Zálohy jsou standardní součástí podnikání -- zejména u větších zakázek, sezónních prací nebo nových klientů. Zároveň jde o oblast, kde se v fakturaci nejčastěji chybuje. Zákonná úprava rozlišuje proforma fakturu (výzvu k platbě zálohy), daňový doklad k přijaté záloze a vyúčtovací fakturu. Taxorio toto celé workflow podporuje nativně, takže vás provede každým krokem. Pojďme si ho projít.
Tři dokumenty zálohového procesu
Než se pustíme do samotného návodu, je důležité pochopit, jakou roli hraje každý z dokumentů:
- Proforma faktura (zálohová výzva) -- není daňovým dokladem. Slouží jen jako výzva zákazníkovi k zaplacení zálohy. Nevstupuje do DPH přiznání.
- Daňový doklad k přijaté záloze (DDZ) -- vystavujete ho po přijetí zálohy, pokud jste plátce DPH. Teprve tento doklad zdaňuje přijatou zálohu a zákazník z něj může uplatnit odpočet DPH.
- Vyúčtovací faktura -- konečná faktura po dokončení díla nebo dodávky. Zahrnuje celkovou cenu, od které se odečítají zaplacené zálohy (včetně DPH).
Zákonný základ: povinnost vystavit daňový doklad k záloze vyplývá z §28 odst. 2 písm. b) zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Doklad musí být vystaven do 15 dnů od přijetí platby.
Krok 1: Vystavení proforma faktury
Proforma faktura je první krok -- informujete zákazníka, kolik má zaplatit jako zálohu a na jaký účet.
V Taxoriu přejděte do Faktury → Nová faktura. V horní části formuláře najdete přepínač nebo rozbalovací nabídku pro výběr typu dokladu. Vyberte "Proforma faktura".
Vyplníte standardně:
- Zákazníka (nebo ho vyberete z adresáře)
- Datum vystavení a datum splatnosti zálohy
- Položky -- popis zálohy, dohodnutou výši (např. "Záloha 50 % na rekonstrukci koupelny dle smlouvy ze dne 10. 4. 2026")
Systém vám proforma fakturu odliší od řádných faktur -- má jiné číslování (typicky předpona "PF" nebo "PRO") a v exportech pro DPH se neobjeví.
Proformu uložíte a odešlete zákazníkovi e-mailem přímo z Taxoria. Zákazník vidí, co má zaplatit, na jaký účet a do kdy.
Krok 2: Potvrzení úhrady zálohy
Zákazník zálohu zaplatí. V Taxoriu otevřete detail proforma faktury a klikněte na tlačítko "Označit jako uhrazenou". Zadejte datum přijetí platby.
Systém se nyní automaticky zeptá (nebo vám nabídne): "Chcete vystavit daňový doklad k přijaté záloze?" Klikněte na Ano.
Krok 3: Daňový doklad k záloze (DDZ)
Taxorio předvyplní daňový doklad k záloze z údajů proformy. Zkontrolujte a doplňte:
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) = datum přijetí platby zálohy (ne datum vystavení DDZ)
- Popis zálohy
- Základ daně a DPH (Taxorio dopočítá automaticky z celkové přijaté částky)
DDZ musí obsahovat:
- Označení "Daňový doklad k přijaté záloze" nebo "Daňový doklad k platbě"
- Číslo proforma faktury, ke které se váže
- Datum přijetí zálohy (DUZP)
- Výši zálohy rozdělené na základ daně a DPH
DDZ uložíte a odešlete zákazníkovi. Od tohoto momentu zákazník-plátce DPH může uplatnit odpočet DPH ze zálohy.
DDZ automaticky vstupuje do přiznání k DPH za zdaňovací období, ve kterém byla záloha přijata. Taxorio ho zahrne do exportu pro DPH bez dalšího nastavování.
Krok 4: Vyúčtovací faktura po dokončení zakázky
Zakázka je hotova. Vystavíte konečnou fakturu -- vyúčtovací doklad, který zákazníkovi ukáže celkovou cenu, od níž se odečte zaplacená záloha.
V Taxoriu přejděte na Faktury → Nová faktura a vyberte typ "Vyúčtovací faktura" (nebo "Faktura s odečtením zálohy"). Systém vám nabídne výběr ze zákazníkových zaplacených záloh.
Postup:
- Zadej zákazníka
- Klikni na "Přidat zálohu" nebo "Spárovat zálohu"
- Vyber příslušný DDZ ze seznamu
- Přidej položky za celkové plnění (celá cena zakázky)
Taxorio automaticky přidá řádek se zápornou hodnotou zálohy: "-50 % záloha dle DDZ č. 2026-045: -24 200 Kč". Zákazník pak vidí:
- Celková cena zakázky: 48 400 Kč (základ 40 000 Kč + DPH 21 % = 8 400 Kč)
- Odečtená záloha: -24 200 Kč (základ -20 000 Kč + DPH -4 200 Kč)
- Zbývá doplatit: 24 200 Kč
Na vyúčtovací faktuře tak zákazník přesně vidí, co zaplatil jako zálohu a co zbývá doplatit.
Krok 5: Archivace a přehled
Po úhradě zbytku zakázky označíte vyúčtovací fakturu jako uhrazenou. V přehledu faktur pak vidíte celý řetězec dokumentů propojený dohromady:
- Proforma faktura PF-2026-012 → uhrazena 15. 4. 2026
- Daňový doklad k záloze DDZ-2026-045 → vystaven 15. 4. 2026
- Faktura F-2026-089 (vyúčtování) → uhrazena 30. 4. 2026
Taxorio eviduje všechny tyto dokumenty pohromadě pod jedním zákazníkem a projektem, takže při případné daňové kontrole snadno doložíte celý průběh zakázky.
Zálohové faktury bez DPH (pro neplátce)
Pokud nejste plátce DPH, zálohy jsou administrativně jednodušší:
- Vystavíte proforma fakturu (výzvu k záloze) -- bez DPH
- Po přijetí zálohy nemusíte vystavovat DDZ (nejste plátce DPH)
- Na vyúčtovací faktuře odečtete zaplacenou zálohu
V Taxoriu funguje tento zjednodušený workflow automaticky -- jakmile systém ví, že nejste plátce DPH, neklade vám otázku ohledně DDZ a celý proces je o krok kratší.
Nejčastější chyby při zálohové fakturaci
- Vystavení DDZ před přijetím platby -- DDZ musí být vystaven po přijetí zálohy, ne před ní (§28 odst. 2 zákona o DPH)
- Nesoulad částek -- záloha na DDZ musí přesně odpovídat přijaté platbě, ne plánované záloze
- Zapomenutí na zálohu ve vyúčtování -- zákazník by zaplatil dvakrát; Taxorio hlídá spárování zálohy a vyúčtování
- Absence odkazu na DDZ ve vyúčtovací faktuře -- vyúčtovací faktura musí odkazovat na čísla DDZ, ke kterým se vztahuje