Daňově uznatelné náklady OSVČ: Co si můžete odečíst z daní v roce 2026
Správné uplatňování výdajů je jedním z nejúčinnějších nástrojů, jak legálně snížit daňovou povinnost. Jako OSVČ si můžete odečíst výdaje, které přímo souvisejí s vaším podnikáním — ale musíte vědět, které to jsou a jak je správně evidovat. V tomto článku vám přehledně shrneme, co si můžete z daní odečíst, co naopak nelze uplatnit a kdy je výhodnější zvolit paušální výdaje.
Co jsou daňově uznatelné náklady
Daňově uznatelné náklady (výdaje) jsou definovány v paragrafu 24 zákona o daních z příjmů (ZDP). Aby byl výdaj daňově uznatelný, musí splňovat tři základní podmínky:
- Souvislost s dosažením, zajištěním a udržením zdanitelných příjmů — výdaj musí přímo souviset s vaším podnikáním
- Prokázání dokladem — musíte mít důkaz o tom, že výdaj skutečně nastal (faktura, účtenka, smlouva, výpis z účtu)
- Správné časové zařazení — výdaj musíte uplatnit ve zdaňovacím období, ke kterému se vztahuje
Pokud výdaj tyto podmínky splňuje, snižuje váš základ daně, a tím i výslednou daň z příjmů.
Přehled nejčastějších uznatelných výdajů
Software a digitální služby
V dnešní době tvoří software významnou část výdajů mnoha OSVČ. Daňově uznatelné jsou zejména:
- Licence na software (operační systém, kancelářský balík, grafické programy)
- Předplatné cloudových služeb (hosting, úložiště, SaaS aplikace)
- Fakturační a účetní software
- Antivirové programy a bezpečnostní software
- Domény a hosting pro podnikatelský web
Softwarové licence i předplatné se v daňové evidenci uplatní v plné výši v roce zaplacení, a to bez ohledu na cenu — daňové odpisy nehmotného majetku byly od roku 2021 zrušeny.
Hardware a vybavení
Výpočetní technika a další vybavení potřebné pro podnikání:
- Počítač, notebook, tablet
- Monitor, klávesnice, myš, tiskárna
- Mobilní telefon
- Kancelářský nábytek (stůl, židle, skříně)
- Drobný kancelářský materiál (papír, tonery, obálky)
Důležité: Hmotný majetek s pořizovací cenou nad 80 000 Kč nelze uplatnit jednorázově jako výdaj. Musí se odepisovat po stanovenou dobu podle odpisové skupiny (např. výpočetní technika — 3 roky). Majetek do 80 000 Kč se uplatní jednorázově v roce pořízení.
Cestovní výdaje
Výdaje spojené s podnikatelskými cestami jsou uznatelné. Máte dvě možnosti:
A) Skutečné výdaje na automobil:
- Pohonné hmoty (doložené doklady o tankování)
- Pojištění vozidla (povinné ručení, havarijní)
- Opravy a údržba
- Silniční daň (pokud se vás týká)
- Odpisy vozidla
- Dálniční známka
B) Paušální výdaj na dopravu:
Místo skutečných výdajů můžete uplatnit paušál 5 000 Kč měsíčně na jedno vozidlo. Tento paušál pokrývá veškeré výdaje na provoz vozidla (PHM, opravy, pojištění). Lze ho uplatnit maximálně na tři vozidla. Pokud vozidlo používáte i pro soukromé účely, uplatníte krácený paušál 4 000 Kč měsíčně (80 %).
Paušál na dopravu je výhodný, pokud vaše skutečné výdaje na auto jsou nižší než 5 000 Kč měsíčně, nebo pokud nechcete uchovávat všechny doklady od tankování a oprav.
Telefon a internet
- Měsíční paušál za mobilní telefon
- Připojení k internetu
- Datové služby
Pokud telefon nebo internet používáte i pro soukromé účely, můžete uplatnit pouze poměrnou část výdajů odpovídající podnikatelskému využití. Poměr je třeba stanovit reálně a být schopen ho obhájit při kontrole (např. 70 % podnikání / 30 % soukromé).
Profesionální služby
- Účetní a daňové poradenství
- Právní služby související s podnikáním
- Překlady a korektury
- Grafický design (logo, propagační materiály)
- Marketing a reklama (online reklama, tisk vizitek)
- Subdodávky a outsourcing
Kancelářské prostory
- Nájem kanceláře nebo coworkingu
- Energie (elektřina, plyn, voda) v pronajatém prostoru
- Pojištění kancelářského prostoru
Pokud podnikáte z domova, můžete uplatnit poměrnou část nákladů na bydlení (nájem, energie) odpovídající ploše používané pro podnikání. Poměr musíte zdůvodnit (např. pracovna tvoří 20 % plochy bytu = 20 % nákladů na bydlení).
