Если вы как OSVČ (предприниматель, работающий на себя) регулярно выставляете счета одним и тем же заказчикам за похожие услуги, вы знаете, насколько утомительно каждый раз вводить одно и то же: название услуги, цену за единицу, ставку НДС (DPH), реквизиты клиента. При этом почти всё повторяется. Разберём, как использовать прайс-лист позиций, автоматическую нумерацию и другие возможности Taxorio, чтобы выставление счёта занимало минимум действий.
На чём теряется время при выставлении счетов
Прежде чем переходить к решению, посмотрим, где именно уходит время:
- Поиск данных клиента — IČO (идентификационный номер), DIČ (налоговый номер), адрес, номер счёта.
- Заполнение позиций — название услуги, единица, цена, ставка НДС.
- Нумерация — проверка, какой номер должен быть у следующего документа.
- Срок оплаты — отсчёт даты от дня выставления.
- QR-код — чтобы клиенту было проще заплатить.
- Экспорт в PDF — и отправка заказчику.
По отдельности это мелочи, но при двух десятках счетов в месяц они складываются в заметный кусок административной работы, который повторяется без изменений.
Прайс-лист позиций: настроить один раз
Самый действенный инструмент — прайс-лист позиций (в настройках это вкладка «Прайс-лист»). Запись прайс-листа содержит:
- Название услуги или товара — например «Веб-разработка», «Графический дизайн», «Консультация».
- Единицу по умолчанию — из фиксированного набора: ks, hod, den, měs, m, m², kg (штука, час, день, месяц, метр, м², кг).
- Цену за единицу по умолчанию — вашу обычную почасовую ставку или цену за единицу.
- Ставку НДС — 21 %, 12 % или 0 % для неплательщиков.
Как пользоваться прайс-листом
При создании счёта позиции не нужно вводить вручную. Вместо этого:
- Нажмите кнопку добавления позиции из прайс-листа.
- Выберите нужную запись (например «Веб-разработка — час»).
- Позиция подставится со значениями по умолчанию.
- Поправьте только количество — число часов, штук и так далее.
- При необходимости измените цену, если для конкретного клиента она другая.
Кроме экономии действий это даёт согласованность: все счета за одну и ту же услугу несут одинаковое название позиции, и позже по нему удобно фильтровать и строить обзоры.
Примеры прайс-листов для разных профессий
ИТ-разработчик:
- Веб-разработка — час — 1 500 Kč — 21 %
- Консультация по ИТ — час — 2 000 Kč — 21 %
- Администрирование сервера — месяц — 3 000 Kč — 21 %
- SEO-аудит — штука — 15 000 Kč — 21 %
Графический дизайнер:
- Графический макет — час — 1 200 Kč — 21 %
- Разработка логотипа — штука — 25 000 Kč — 21 %
- Подготовка к печати — штука — 500 Kč — 21 %
- Предметная фотосъёмка — штука — 800 Kč — 21 %
Переводчик:
- Перевод EN→CS (нормостраница) — штука — 350 Kč — 21 %
- Корректура (нормостраница) — штука — 150 Kč — 21 %
- Устный перевод — час — 800 Kč — 21 %
Автоматическая нумерация счетов
Правильная нумерация — требование закона. По § 29 закона о НДС каждый налоговый документ должен содержать учётный номер, который однозначно его идентифицирует. Числовой ряд должен идти без разрывов и логически продолжаться.
Фиксированный формат YYYYXXXX
Taxorio нумерует счета в фиксированном формате YYYYXXXX, где:
- YYYY — текущий год, например 2026;
- XXXX — четырёхзначный порядковый номер внутри года: 0001, 0002, 0003 и далее.
Первый счёт 2026 года получит номер 20260001, второй — 20260002 и так далее. У формата есть несколько преимуществ:
- Однозначность — год в номере исключает совпадения между годами.
- Хронологический порядок — счета сами выстраиваются от старых к новым.
- Наглядность — по номеру сразу понятны год и примерная очерёдность.
Номер присваивается автоматически, проверять его не нужно. Если вы переходите из другой системы и хотите продолжить прежний ряд, в настройках выставления счетов можно задать номер следующего счёта.
Значения по умолчанию
Кроме прайс-листа и нумерации в Taxorio есть настройки, которые подставляются в каждый новый документ.
Срок оплаты по умолчанию
Задайте привычное количество дней — обычно 14 или 30. При создании счёта дата оплаты рассчитается от даты выставления. На конкретном документе её всегда можно изменить, если с клиентом договорились иначе.
Банковские реквизиты
Банковские счета хранятся отдельным списком: в настройках есть вкладка «Банковские счета», где можно держать несколько счетов, в том числе валютных. Реквизиты основного счёта подставляются в документ, переписывать их каждый раз не нужно.
Ставка НДС
Ставка позиции зависит от вашего статуса по НДС, заданного в данных компании. У плательщика счёт разбивается на базу и налог, у неплательщика документ выставляется без НДС.
Данные клиента из ARES
При добавлении нового клиента достаточно ввести его IČO. Taxorio ищет данные в реестре ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů — административный реестр хозяйствующих субъектов) и подставляет:
- наименование;
- адрес (улица, город, почтовый индекс);
- DIČ, если субъект — плательщик НДС;
- организационно-правовую форму.
Это снимает ручное переписывание из торгового реестра или с сайта клиента, где данные к тому же могут быть устаревшими. После первого сохранения клиента при следующем счёте достаточно выбрать его из списка.
QR-код для оплаты
Если в настройках включены QR-платежи и заполнен банковский счёт, Taxorio ставит на счета с положительной суммой QR-код в формате SPD (Short Payment Descriptor). Клиент считывает его банковским приложением, и платёжное поручение заполняется правильными данными: номер счёта, сумма, переменный символ. Остаётся подтвердить платёж.
