ARES: Jak vyhledat firmu podle IČO a ověřit obchodní partnery
Než vystavíte fakturu nebo uzavřete obchodní spolupráci, je dobré si ověřit údaje o svém obchodním partnerovi. K tomu slouží ARES -- Administrativní registr ekonomických subjektů. V tomto článku se dozvíte, co ARES je, jaká data poskytuje, jak ho používat a proč jsou správné údaje na faktuře tak důležité.
Co je ARES
ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je informační systém provozovaný Ministerstvem financí České republiky. Jedná se o veřejně dostupný registr, který agreguje data z několika zdrojových registrů:
- Obchodní rejstřík (OR) -- evidence obchodních společností (s.r.o., a.s. a další)
- Živnostenský rejstřík (ŽR) -- evidence fyzických a právnických osob s živnostenským oprávněním
- Registr ekonomických subjektů (RES) -- statistický registr Českého statistického úřadu
- Registr plátců DPH -- evidence plátců daně z přidané hodnoty
- Další registry veřejné správy
ARES je zdarma a přístupný komukoliv. Funguje jako centrální místo, kde najdete základní informace o jakémkoliv ekonomickém subjektu registrovaném v České republice.
Jaké údaje v ARES najdete
Po zadání IČO nebo názvu subjektu ARES zobrazí následující informace:
- IČO -- osmimístné identifikační číslo osoby
- Obchodní firma / jméno -- oficiální název společnosti nebo jméno podnikatele
- Sídlo / místo podnikání -- registrovaná adresa
- Právní forma -- typ subjektu (fyzická osoba podnikající, s.r.o., a.s. atd.)
- Datum vzniku / registrace -- kdy byl subjekt zapsán
- DIČ -- daňové identifikační číslo (pokud je přiděleno)
- Předmět podnikání -- zapsané živnosti nebo obory činnosti
- Stav subjektu -- zda je aktivní, v likvidaci nebo zaniklý
Jak ARES použít
Přes webové rozhraní
Nejjednodušší způsob je navštívit web ares.gov.cz. Zde můžete vyhledávat podle:
- IČO -- nejpřesnější způsob, vrátí přesně jeden výsledek
- Názvu -- hodí se, pokud IČO neznáte (může vrátit více výsledků)
- Adresy -- pro vyhledání subjektů na konkrétní adrese
Po vyhledání se zobrazí přehledná karta subjektu s výše uvedenými údaji a odkazy do zdrojových registrů, kde najdete podrobnější informace.
Přes API
ARES poskytuje veřejné API (REST rozhraní), které mohou využívat softwarové aplikace pro automatické dotazování. Právě přes toto API funguje napojení v různých fakturačních a účetních systémech. API vrací data ve strukturovaném formátu (JSON), což umožňuje automatické zpracování.
Proč jsou správné údaje na faktuře tak důležité
Faktura je daňový doklad a musí obsahovat zákonem stanovené náležitosti. Pokud jsou údaje o odběrateli nesprávné, může to mít vážné důsledky:
- Neplatný daňový doklad -- odběratel (plátce DPH) si nemůže uplatnit odpočet DPH z faktury s chybnými údaji
- Problémy při kontrole -- finanční úřad může zpochybnit oprávněnost nákladů
- Nesoulad v kontrolním hlášení -- pokud se údaje na vaší faktuře neshodují s údaji, které uvádí odběratel ve svém kontrolním hlášení, může to vyvolat výzvu správce daně
- Neprofesionální dojem -- chybné údaje na faktuře nepůsobí důvěryhodně
Správné údaje znamenají: přesný název firmy (tak, jak je zapsán v rejstříku), správnou adresu sídla, platné IČO a u plátců DPH správné DIČ.
Automatické doplnění údajů v Taxoriu
Ruční opisování údajů z webového rozhraní ARES je zdlouhavé a náchylné k chybám. Proto je praktické používat nástroj, který údaje doplní automaticky.
