Konzultanti a poradci jsou v daních zvláštní druh OSVČ. Prodávají hlavně svůj čas, znalosti a zkušenosti — ne materiál, ne zboží, ne hodiny strávené u stroje. To znamená dvě věci, které mění celou daňovou strategii: vysokou marži a velmi málo nákladů. A právě nízké náklady jsou důvod, proč rady typu „dejte si všechno do výdajů" pro konzultanta často nefungují. Když skoro žádné reálné výdaje nemáte, je výhodnější daňový režim, který vám dovolí náklady neřešit vůbec.
Tenhle průvodce projde celou daňovou logiku konzultanta krok za krokem: proč u vás často vyhrává paušální daň nebo procentní výdajový paušál, jak řešit DPH u zakázek do zahraničí, co si reálně odečtete, když je nákladů málo, a jak nastavit cenu i fakturaci tak, aby vám zůstalo co nejvíc. Týká se to IT konzultantů, byznysových a marketingových poradců, lektorů, projektových manažerů na volné noze i daňových a HR specialistů.
Specifika konzultantů: vysoká marže, nízké náklady, hodně B2B
Než se pustíme do čísel, je dobré pojmenovat, čím se konzultant z daňového pohledu liší od většiny ostatních živností:
- Vysoká marže. Mezi tím, co vyfakturujete, a tím, co vás zakázka reálně stojí, je obrovský rozdíl. Konzultant prodává čas a know-how, ne přeprodané zboží s pár procenty marže.
- Málo nákladů. Notebook, telefon, software, občas cesta nebo školení — tím výčet většinou končí. Žádný sklad, žádný materiál, žádné stroje. Reálné výdaje se u mnoha konzultantů pohybují hluboko pod 30 % příjmů.
- Převaha B2B klientů. Konzultanti fakturují skoro výhradně firmám, ne koncovým spotřebitelům. To je důležité hlavně u DPH a u zakázek do zahraničí, kde rozhoduje, jestli je odběratel podnikatel.
- Často zakázky do ciziny. IT a byznys konzultace jsou ze své podstaty přeshraniční. Klient v Německu, Rakousku nebo USA není výjimka, ale běžná situace — a ta s sebou nese vlastní daňová pravidla.
Z těchto čtyř bodů plyne celá zbytek článku. Nízké náklady určují, jaký daňový režim zvolit. B2B a zahraničí určují, jak řešit DPH. A vysoká marže znamená, že na správné volbě můžete ušetřit i desetitisíce ročně.
Paušální daň vs. výdajové paušály: proč u konzultantů často vyhrává paušál
Pokud máte málo nákladů, prohráváte tím, že byste si poctivě schovávali účtenky a odečítali skutečné výdaje. Vyplatí se vám naopak režim, kde náklady neřešíte a stát vám „uzná" výdaje paušálně. Pro OSVČ existují tři základní cesty zdanění příjmů:
| Režim | Jak se počítá | Komu sedí |
|---|---|---|
| Skutečné výdaje | Příjmy minus prokázané náklady (účtenky, faktury) | Kdo má hodně reálných nákladů |
| Výdajový paušál (% z příjmů) | Příjmy minus pevné procento jako výdaj | Kdo má málo nákladů, ale chce slevy a odpočty |
| Paušální daň | Jedna pevná měsíční platba, žádné přiznání | Kdo má málo nákladů a chce klid |
Výdajové paušály — 40 % nebo 60 % podle činnosti
U výdajového paušálu si od příjmů odečtete pevné procento jako výdaj, aniž byste cokoli dokládali. Pro konzultanty jsou klíčové dvě sazby:
- 60 % — volná živnost. Většina poradenství a konzultací spadá pod volnou živnost „Poradenská a konzultační činnost, zpracování odborných studií a posudků" nebo „Výroba, obchod a služby neuvedené…". Sem patří byznys, marketing, IT i procesní konzultanti, kteří podnikají na živnostenský list. Strop výdajů je 1 200 000 Kč (dosažený při příjmu 2 mil. Kč).
- 40 % — nezávislé povolání bez živnosti. Pokud činnost vykonáváte jako nezávislé povolání podle zvláštních předpisů (typicky někteří specialisté, autorská a licenční činnost, znalci, tlumočníci), uplatníte 40 %. Strop výdajů je 800 000 Kč.
Pozor: O tom, jestli máte nárok na 60 %, nebo 40 %, nerozhoduje vaše vizitka, ale charakter činnosti a to, na základě jakého oprávnění podnikáte. Většina konzultantů s živnostenským listem na poradenství spadá pod 60 %. U hraničních případů (kombinace autorské činnosti a běžné konzultace, podnikání podle zvláštních předpisů) si zařazení ověřte s daňovým poradcem — má přímý dopad na výši daně.