Vzdělávání a rozvoj
- Odborné kurzy a školení související s podnikáním
- Odborná literatura (knihy, časopisy, online přístupy)
- Konference a semináře (včetně vstupného)
Vzdělávání musí přímo souviset s vaší podnikatelskou činností. Jazykový kurz angličtiny je uznatelný, pokud angličtinu potřebujete pro práci s klienty. Kurz vaření nikoliv (pokud nepodnikáte v gastronomii).
Pojištění
- Pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při podnikání
- Pojištění profesní odpovědnosti
- Pojištění majetku používaného pro podnikání
Co NENÍ daňově uznatelné
Některé výdaje nelze uplatnit jako daňový náklad, i když mohou souviset s podnikáním:
- Osobní výdaje — oblečení (pokud nejde o pracovní ochranné pomůcky), stravné v restauraci (u OSVČ jen za specifických podmínek), osobní hygiena
- Pokuty a penále — pokuty od úřadů, penále za pozdní platby, smluvní pokuty (s výjimkou zaplacených smluvních pokut, pokud byly ujednány)
- Reprezentace — výdaje na pohoštění, občerstvení, dárky nad limit. Výdaje na reprezentaci jsou obecně neuznatelné. Výjimkou je podle § 25 odst. 1 písm. t) ZDP reklamní nebo propagační předmět do 500 Kč bez DPH za kus, který nese vaše jméno nebo ochrannou známku a není předmětem spotřební daně.
- Manka a škody — v části, která přesahuje přijatou náhradu
- Zdravotní a sociální pojištění OSVČ — zálohy na vlastní zdravotní a sociální pojištění nejsou daňovým výdajem (pro OSVČ vedoucí daňovou evidenci)
- Daň z příjmů — samotná daň z příjmů není daňovým výdajem
Poměrné uplatnění u smíšeného využití
Pokud nějaký majetek nebo službu používáte jak pro podnikání, tak soukromě, můžete uplatnit pouze poměrnou část odpovídající podnikatelskému využití. Typické příklady:
- Automobil — pokud auto používáte 70 % času pro podnikání a 30 % soukromě, uplatníte 70 % skutečných výdajů (nebo paušál 4 000 Kč místo 5 000 Kč)
- Mobilní telefon — stanovíte poměr podnikatelského a soukromého využití
- Počítač — pokud ho používáte i soukromě, krátíte výdaje o soukromou část
- Bydlení — poměr plochy pracovny k celkové ploše bytu
Poměr byste měli stanovit reálně a být schopni ho zdůvodnit. Finanční úřad může poměr při kontrole zpochybnit, pokud je nerealistický.
Evidence výdajů v praxi
Pro uplatnění skutečných výdajů musíte vést průběžnou evidenci. Každý výdaj musí být doložen:
- Fakturou nebo účtenkou — doklad o nákupu zboží nebo služby
- Výpisem z účtu nebo příjmovým dokladem — doklad o zaplacení
- Smlouvou — u pravidelných plateb (nájem, předplatné)
V Taxoriu evidujete výdaje v přednastavených kategoriích sdružených do skupin: IT a technologie, provoz, cestovné a doprava, profesní služby, obchod, řemeslo a materiál, vzdělávání, ostatní — a zvlášť skupina nedaňových výdajů (reprezentace a dary, vlastní odvody OSVČ), která se do daňově uznatelných výdajů nezapočítává. U každého výdaje zadáte dodavatele, částku, DPH (pokud jste plátce) a kategorii. Díky tomu máte přehled o struktuře svých výdajů a na konci roku snadno připravíte podklady pro daňové přiznání.
Pro rychlé zadávání výdajů z papírových dokladů nabízí Taxorio funkci AI rozpoznávání dokladů. Stačí vyfotit účtenku nebo fakturu a systém automaticky rozpozná a vyplní dodavatele, IČO, částky včetně DPH. Nemusíte údaje přepisovat ručně, pouze zkontrolujete a potvrdíte. K dispozici je i mobilní skenování přes QR kód — otevřete fotoaparát na mobilu, naskenujete QR kód z aplikace a fotky dokladů se automaticky přenesou do systému.
Paušální výdaje jako alternativa
Pokud nechcete evidovat každý doklad, můžete místo skutečných výdajů uplatnit paušální výdaje. Jedná se o procentuální částku z příjmů, kterou si odečtete bez nutnosti dokládání jednotlivých výdajů.