V Taxoriu funguje napojení na ARES přímo při vytváření nového klienta. Postup je jednoduchý:
- Přejděte do sekce Klienti a klikněte na vytvoření nového klienta
- Zadejte IČO obchodního partnera
- Taxorio automaticky dotáže registr ARES a doplní název firmy, adresu sídla a DIČ
- Zkontrolujte údaje a uložte klienta
Tento postup eliminuje překlepy a zajišťuje, že údaje na vašich fakturách budou vždy odpovídat aktuálnímu stavu v registru. Klienta stačí zadat jednou a poté ho vybíráte z uloženého seznamu při každé nové faktuře.
Ověření plátce DPH
Kromě základních údajů je často potřeba ověřit, zda je váš obchodní partner plátcem DPH. To je důležité ze dvou důvodů:
- Správné vystavení faktury -- pokud je odběratel plátce DPH, na faktuře uvádíte jeho DIČ a rozlišujete základ daně a DPH
- Ověření spolehlivosti -- finanční správa zveřejňuje seznam nespolehlivých plátců DPH. Pokud je váš odběratel na tomto seznamu, ručíte za jeho nezaplacenou DPH (pokud platíte na jiný než zveřejněný účet)
Kde ověřit plátce DPH v ČR
Pro ověření českých plátců DPH máte několik možností:
- ARES -- zobrazí DIČ a informaci o registraci k DPH
- Registr plátců DPH -- na webu Finanční správy (systém ADIS) můžete ověřit status plátce, jeho zveřejněné bankovní účty a spolehlivost
- Aplikace DPH -- mobilní aplikace Finanční správy pro rychlé ověření
Ověření DIČ v rámci EU (VIES)
Pokud obchodujete s partnery z jiných členských států EU, potřebujete ověřit platnost jejich DIČ (VAT ID) v systému VIES (VAT Information Exchange System). Toto ověření je klíčové zejména při:
- Dodání zboží do jiného členského státu (osvobození od DPH)
- Poskytování služeb s místem plnění v jiném členském státě (reverse charge)
- Vyplňování souhrnného hlášení
VIES ověření provádíte na webu Evropské komise (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) nebo přímo v Taxoriu. Při zadávání klienta se zahraničním DIČ Taxorio automaticky ověří platnost čísla přes VIES a upozorní vás, pokud je DIČ neplatné.
Co ARES neumí a kde hledat další informace
ARES je skvělý nástroj pro základní ověření, ale má svá omezení:
- Finanční údaje -- ARES neobsahuje účetní závěrky ani finanční výkazy. Ty najdete ve Sbírce listin obchodního rejstříku (justice.cz).
- Skuteční majitelé -- informace o skutečných majitelích společností najdete v Evidenci skutečných majitelů (esm.justice.cz).
- Insolvence -- zda je subjekt v insolvenčním řízení, zjistíte z Insolvenčního rejstříku (isir.justice.cz).
- Exekuce -- informace o exekucích na webu Exekutorské komory (ceecr.cz).
Při navazování spolupráce s novým obchodním partnerem je dobré zkontrolovat nejen ARES, ale i insolvenční rejstřík a případně Sbírku listin. Tím minimalizujete riziko, že budete fakturovat subjektu, který nemůže nebo nebude platit.
Praktické tipy pro práci s ARES
- Vždy vyhledávejte podle IČO -- je to nejpřesnější identifikátor. Názvy firem mohou být podobné.
- Kontrolujte stav subjektu -- ověřte, že subjekt je aktivní a nemá zrušenou registraci.
- Aktualizujte údaje klientů -- firmy se stěhují, mění název nebo právní formu. Pokud fakturujete dlouhodobému klientovi, občas zkontrolujte aktuálnost údajů.
- Uchovávejte si ověření -- při kontrole z finančního úřadu může být užitečné doložit, že jste údaje partnera ověřili.
Správné údaje na fakturách nejsou jen formalita -- jsou zákonným požadavkem a ochranou jak pro vás, tak pro vaše obchodní partnery. Využívání automatického napojení na ARES při vytváření klientů vám ušetří čas a eliminuje riziko chyb při ručním přepisování.