Jezdíte autem za klienty, na stavbu nebo pro materiál? Pohonné hmoty (PHM) jsou pro OSVČ jedním z největších provozních nákladů — a zároveň jedním z nejčastěji špatně evidovaných výdajů. Zákon vám dává na výběr ze dvou režimů: skutečné náklady s doklady, nebo paušál. Které je výhodnější a jak na správnou evidenci? To se dozvíte v tomto článku.
Dva režimy uplatnění PHM jako daňového nákladu
Zákon o daních z příjmů (§24 odst. 2 písm. k) a §24a ZDP) umožňuje OSVČ uplatnit výdaje na provoz motorového vozidla dvěma způsoby:
- Skutečné výdaje — uplatňujete reálné náklady na PHM doložené doklady
- Paušální výdaj na dopravu — 5 000 Kč měsíčně (60 000 Kč ročně) na jedno vozidlo bez nutnosti dokládat doklady
Možnost 1: Skutečné náklady na PHM
Pokud chcete uplatnit skutečné výdaje na PHM, musíte splnit tyto podmínky:
Co potřebujete mít
- Doklady za každé tankování — paragon nebo faktura z čerpací stanice. Nestačí výpis z karty — fyzický doklad je nutný.
- Knihu jízd — evidenci skutečně ujetých kilometrů pro podnikatelské účely (datum, cíl, vzdálenost, důvod cesty)
- Pokud vozidlo používáte i soukromě, musíte náklady poměrně krátit (např. 70 % podnikání : 30 % soukromé použití)
Výhody skutečných nákladů
- Při intenzivním podnikatelském využití může být daňový základ nižší než při paušálu
- Kromě PHM si uplatníte i další skutečné náklady: opravy, pojistné, dálniční poplatky, parkovné, technické prohlídky, odpisy
Nevýhody skutečných nákladů
- Vyšší administrativní zátěž — je nutné vést evidenci každého tankování a každé jízdy
- Při daňové kontrole musíte doložit všechny doklady za celé zdaňovací období
Možnost 2: Paušální výdaj na dopravu
Paušální výdaj na dopravu (§24a ZDP) je zjednodušená alternativa. Místo sbírání dokladů uplatníte pevnou částku:
- 5 000 Kč měsíčně za jedno vozidlo = 60 000 Kč ročně
- Maximálně 3 vozidla = 180 000 Kč ročně
- Pokud vozidlo používáte i pro soukromé účely, snížíte paušál na 80 % = 4 000 Kč/měsíc
Paušál zahrnuje pouze PHM a parkovné. Ostatní náklady na vozidlo (pojistné, opravy, odpisy) si stále uplatňujete ve skutečné výši — za ty doklady potřebujete.
Výhody paušálu
- Žádné sbírání paragonů za benzín
- Žádná kniha jízd (pro PHM) — stačí prohlášení, že vozidlo pro podnikání používáte
- Ideální pro ty, kdo jezdí málo nebo nepravidelně
Nevýhody paušálu
- Pokud tankujete hodně, skutečné náklady mohou být vyšší než 5 000 Kč/měsíc
- Paušál nelze kombinovat se skutečnými náklady na PHM u stejného vozidla ve stejném roce
Jak se rozhodnout: paušál nebo skutečné náklady?
Jednoduchý výpočet: pokud průměrně utratíte za PHM více než 5 000 Kč měsíčně a jste schopni doložit doklady, vyplatí se skutečné náklady. Pokud méně nebo nechcete vést evidenci, zvolíte paušál.
Příklad: Jezdíte průměrně 1 500 km měsíčně, spotřeba 7 l/100 km, cena benzínu 38 Kč/l.
Měsíční náklady na PHM = 1 500 × 0,07 × 38 = 3 990 Kč
V tomto případě je paušál 5 000 Kč výhodnější — a navíc bez starostí s evidencí.
Tankování kartou vs. hotovostí
Z daňového hlediska není rozdíl mezi platbou kartou a hotovostí — v obou případech potřebujete fyzický doklad (paragon). Výpis z bankovního účtu nebo výpis kreditní karty dokladem nahradit nestačí.
- Tankování firemní kartou — paragon vždy vezměte a přiložte k výpisu. V Taxoriu vyfotíte doklad přímo u pumpy.
- Tankování v hotovosti — paragon nutný, ideálně s poznámkou o účelu jízdy na zadní straně
- Faktury za PHM (velkoobchodní nákupy) — plnohodnotný daňový doklad, odpočet DPH možný
Evidence PHM v Taxoriu
Taxorio má pro pohonné hmoty samostatnou kategorii výdajů FUEL. Jak na to:
- V sekci Výdaje klikněte na „Přidat výdaj"
- Vyfot doklad z pumpy pomocí fotoaparátu — aplikace ho automaticky rozpozná
- Kategorie FUEL se předvyplní; uprav datum a částku dle potřeby
- Výdaj se uloží a zahrne do ročního přehledu nákladů
Na konci roku vidíte v Taxoriu celkové roční náklady na PHM — přesně to, co potřebujete do daňového přiznání.
Kombinace PHM s knihou jízd
Vedení knihy jízd není ze zákona povinné u paušálního výdaje. Při skutečných nákladech však finanční správa knihu jízd zpravidla vyžaduje jako důkaz podnikatelského využití vozidla.
Minimální evidence v knize jízd:
- Datum jízdy
- Výchozí a cílový bod
- Ujetá vzdálenost
- Účel jízdy (jméno klienta, název zakázky)
- Stav tachometru na začátku a konci roku
Taxorio se dobře doplňuje s mobilními aplikacemi pro knihu jízd — výdaje za PHM evidujete v Taxoriu, jízdy v dedikované aplikaci. Dohromady máte kompletní dokumentaci pro finanční úřad.
Shrnutí
PHM jako daňový náklad OSVČ jsou výhodné, ale musíte zvolit správný režim a dodržet pravidla. Paušál 5 000 Kč/měsíc je jednoduchý, ale ne vždy nejvýhodnější. Skutečné náklady vyžadují doklady a knihu jízd, ale při intenzivním využití vozidla se vrátí. Ať zvolíte cokoliv, Taxorio vám pomůže s evidencí výdajů na PHM tak, aby byla vždy v pořádku.