Зачем это нужно:
- Меньше ошибок — опечатки в номере счёта или переменном символе создают проблемы при сопоставлении платежей.
- Меньше действий у клиента — реквизиты не нужно переписывать вручную.
- Аккуратное впечатление — QR-код на счёте выглядит современно.
Шаблоны PDF
Taxorio предлагает три визуальных шаблона для экспорта счёта в PDF:
- Aurora — шаблон по умолчанию.
- Modern — современный дизайн со сплошными цветными блоками, подходит для креативных профессий, ИТ и небольших компаний.
- Classic — структурированная раскладка с вертикальными цветными метками разделов и выраженной платёжной полосой с QR-кодом, для тех, кому нужен строгий и упорядоченный вид.
Все шаблоны содержат обязательные реквизиты налогового документа, QR-код и ваш логотип и учитывают выбранную цветовую схему. Отличается только оформление. Шаблон выбирается в настройках и применяется ко всем новым счетам — подробнее в справке о шаблонах PDF.
Регулярные счета: что умеет Taxorio
Многие предприниматели выставляют счета по расписанию: месячная абонплата за поддержку сайта, ежеквартальные консультации, повторяющиеся поставки. Для таких случаев есть регулярные счета: вы один раз задаёте предписание — шаблон документа, интервал и день выставления, — и дальше счёт выставляется сам. Доставка работает в двух режимах: уведомление владельцу или автоматическая отправка письма клиенту. Функция доступна в тарифе PRO (69 Kč в месяц), подробности — в справке о регулярных счетах.
Для разовых и нерегулярных случаев, где предписание не имеет смысла, остаётся ручной путь — но и он короткий:
- Прайс-лист — услуги, которые вы выставляете постоянно, уже сохранены; добавление на счёт занимает один щелчок.
- Сохранённые клиенты — реквизиты выбираются из списка, ничего не переписывается.
- Автоматическая нумерация — система сама присваивает правильный номер.
- Значения по умолчанию — срок оплаты, ставка НДС и банковские реквизиты подставляются.
- QR-код — при включённых QR-платежах ставится на счета с положительной суммой.
Альтернатива: интеграция MCP
Если вы пользуетесь AI-ассистентом с интеграцией MCP, счёт можно выставить текстовой командой — например «Выставь месячный счёт клиенту ABC за поддержку сайта на 10 000 Kč». Ассистент возьмёт сохранённый прайс-лист и данные клиента. Как подключить интеграцию, описано в справке о MCP.
Полный порядок: от подготовки до готового PDF
Подготовка (один раз)
- Заведите записи прайс-листа для самых частых услуг.
- Добавьте постоянных клиентов — достаточно ввести IČO, остальное подставит ARES.
- Задайте срок оплаты по умолчанию и банковский счёт.
- Выберите шаблон PDF.
Выставление счёта
- Новый счёт — нажмите создание документа. Номер присвоится автоматически.
- Выбор клиента — выберите его из списка, реквизиты подставятся.
- Позиции — добавьте их из прайс-листа и поправьте количество.
- Проверка — сверьте дату, срок оплаты и итоговую сумму.
- Сохранение и экспорт — сохраните документ и скачайте PDF с QR-кодом.
Счёт со всеми обязательными реквизитами и QR-кодом для оплаты готов к отправке.
Советы по организации выставления счетов
Выставляйте счета сразу
Не откладывайте выставление на конец месяца. Лучше всего выставлять документ сразу после завершения работы или поставки: чем раньше уйдёт счёт, тем раньше придёт оплата.
Стандартизируйте названия позиций
Используйте одинаковые названия услуг во всех счетах. «Веб-разработка» — а не один раз «Разработка сайта», второй раз «Программирование страниц» и третий раз «Web development». Единообразие упрощает обзоры и фильтрацию.
Поддерживайте базу клиентов в актуальном состоянии
Если клиент сменил адрес, банковские реквизиты или стал плательщиком НДС, обновите его карточку. Данные на счёте должны соответствовать действительности.
Следите за сроками оплаты
На панели Taxorio видны статусы счетов: оплачен, не оплачен, просрочен. Регулярно проверяйте, платят ли клиенты вовремя, и отправляйте напоминания.
Что остаётся ручным и что делает система
Полезно понимать границу. Система берёт на себя нумерацию, расчёт НДС, подстановку реквизитов, генерацию PDF и QR-кода, а при регулярных счетах — и само выставление по расписанию. За вами остаётся содержательная часть: что именно вы выставляете, в каком объёме и по какой цене. Именно поэтому заранее подготовленный прайс-лист и заполненная база клиентов дают самый заметный эффект — они сокращают ровно ту часть, которая повторяется без изменений.
Итог
Прайс-лист, автоматическая нумерация и подставляемые реквизиты — не революционная технология, а продуманное упрощение повторяющихся шагов. В этом их смысл: каждая минута, не потраченная на администрирование, остаётся на работу для клиентов.
Начните с того, что заведёте в Taxorio записи прайс-листа для самых частых услуг и добавите постоянных клиентов. Бесплатный тариф даёт 2 счёта в месяц — этого хватит, чтобы попробовать. Для неограниченного числа счетов подойдёт тариф PRO от 69 Kč в месяц.
Границы Taxorio: Taxorio помогает ИП в Чехии выставлять счета и вести учёт доходов и расходов. Это не полноценная бухгалтерия и не персональная налоговая консультация. Нестандартный или неподдерживаемый случай перед подачей отчётности проверьте с чешским бухгалтером или налоговым консультантом.