Bez telefonu, internetu a softwaru dnes nepodniká skoro nikdo. Dobrá zpráva je, že tyto výdaje lze za určitých podmínek uplatnit jako daňový náklad. Špatná zpráva je, že pokud je používáte i soukromě, musíte správně určit poměr. Pojďme to rozebrat přehledně.
Telefon: paušál nebo poměrné uplatnění
Mobilní telefon je klasickým příkladem výdaje, který se prolíná s osobním životem. Máš v zásadě tři přístupy:
1. Výhradně podnikatelský telefon
Pokud máte telefon, který používáte pouze pro podnikání (druhý přístroj vedle soukromého), můžete uplatnit celé nájemné tarifu i pořizovací cenu přístroje. Toto řešení je nejjednodušší z pohledu evidence, ale v praxi ho má málokdo.
2. Poměrné uplatnění
Pokud používáte jeden telefon pro soukromé i podnikatelské účely, uplatníte pouze poměrnou část. Typicky 50 % nebo 80 % -- záleží na skutečném podílu pracovního využití. Poměr musíte být schopni doložit (alespoň odhadem s odůvodněním).
Příklad: Měsíční tarif 900 Kč, pracovní využití 70 %. Uznatelný náklad: 630 Kč/měsíc = 7 560 Kč/rok.
3. Paušální výdaj 80 %
Pokud uplatňujete výdaje paušálem (80 % z příjmů pro živnostníky nebo 60 % pro ostatní OSVČ s §7), neřešíte telefon ani internet zvlášť -- výdaje jsou zahrnuty v paušálu. Toto pravidlo platí obecně: při paušálu nemůžete přidávat jednotlivé výdaje.
Tip: Pokud vám výdaje na telefon, internet a software dohromady tvoří jen několik tisíc korun ročně a uplatňujete výdaje paušálem, zpravidla není důvod přecházet na skutečné výdaje kvůli IT nákladům. Naopak, pokud platíte za software tisíce měsíčně, skutečné výdaje se mohou vyplatit.
Internet: domácí připojení při home office
Internet je velmi podobný telefonu. Pokud máte domácí připojení, které používáte pro práci i soukromě, uplatníte poměrnou část -- typicky 50 % až 80 %. Klíčové je mít fakturu na vaše jméno nebo IČO.
Pokud máte ve firmě (nebo v pronajaté kanceláři) samostatné podnikatelské připojení k internetu, je celá faktura plně uznatelná.
Software jako služba (SaaS): jak to funguje
Stále více softwarových nástrojů se přesunulo na model předplatného (SaaS -- Software as a Service). Patří sem třeba Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, různé projektové nástroje, CRM systémy nebo fakturační software. Z daňového hlediska je to přímočaré:
- Měsíční nebo roční předplatné za SaaS nástroj je daňově uznatelný výdaj v období, kdy ho hradíte
- Nepodepisujete na majetek, neodpisujete -- jde o provozní výdaj
- Podmínka: software musíte používat pro podnikání (pokud ho používáte i soukromě, opět poměrná část)
Konkrétní příklady SaaS výdajů OSVČ
- Microsoft 365 Business: cca 350--500 Kč/měsíc -- plně uznatelné při podnikatelském využití
- Adobe Creative Cloud: cca 1 300 Kč/měsíc pro grafiky a designéry -- uznatelné
- Figma, Notion, Asana, Slack: uznatelné při pracovním využití
- Taxorio: předplatné za fakturační a evidenční software je samozřejmě daňově uznatelný výdaj
- Antivirus, zálohovací služby (Dropbox, Google One): při podnikatelském využití uznatelné
Kategorie PHONE a SOFTWARE v Taxoriu
Taxorio rozlišuje dvě relevantní kategorie pro IT výdaje:
- PHONE -- výdaje za mobilní tarif, pevnou linku, datová připojení
- SOFTWARE -- veškeré výdaje za software, SaaS předplatné, licence, aplikace
Pro výdaje za internet jako takový je vhodná kategorie UTILITIES (pokud je to součást domácích energií) nebo SOFTWARE/PHONE pro podnikatelské připojení. Správné zařazení vám umožní filtrovat IT výdaje a mít přehled o tom, kolik celkem ročně platíte za digitální nástroje.
Hardware: jednorázový výdaj nebo odpisy?
Pořízení fyzického vybavení (notebook, monitor, tiskárna, telefon) se řídí jiným pravidlem než software:
Hardware do 80 000 Kč (pořizovací cena)
Majetek s hodnotou do 80 000 Kč (od roku 2021) se v daňové evidenci uplatňuje jako jednorázový výdaj v roce pořízení. Nejde o odpisy -- výdaj uplatníte celý najednou. To platí pro většinu notebooků, monitorů, telefonů, tiskáren a dalšího drobného vybavení.
Hardware nad 80 000 Kč
Pokud pořídíte například profesionální fotografické vybavení, serverový hardware nebo speciální stroj nad 80 000 Kč, jde o dlouhodobý hmotný majetek, který musíte zařadit do odpisové skupiny a odpisovat po stanovenou dobu (2--5 let podle skupiny). Výdaj neuplatníte najednou.
Poměrné uplatnění u hardwaru
I u hardwaru platí pravidlo poměrného uplatnění při smíšeném využití. Pokud používáte notebook z 80 % pro práci a z 20 % soukromě, uplatníte jako daňový výdaj pouze 80 % pořizovací ceny. Doporučujeme tuto skutečnost zaznamenat do evidence při pořízení.
Jak správně evidovat IT výdaje
Postup při evidenci IT výdajů v daňové evidenci:
- Shromaždi doklady -- faktury nebo výpisy z banky / platební karty za každý výdaj
- Urči poměr využití -- pro smíšené výdaje zaznamenej pracovní podíl (stačí jednoduchá poznámka)
- Zaeviduj v Taxoriu do příslušné kategorie (PHONE, SOFTWARE, případně EQUIPMENT pro hardware)
- U hardwaru nad 80 000 Kč konzultuj se účetním nastavení odpisového plánu
Díky správné evidenci v Taxoriu budete mít na konci roku přehled o celkových IT výdajích rozdělených dle kategorií -- ideální podklad pro daňové přiznání i pro vlastní přehled o nákladech podnikání.