранится — нужно вести отдельную папку и полагаться на то, что вы вспомните, какой файл относится к какой строке.
- Сроки и авансовые платежи. Excel не предупредит, что приближается срок подачи декларации или срок уплаты аванса по страхованию.
- Историю изменений. Если вы исправите прошлогоднюю строку, таблица не запомнит, как она выглядела раньше, — при проверке это слабое место.
К этому добавляется седьмая практическая вещь: обмен данными с бухгалтером. Отправить бухгалтеру один файл просто, но согласовать две одновременно редактируемые версии одной и той же таблицы без конфликтов на практике бывает сложно. Поэтому Excel даже после многих лет использования по сути остаётся лишь таблицей цифр — связи и контекст к отдельным строкам вам приходится дополнять самостоятельно в голове, в письме или в папке с документами.
Сколько времени занимает ручной учёт на практике
При 15 полученных документах в месяц и примерно пяти минутах на ручной перенос данных в таблицу — поставщик, сумма, ставка НДС, категория, привязка к банковскому платежу — речь идёт примерно о 75 минутах в месяц только на сам перенос, без учёта времени на поиск потерянных чеков или исправление опечаток. При 30 и более документах в месяц время растёт пропорционально, а вместе с размером таблицы растёт и риск ошибки в формуле или в вручную скопированной строке.
Когда Excel достаточен, а когда уже нет
Excel полностью достаточен, если вы неплательщик НДС, применяете паушальные расходы или находитесь на паушальном налоге и выставляете лишь несколько документов в месяц. Административная нагрузка в таком случае невелика, а специализированная программа решала бы проблемы, которых у вас фактически нет. Ориентировочно: примерно до 10 документов в месяц без НДС Excel обычно быстрее, чем изучение новой программы; примерно от 20 документов в месяц время, потраченное на ручной перенос данных и отслеживание дублей, обычно превышает время, нужное на освоение специализированного приложения.
Наоборот, стоит перейти на программу, предназначенную для выставления счетов и учёта, если вы плательщик НДС и должны формировать контрольное заявление, обрабатываете больше 20 документов в месяц, выставляете счета нескольким клиентам с авансами либо вам важно, чтобы система сама отслеживала, кто не заплатил. Общее представление о том, как может выглядеть полностью онлайновый вариант учёта, даёт страница налоговый учёт онлайн в Чехии.
Как перейти с Excel без потери данных
Переход не обязательно означает ручное переписывание истории. Старые выставленные счета можно загрузить в программу как PDF и дать ей автоматически считать данные, строки из Excel — экспортировать в CSV и импортировать, а старые чеки достаточно постепенно сфотографировать и дать распознать. О том, что именно входит в учёт расходов и как его вести правильно, подробно рассказывает статья как вести учёт расходов OSVČ, а о том, что делать, если документ вообще потерян, — статья потеряли чек или счёт. Реальный переход небольшой OSVČ с годовым объёмом около сотни документов обычно занимает один-два вечера — большую часть времени при этом отнимает сканирование старых бумажных чеков, а не настройка самой программы.
Excel при этом можно оставить как резервную копию и после перехода — достаточно уметь в любой момент выгрузить книгу учёта доходов и расходов в открытом формате.
Как это решает Taxorio
Taxorio ведёт учёт доходов и расходов на фоне каждого выставленного счёта и полученного документа — ничего не нужно переписывать в отдельную таблицу. Документ достаточно загрузить или сфотографировать, и ИИ считывает с него поставщика, сумму, ставку НДС и дату; вы лишь проверяете и подтверждаете данные. Расходы вы распределяете по категориям; для тех категорий, которым вы в Настройках сохраните процент использования для бизнеса по умолчанию (например, 80 % для расходов на автомобиль или 50 % для телефона), этот процент автоматически подставляется в каждый новый документ, и для конкретного документа его в любой момент можно изменить — категория, таким образом, выполняет ту же роль, что столбец «категория» в таблице, которую вы ведёте вручную, только без риска опечатки в названии. В обзоре сразу видно, кто из клиентов ещё не заплатил.
Книгу учёта доходов и расходов (ZIP с двумя файлами CSV) можно скачать и в бесплатном плане — так что, даже если вы когда-нибудь решите вернуться к Excel или передать учёт бухгалтеру в открытом формате, данные останутся у вас под рукой.
Официальные источники
- Закон № 586/1992 Sb., о налогах на доходы (на чешском)
- Финансовое управление: предприниматели и OSVČ (на чешском)