Praktický příklad: konzultant s příjmem 1 000 000 Kč a 60% paušálem si odečte 600 000 Kč jako výdaje. Daní jen 400 000 Kč základu. K tomu navíc může uplatnit slevu na poplatníka a další slevy. To je u člověka s reálnými náklady třeba 80 000 Kč ročně skvělý výsledek — paušál mu „uzná" mnohem víc, než kolik utratil.
Paušální daň — jedna platba a žádné přiznání
Paušální daň jde ještě dál: místo počítání základu zaplatíte jednu pevnou částku měsíčně, která v sobě sdružuje daň z příjmů, sociální i zdravotní pojištění. Nepodáváte daňové přiznání ani přehledy pro pojišťovny. Pro rok 2026 platí tři pásma:
| Pásmo | Měsíční platba 2026 | Z toho daň | Roční příjmy do |
|---|---|---|---|
| I. pásmo | 9 984 Kč | 100 Kč | 1 000 000 Kč |
| II. pásmo | 16 745 Kč | 4 963 Kč | 1 500 000 Kč* |
| III. pásmo | 27 139 Kč | — | 2 000 000 Kč |
V I. pásmu se těch 9 984 Kč skládá ze 100 Kč daně z příjmů, 6 578 Kč na sociální pojištění a 3 306 Kč na zdravotní — celkem tedy 119 808 Kč za rok. V I. pásmu přitom můžete zůstat i s příjmy až do 1,5 milionu Kč, pokud aspoň 75 % příjmů tvoří činnosti s 80% nebo 60% paušálem — což většina konzultantů na volnou živnost splní. Teprve nad rámec této podmínky (nebo při ještě vyšších příjmech) se posouváte do II., případně III. pásma s vyšší měsíční platbou.
Vstoupit do paušálního režimu může OSVČ, která není plátcem DPH, má roční příjmy do 2 mil. Kč, nemá příjmy ze zaměstnání (mimo srážkovou daň) a není v insolvenci. Oznámení se podává nejpozději do 10. ledna daného roku (pro rok 2026 fakticky do 12. ledna). Detailně to rozebíráme v článku paušální daň 2026.
Tip: Pro konzultanta s vysokou marží bývá paušální daň jednoznačně nejlevnější u příjmů zhruba od 1,2 do 2 mil. Kč ročně — efektivní zdanění i s pojistným tam často vyjde výrazně níž než u běžného režimu. U nižších příjmů (kolem 0,5–0,8 mil. Kč) ale může vyhrát 60% paušál se slevami, protože pevná platba 9 984 Kč je pro malý příjem relativně vysoká. Spočítejte si oba scénáře — rozdíl bývají tisíce až desetitisíce ročně.
DPH a konzultace do zahraničí: reverse charge a identifikovaná osoba
Tady přichází část, kterou konzultanti nejčastěji podceňují. Jakmile vyfakturujete poradenství firmě v jiné zemi, vstupujete do světa přeshraničního DPH — a to platí, i když jste jinak úplný neplátce.
Místo plnění u B2B služeb
U služeb poskytnutých podnikateli (osobě povinné k dani) platí podle § 9 odst. 1 zákona o DPH základní pravidlo: místem plnění je tam, kde má příjemce služby sídlo. Konzultační a poradenské služby pod tohle základní pravidlo spadají. Prakticky to znamená, že když fakturujete poradenství německé firmě, místo plnění je v Německu — ne v Česku. Daň proto nepřičítáte vy, ale přizná a odvede ji odběratel ve své zemi v režimu reverse charge (přenesení daňové povinnosti). Vy fakturujete bez DPH.
Tím se ale stáváte identifikovanou osobou
Háček je v tom, že poskytnutím služby do EU podnikateli se i neplátce stává identifikovanou osobou k DPH — a to bez jakéhokoli finančního limitu, hned první takovou fakturou. Identifikovaná osoba zůstává vůči českým klientům neplátcem (tuzemské faktury dál vystavuje bez DPH), ale musí se zaregistrovat a u přeshraničních plnění řešit DPH. Stejná povinnost vzniká i opačně — když si jako neplátce koupíte zahraniční službu (reklamu, software, cloud), kde se daň přenáší na vás. Celý mechanismus i tři spouštěče popisuje samostatný průvodce identifikovaná osoba.