Sazby paušálních výdajů v roce 2026
- 80 % z příjmů — řemeslné živnosti, zemědělská výroba, lesní a vodní hospodářství, max. 1 600 000 Kč
- 60 % z příjmů — ostatní živnostenské podnikání (většina OSVČ v oblasti služeb, IT, poradenství), max. 1 200 000 Kč
- 40 % z příjmů — jiné příjmy ze samostatné činnosti (autorské honoráře, tlumočení, znalecká činnost), max. 800 000 Kč
- 30 % z příjmů — nájem majetku zařazeného v obchodním majetku, max. 600 000 Kč
Stropy platí od roku 2019 a odpovídají příjmům 2 000 000 Kč: nad tuto hranici už paušál dál neroste, i když příjmy stoupají.
Kdy se paušální výdaje vyplatí
Paušální výdaje jsou výhodné, pokud vaše skutečné výdaje jsou nižší než příslušný paušální procentní podíl. Typický příklad:
Freelance programátor s příjmy 1 200 000 Kč ročně a skutečnými výdaji 300 000 Kč (25 % příjmů). S paušálními výdaji 60 % si odečte 720 000 Kč — to je o 420 000 Kč více než skutečné výdaje. Daňový základ se sníží z 900 000 Kč na 480 000 Kč.
Nevýhody paušálních výdajů
- Musíte stále evidovat příjmy — i při paušálních výdajích vedete evidenci příjmů a pohledávek
- Nevýhodné při vysokých skutečných výdajích — pokud vaše skutečné výdaje přesahují paušální procento, přicházíte o peníze
- Nelze kombinovat s doložením konkrétního výdaje — paušál pokrývá všechny výdaje k danému příjmu, jednotlivé doklady už navíc uplatnit nejde
Časté nedorozumění: výdajový paušál dnes neblokuje slevu na manžela nebo manželku ani daňové zvýhodnění na dítě. Omezení pro poplatníky s paušálem nad 50 % základu daně obsahoval § 35ca zákona o daních z příjmů, který byl zrušen konsolidačním balíčkem s účinností od roku 2024. Obě úlevy tak můžete uplatnit i při paušálních výdajích.
Odpisy dlouhodobého majetku
Hmotný majetek s pořizovací cenou nad 80 000 Kč nelze uplatnit jako jednorázový výdaj. Musí se odepisovat po stanovenou dobu podle zařazení do odpisové skupiny:
- Odpisová skupina 1 (3 roky) — počítače, kancelářská technika
- Odpisová skupina 2 (5 let) — osobní automobily, nábytek
- Odpisová skupina 3 (10 let) — stroje, přístroje
- Odpisová skupina 4 (20 let) — budovy ze dřeva a plastů
- Odpisová skupina 5 (30 let) — budovy (kromě skupiny 4 a 6)
- Odpisová skupina 6 (50 let) — administrativní budovy, obchodní domy
Daňové odpisy nehmotného majetku byly od roku 2021 zrušeny (zrušení § 32a zákona o daních z příjmů) — výdaje na nehmotný majetek (software, licence) se v daňové evidenci uplatní jednorázově jako běžný výdaj, bez ohledu na pořizovací cenu.
Odpisy si můžete zvolit rovnoměrné (stejná částka každý rok) nebo zrychlené (vyšší částka v prvních letech). Volba odpisové metody se provádí při zařazení majetku a nelze ji zpětně měnit.
Shrnutí: Jak na výdaje efektivně
- Rozhodněte se mezi skutečnými a paušálními výdaji — spočítejte si, co je pro vás výhodnější. Rozhodnutí děláte při podání daňového přiznání a můžete ho každý rok změnit.
- Evidujte výdaje průběžně — neodkládejte evidenci na konec roku. Průběžné zadávání do systému jako Taxorio vám ušetří hodiny práce v období podávání přiznání.
- Uchovávejte doklady — i pokud používáte paušální výdaje, uchovávejte doklady. Lhůta pro archivaci je minimálně 3 roky (u plátců DPH 10 let).
- Správně poměřujte smíšené využití — buďte realisticky v poměru podnikatelského a soukromého využití.
- Konzultujte s daňovým poradcem — u složitějších případů (odpisy, automobil, zahraniční příjmy) se vyplatí konzultace s odborníkem.
Správná evidence výdajů není jen o snížení daní — je to také o přehledu nad vlastním podnikáním. Když víte, kolik utrácíte za software, hardware, cestování nebo služby, můžete lépe plánovat a optimalizovat své náklady. Kategorizace výdajů v Taxoriu vám tento přehled poskytne automaticky na dashboardu s přehlednými grafy příjmů a výdajů.