Zálohy jsou standardní součástí podnikání -- zejména u větších zakázek, sezónních prací nebo nových klientů. Zároveň jde o oblast, kde se v fakturaci nejčastěji chybuje. Zákonná úprava rozlišuje proforma fakturu (výzvu k platbě zálohy), daňový doklad k přijaté záloze a vyúčtovací fakturu. Taxorio toto celé workflow podporuje nativně, takže tě provede každým krokem. Pojďme si ho projít.
Tři dokumenty zálohového procesu
Než se pustíme do samotného návodu, je důležité pochopit, jakou roli hraje každý z dokumentů:
- Proforma faktura (zálohová výzva) -- není daňovým dokladem. Slouží jen jako výzva zákazníkovi k zaplacení zálohy. Nevstupuje do DPH přiznání.
- Daňový doklad k přijaté záloze (DDZ) -- vystavuješ ho po přijetí zálohy, pokud jsi plátce DPH. Teprve tento doklad zdaňuje přijatou zálohu a zákazník z něj může uplatnit odpočet DPH.
- Vyúčtovací faktura -- konečná faktura po dokončení díla nebo dodávky. Zahrnuje celkovou cenu, od které se odečítají zaplacené zálohy (včetně DPH).
Zákonný základ: povinnost vystavit daňový doklad k záloze vyplývá z §28 odst. 2 písm. b) zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Doklad musí být vystaven do 15 dnů od přijetí platby.
Krok 1: Vystavení proforma faktury
Proforma faktura je první krok -- informuješ zákazníka, kolik má zaplatit jako zálohu a na jaký účet.
V Taxoriu přejdi do Faktury → Nová faktura. V horní části formuláře najdeš přepínač nebo rozbalovací nabídku pro výběr typu dokladu. Vyber "Proforma faktura".
Vyplníš standardně:
- Zákazníka (nebo ho vybereš z adresáře)
- Datum vystavení a datum splatnosti zálohy
- Položky -- popis zálohy, dohodnutou výši (např. "Záloha 50 % na rekonstrukci koupelny dle smlouvy ze dne 10. 4. 2026")
Systém ti proforma fakturu odliší od řádných faktur -- má jiné číslování (typicky předpona "PF" nebo "PRO") a v exportech pro DPH se neobjeví.
Proformu uložíš a odešleš zákazníkovi e-mailem přímo z Taxoria. Zákazník vidí, co má zaplatit, na jaký účet a do kdy.
Krok 2: Potvrzení úhrady zálohy
Zákazník zálohu zaplatí. V Taxoriu otevřeš detail proforma faktury a klikneš na tlačítko "Označit jako uhrazenou". Zadáš datum přijetí platby.
Systém se nyní automaticky zeptá (nebo ti nabídne): "Chceš vystavit daňový doklad k přijaté záloze?" Klikni na Ano.
Krok 3: Daňový doklad k záloze (DDZ)
Taxorio předvyplní daňový doklad k záloze z údajů proformy. Zkontroluj a doplň:
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) = datum přijetí platby zálohy (ne datum vystavení DDZ)
- Popis zálohy
- Základ daně a DPH (Taxorio dopočítá automaticky z celkové přijaté částky)
DDZ musí obsahovat:
- Označení "Daňový doklad k přijaté záloze" nebo "Daňový doklad k platbě"
- Číslo proforma faktury, ke které se váže
- Datum přijetí zálohy (DUZP)
- Výši zálohy rozdělené na základ daně a DPH
DDZ uložíš a odešleš zákazníkovi. Od tohoto momentu zákazník-plátce DPH může uplatnit odpočet DPH ze zálohy.
DDZ automaticky vstupuje do přiznání k DPH za zdaňovací období, ve kterém byla záloha přijata. Taxorio ho zahrne do exportu pro DPH bez dalšího nastavování.
Krok 4: Vyúčtovací faktura po dokončení zakázky
Zakázka je hotova. Vystavíš konečnou fakturu -- vyúčtovací doklad, který zákazníkovi ukáže celkovou cenu, od níž se odečte zaplacená záloha.
V Taxoriu přejdi na Faktury → Nová faktura a vyber typ "Vyúčtovací faktura" (nebo "Faktura s odečtením zálohy"). Systém ti nabídne výběr ze zákazníkových zaplacených záloh.
Postup:
- Zadej zákazníka
- Klikni na "Přidat zálohu" nebo "Spárovat zálohu"
- Vyber příslušný DDZ ze seznamu
- Přidej položky za celkové plnění (celá cena zakázky)
Taxorio automaticky přidá řádek se zápornou hodnotou zálohy: "-50 % záloha dle DDZ č. 2026-045: -24 200 Kč". Zákazník pak vidí:
- Celková cena zakázky: 48 400 Kč (základ 40 000 Kč + DPH 21 % = 8 400 Kč)
- Odečtená záloha: -24 200 Kč (základ -20 000 Kč + DPH -4 200 Kč)
- Zbývá doplatit: 24 200 Kč
Na vyúčtovací faktuře tak zákazník přesně vidí, co zaplatil jako zálohu a co zbývá doplatit.
Krok 5: Archivace a přehled
Po úhradě zbytku zakázky označíš vyúčtovací fakturu jako uhrazenou. V přehledu faktur pak vidíš celý řetězec dokumentů propojený dohromady:
- Proforma faktura PF-2026-012 → uhrazena 15. 4. 2026
- Daňový doklad k záloze DDZ-2026-045 → vystaven 15. 4. 2026
- Faktura F-2026-089 (vyúčtování) → uhrazena 30. 4. 2026
Taxorio eviduje všechny tyto dokumenty pohromadě pod jedním zákazníkem a projektem, takže při případné daňové kontrole snadno doložíš celý průběh zakázky.
Zálohové faktury bez DPH (pro neplátce)
Pokud nejsi plátce DPH, zálohy jsou administrativně jednodušší:
- Vystavíš proforma fakturu (výzvu k záloze) -- bez DPH
- Po přijetí zálohy nemusíš vystavovat DDZ (nejsi plátce DPH)
- Na vyúčtovací faktuře odečteš zaplacenou zálohu
V Taxoriu funguje tento zjednodušený workflow automaticky -- jakmile systém ví, že nejsi plátce DPH, neklade ti otázku ohledně DDZ a celý proces je o krok kratší.
Nejčastější chyby při zálohové fakturaci
- Vystavení DDZ před přijetím platby -- DDZ musí být vystaven po přijetí zálohy, ne před ní (§28 odst. 2 zákona o DPH)
- Nesoulad částek -- záloha na DDZ musí přesně odpovídat přijaté platbě, ne plánované záloze
- Zapomenutí na zálohu ve vyúčtování -- zákazník by zaplatil dvakrát; Taxorio hlídá spárování zálohy a vyúčtování
- Absence odkazu na DDZ ve vyúčtovací faktuře -- vyúčtovací faktura musí odkazovat na čísla DDZ, ke kterým se vztahuje