| Situace | Fakturujete s DPH? | Důsledek |
|---|---|---|
| Konzultace české firmě (neplátce) | Ne | Beze změny, zůstáváte neplátcem |
| Konzultace firmě v EU (reverse charge) | Ne | Stáváte se identifikovanou osobou |
| Konzultace klientovi mimo EU | Ne (zpravidla mimo předmět české DPH) | Posoudit místo plnění případ od případu |
| Nákup zahraniční služby (reklama, SaaS) | Daň přiznáte vy | Stáváte se identifikovanou osobou, daň odvedete bez odpočtu |
Pozor: Paušální daň a status plátce DPH se navzájem vylučují — plátce DPH do paušálního režimu nesmí. Identifikovaná osoba ale plátcem není, takže paušální daň a status identifikované osoby zkombinovat lze. Pokud tedy fakturujete do zahraničí a zároveň zvažujete paušální daň, je dobré vědět, že se navzájem nevylučují. U konkrétního zařazení plnění mimo základní pravidlo § 9 (nebo u zakázek mimo EU) se vyplatí ověření u daňového poradce.
A ještě jeden limit, který konzultant s vysokou marží potká dřív, než čeká: po překročení obratu 2 000 000 Kč za kalendářní rok se stáváte plátcem DPH (od 1. ledna následujícího roku, případně hned po překročení druhé hranice 2 536 500 Kč). To je zároveň strop pro paušální daň — proto je dobré obrat hlídat průběžně, ne až na konci roku.
Co si konzultant reálně odečte, když je nákladů málo
Pokud zůstanete u režimu skutečných výdajů (typicky jako plátce DPH, kde se to může vyplatit kvůli odpočtu), vyvstává otázka, co vlastně do nákladů patří. U konzultanta je seznam krátký, ale ne prázdný:
- Technika. Notebook, monitor, telefon, sluchátka, příslušenství. Pracovní vybavení, které reálně používáte k podnikání.
- Software a předplatné. Licence, cloudové nástroje, projektové a fakturační aplikace, vývojové či analytické nástroje. U konzultantů často největší pravidelná položka.
- Vzdělávání. Odborné kurzy, certifikace, konference, knihy a předplatná, která souvisí s vaší konzultační činností. Pro poradce klíčová investice — a daňově uznatelná.
- Cesty. Doprava ke klientovi, jízdné, případně cestovní náhrady. U zahraničních zakázek i letenky a ubytování na pracovní cesty.
- Home office. Poměrná část nákladů na domácí kancelář a internet. O nákladech na fakturaci pro programátory a souvisejících výdajích píšeme podrobněji v samostatném článku, který se s konzultanty hodně překrývá.
Důležité je porovnání: pokud vám reálné náklady vyjdou třeba na 12 % příjmů, ale výdajový paušál uznává 60 %, jste skutečnými výdaji jednoznačně biti. Skutečné výdaje proto u konzultantů dávají smysl hlavně tehdy, když jste z jiného důvodu plátci DPH (a chcete uplatnit odpočet) nebo když máte výjimečně nákladný rok — třeba kvůli velké investici do techniky.
Jak nastavit cenu a fakturovat: hodinová sazba vs. retainer
Daně jsou jen polovina rovnice. Druhá je cena, za kterou prodáváte. Konzultanti většinou volí mezi dvěma modely:
| Model | Výhody | Nevýhody |
|---|---|---|
| Hodinová sazba | Férové u nárazové práce, jednoduché vyúčtování | Příjem kolísá, strop daný počtem hodin, trestá efektivitu |
| Měsíční paušál (retainer) | Předvídatelný příjem, klid na práci, lepší vztah s klientem | Riziko „přesluhování" bez stropu hodin, nutné jasné vymezení rozsahu |
U hodinové sazby je nejčastější chyba počítat ji „od stolu" podle toho, kolik chcete vydělat za hodinu práce. Reálná sazba musí pokrýt i neplacený čas (akvizice, administrativa, vzdělávání), dovolenou, nemoc, odvody a rezervu. Jak ji spočítat poctivě a od jakého čísla vyjít, rozebíráme v průvodci jak stanovit cenu práce.
Retainer (měsíční paušál za dohodnutý rozsah) je pro zkušenější konzultanty často výhodnější — stabilizuje příjem a usnadňuje plánování daní i odvodů. Vždy ho ale ukotvěte ve smlouvě s jasným vymezením rozsahu, aby se z paušálu nestala neomezená pohotovost. Z fakturačního hlediska je výhodný i v tom, že vystavujete pravidelné, předvídatelné faktury ve stejné výši.
Tip: Ať zvolíte jakýkoli model, fakturujte včas a v jednotném formátu. U retaineru si v Taxoriu připravte šablonu položek pro opakující se měsíční fakturu — vystavení je pak otázka pár vteřin. Mějte ale na paměti, že Taxorio faktury negeneruje samo na základě rozvrhu; šablona urychluje ruční vystavení, samotnou fakturu odešlete vy.
