Большинство меняет программу для выставления счетов по одному сценарию: целый год жалуются, что инструмент медленный, дорогой или что за сканирование документов ИИ приходится платить отдельно, — а потом ждут 1 января, потому что «в середине года такое не делают». Только это миф. Сменить программу можно в любой день года, не потеряв ни одного документа и не сломав нумерацию счетов.
Это руководство проведёт вас через весь переход по шагам: как понять, что пора уходить, что подготовить из старой программы, как сохранить преемственность нумерации, что делать с незавершёнными счетами и как перенести данные в Taxorio. Будем честны: опишем только то, что импорт действительно умеет, и скажем, чего он за вас не сделает.
Сигналы, что пора менять инструмент
Смена программы требует усилий, поэтому браться за неё стоит, только если текущий инструмент вам реально мешает. Вот самые частые сигналы:
- Вы платите больше, чем используете. У вас оплачен план «для компаний», а как один человек вы выставляете несколько счетов в месяц.
- Сканирование документов ИИ идёт за доплату. Многие инструменты продают распознавание чеков и счетов отдельным пакетом — несколько сотен крон в год сверх базовой цены.
- Налоги вы считаете вне программы. Счёт выставить она умеет, а декларацию по НДС (DPH), контрольный отчёт или декларацию по подоходному налогу вы всё равно считаете в таблице или платите бухгалтеру.
- Инструмент красивый, но медленный. Каждый счёт — десять нажатий, и воевать с интерфейсом вы больше не хотите.
- Вы хотите, чтобы с учётом помогал ИИ. Не чат-бот в углу, а ассистент, который умеет реально управлять вашим учётным инструментом.
Если отмечаете два пункта и больше, о смене стоит подумать всерьёз. И главное — ждать Нового года для этого не нужно.
Миф «надо дождаться нового года»
Представление, что программу для счетов можно поменять только к 1 января, укоренилось глубоко, но правдой не является. Разберём три самых частых опасения.
«Я сломаю нумерацию счетов». Не сломаете. Числовой ряд не привязан к конкретной программе — это только формат и последний использованный номер. О том, как с этим быть, ниже есть отдельная глава.
«Год будет разделён между двумя программами, и я не соберу декларацию». Ни налоговая декларация, ни контрольный отчёт не подаются «из программы» — они подаются за календарный год (соответственно за налоговый период) из суммы всех ваших документов, где бы те ни возникли. Достаточно собрать данные из обоих инструментов в одном месте. А если вы импортируете старые счета, весь год окажется вместе.
«Я потеряю историю». Не потеряете. История остаётся в старой программе, и вы к тому же её скачиваете. Ни один серьёзный инструмент не стирает данные на следующий день после ухода, а документы вы в любом случае обязаны архивировать: как плательщик НДС — 10 лет с конца налогового периода (§ 35 закона о НДС), как неплательщик на налоговом учёте — пока не истёк срок для определения налога (как правило 3 года, § 148 закона № 280/2009 Sb., налоговый кодекс).
Совет: самый естественный момент для перехода — первый день нового месяца или квартала: у вас чистая граница для учёта, и легко определить, с какого счёта вы работаете в новом инструменте. Но и переход «с завтрашнего дня» совершенно нормален.
Что подготовить из старой программы
Прежде чем что-либо отменять или переключать, скачайте документы из текущей программы. Подготовьте три вещи:
- PDF выставленных счетов. Подавляющее большинство инструментов (Fakturoid, iDoklad и другие) умеет скачивать выставленные счета в PDF — пачкой или по одному. Именно из этих PDF вы затем импортируете историю в Taxorio. Оригинальные PDF к тому же стоит хранить у себя из-за обязанности архивирования (у плательщиков НДС 10 лет по § 35 закона о НДС) и на случай проверки.
- Список клиентов — пригодится, но не обязателен. По IČO на счёте Taxorio находит название фирмы, адрес и DIČ в реестре ARES и заводит клиента сам, как увидите дальше.
- Последний использованный номер счёта и формат числового ряда. Например, что последний счёт 2026 года носит номер 2026-0042, а ряд имеет формат «год-порядок». Эти сведения для гладкого перехода важнее всего.
Внимание: документы из старой программы скачайте до того, как отмените платную подписку. После отмены доступ к выгрузке и скачиванию PDF иногда ограничивают. Сначала данные, потом отмена.
Шаг за шагом: когда переключиться и как сохранить преемственность
1. Определите день перехода
Выберите конкретную дату, лучше начало месяца. Счета с датой выставления до этого дня вы дорешаете в старой программе, более поздние выставляете уже в Taxorio. Чёткая граница облегчит и ориентирование, и позднейшую проверку.
2. Разберитесь с числовым рядом
Это сердце всего перехода. Taxorio использует фиксированный формат номера YYYYXXXX (год и четырёхзначный порядок, например 20260043), и порядковый номер присваивается автоматически. Формат под прежнюю систему подстроить нельзя, но счётчик можно в любой момент задать в Настройки → Фактурация, а на отдельном счёте указать собственный номер — ряд в Taxorio продолжает непрерывную последовательность в рамках года. Конкретный формат ряда закон не предписывает (требуется лишь учётный номер на налоговом документе), поэтому новый ряд в порядке; важно только, чтобы он был непрерывным и однозначным, а за этим Taxorio следит за вас.
С нумерацией к тому же помогает сам импорт:
- Нумерация автоматическая. Фиксированный формат YYYYXXXX и присвоение порядкового номера в рамках года Taxorio решает сам — формат задать нельзя, но счётчик вы в любой момент перенастроите в Настройки → Фактурация, а на отдельном счёте можно указать собственный номер. Подробнее о нумерации в статье настройка нумерации счетов.