Evidence v Taxoriu
Konzultant nepotřebuje plnotučný účetní systém — potřebuje fakturovat, hlídat pár nákladů a mít připravené podklady na daně. Přesně na tohle Taxorio cílí:
- Faktury za pár vteřin. Klienty si dotáhnete přes ARES podle IČO, položky uložíte do šablon. U pravidelného retaineru vystavíte fakturu na pár kliknutí. Faktury vystavujete v korunách.
- Náklady přes AI sken. Vyfotíte nebo nahrajete účtenku či fakturu a AI z ní vytáhne částku, dodavatele a zařadí ji do kategorie. U konzultanta s pár doklady měsíčně to znamená, že evidence je hotová prakticky bez práce. AI v Taxoriu běží na modelu Gemini.
- Přehled o příjmech a dani. Aplikace průběžně ukazuje, kolik jste vyfakturovali a jak se blížíte k limitům (například k obratu 2 mil. Kč pro DPH). Hlídáte tak strop pro paušální daň i povinnou registraci k DPH.
- Přeshraniční plnění. Když nahrajete fakturu od zahraničního dodavatele, AI sken pozná režim reverse charge a označí ji jako přijetí služby ze zahraničí. Pro identifikovanou osobu i plátce pak Taxorio připraví XML přiznání k DPH (DP3) podle schématu finanční správy.
Buďme přesní i v tom, co Taxorio nedělá: souhrnné hlášení (které identifikovaná osoba podává u služeb poskytnutých do EU) si vygenerujete a podáte přímo na portálu MOJE daně — Taxorio vám k němu slouží jako evidence a podklad, ne jako generátor XML. Faktury vystavujete v korunách; cizí měny řešíte u nákladů přes kurz ČNB.
Časté chyby konzultantů
- Schovávání účtenek, když mám 60% paušál. Pokud uplatňujete výdajový paušál nebo paušální daň, skutečné náklady nepotřebujete — paušál „uzná" mnohem víc, než kolik utratíte. Mnoho konzultantů zbytečně řeší evidenci, kterou vůbec nepoužije.
- Přehlédnutí identifikované osoby u první zahraniční zakázky. Jedna faktura poradenství do EU stačí. Registrace má lhůtu 15 dnů od vzniku povinnosti — pozdní přihláška znamená riziko sankce.
- Účtování DPH zahraničnímu B2B klientovi. U poradenství firmě v EU se daň přenáší na odběratele. Pokud mu DPH přičtete, fakturujete špatně.
- Volba paušální daně bez výpočtu. Paušální daň je u nízkých příjmů (pevná platba 9 984 Kč měsíčně) relativně drahá. U vyšší marže naopak vyhrává s přehledem. Vždy si oba režimy propočítejte na svých číslech.
- Ignorování obratu 2 mil. Kč. Konzultant s vysokou marží ho překročí dřív, než čeká. Hlídejte ho průběžně — je to hranice pro plátcovství DPH i strop paušální daně.
- Hodinová sazba spočítaná „od stolu". Sazba, která nepokrývá neplacený čas, odvody a rezervu, vás dlouhodobě prodělává, i když na první pohled vypadá dobře.
Pozor: Tenhle článek je praktický průvodce, ne náhrada daňové konzultace. Zařazení činnosti do správného výdajového paušálu (40 vs. 60 %), posouzení místa plnění u atypických nebo mimoevropských zakázek a volba mezi režimy mohou mít u vyšších příjmů dopad v desítkách tisíc korun ročně. U hraničních situací se vyplatí ověřit postup s daňovým poradcem.
Shrnutí
Daňová strategie konzultanta stojí na jediném poznatku: máte vysokou marži a málo nákladů, takže odečítání skutečných výdajů je pro vás většinou nevýhodné. Místo toho se ptejte, jestli vám víc sedí výdajový paušál (zpravidla 60 % u volné živnosti, případně 40 % u nezávislého povolání) se slevami a odpočty, nebo paušální daň — jedna pevná platba 9 984 Kč měsíčně v I. pásmu, která se u vyšší marže vyplatí nejvíc. U DPH pamatujte, že poradenství do zahraničí podnikateli fakturujete bez daně, ale stáváte se identifikovanou osobou, a že obrat 2 mil. Kč je hranice, kterou je třeba hlídat.
Když k tomu přidáte poctivě spočítanou cenu — ať už hodinovou sazbu, nebo měsíční retainer — a evidenci, která vám nebere čas, zůstane vám z vaší vysoké marže maximum. Faktury, náklady i podklady na DPH zvládnete v Taxoriu bez papírování a s přehledem o tom, kde se vůči daňovým limitům právě nacházíte.