- Импорт счётчик не сдвигает. Чужой номер импортированного счёта остаётся только на этом документе — автоматический ряд его намеренно игнорирует, чтобы нестандартный формат (например «007/2026») не сбил расчёт следующего номера. После импорта один раз вручную задайте в Настройки → Фактурация, с какого номера ряд должен продолжаться.
3. Решите, что делать с незавершёнными и неоплаченными счетами
У счетов, которые вы выставили в старой программе и которые клиент пока не оплатил, есть два пути:
- Пусть доживают в старой системе. Счёт уже выставлен и отправлен — клиент оплатит его по исходному PDF. Вы только следите, когда придёт платёж, и отмечаете состояние. Этот путь самый простой.
- Импортируйте их в Taxorio вместе с текущим состоянием. Если хотите видеть дебиторку в одном месте, импортируйте и неоплаченные счета: у импортированного счёта вы просто проверяете, что он остался неоплаченным, и видите его среди открытых требований.
Незавершённые черновики (начатые счета, которые вы ещё не отправляли) переносить, как правило, смысла нет — быстрее выставить их заново в новом инструменте.
Импорт в Taxorio: что он умеет (и чего нет)
Теперь самое практичное — как данные реально попадают внутрь. Главный инструмент миграции истории это импорт счетов из PDF. Вы загружаете PDF своих ранее выставленных счетов, ИИ вытаскивает из каждого документа данные и создаёт из него выставленный счёт для проверки.
Импорт выставленных счетов из PDF
Работает просто: в разделе «Счета → Импорт → Загрузить PDF» вы выбираете файлы (PDF, PNG и JPG, до 20 за раз, каждый до 50 МБ). Taxorio обрабатывает каждый документ с помощью ИИ и заполняет из него:
| Реквизит | Что распознаёт ИИ |
|---|---|
| Получатель | Название и IČO/DIČ клиента, которому счёт был выставлен |
| Номер счёта | Ваш собственный номер и, если есть, номер заказа |
| Дата выставления, DUZP, срок оплаты | Ключевые даты из документа |
| Позиции счёта | Описание, количество и цена за единицу — вместе с разбивкой |
| Суммы и ставка НДС | 21 %, 12 % или 0 %, база и сумма налога |
| Состояние оплаты | Был ли счёт уже оплачен |
У каждого документа вы видите заполненную форму, которую проверяете и сохраняете. Возникает обычный выставленный счёт в списке «Счета». В отличие от простого табличного импорта, сохраняется и разбивка отдельных позиций, а не только итоговая сумма.
Будем честны и к тому, на что при импорте из PDF стоит обратить внимание, чтобы не было ложных ожиданий:
- Это не коннектор «одним нажатием из Fakturoid». Прямого подключения к конкурирующему инструменту не существует — вы работаете с PDF-файлами, которые скачиваете из старой программы. Впрочем, это стандарт: PDF выставленных счетов позволяет скачать практически любой инструмент.
- Импорт расходует сканирования ИИ. Каждый документ съедает одно сканирование из месячного лимита (5 бесплатно, 150 в плане PRO, сброс 1-го числа месяца). Поэтому для миграции всей годовой истории практичнее план PRO; на бесплатном вы обработаете несколько документов в месяц или растянете импорт на несколько месяцев.
- Лучше всего ИИ справляется со стандартными счетами на чешском или английском языке. Рукописные документы, сканы низкого качества и очень нестандартные форматы после распознавания проверяйте всегда.
- Валюта документа. Taxorio ведёт счета в CZK, EUR, USD, GBP, CHF и PLN. Счёт в другой валюте импорт отклонит — такой документ придётся вести иначе.
Дозагрузка клиентов через ARES
С клиентами всё приятнее всего. Когда счёт содержит IČO, Taxorio заглядывает в реестр ARES и заводит клиента с адресом и DIČ (или связывает со существующим) автоматически — без ручного заполнения у каждого счёта.
Совет: ARES пригодится и вне импорта. Когда заводите нового клиента вручную, достаточно ввести IČO, и Taxorio подтянет название фирмы, адрес и DIČ из официального реестра. Это экономит время и убирает опечатки в реквизитах на счёте.
А как быть с полученными счетами и чеками?
Документы, которые вы получили от поставщиков (входящие счета, чеки), к выставленным счетам не относятся — их вы ведёте как расходы. Загружаете в разделе «Расходы → Входящая папка» (спокойно пачкой PDF или фотографий), и тот же ИИ вытаскивает из них поставщика, суммы, даты и ставки НДС. Если документ содержит IČO, поставщика Taxorio найдёт в ARES. Этот путь идеален как раз для документов, которые в старом инструменте не собраны аккуратно: вместо переписывания вы их просто фотографируете или загружаете.
Налоговая преемственность, когда за год у вас два инструмента
Именно это опасение чаще всего заставляет откладывать переход. При этом решение простое. Подоходный налог, декларация по НДС и контрольный отчёт считаются не «за инструмент», а за налоговый период из совокупности всех ваших документов. Государству неважно, в какой программе возник счёт, — важен итоговый результат.
Так что у разделённого года два варианта:
- Импортировать в Taxorio весь год. Старые счета из прежней программы (через импорт PDF) вы дополняете новыми, и весь год оказывается в одном месте. Из полных данных Taxorio готовит основания для декларации по НДС (DPHDP3), контрольного отчёта (DPHKH1) и декларации по подоходному налогу в виде XML для портала MOJE daně (XML-экспорт входит в тариф PRO) — по всем документам вместе.
- Оставить более ранний период в старой программе. Тогда при годовой декларации вы просто складываете данные из обеих: из прежней программы за месяцы до перехода и из Taxorio за остаток года. Ни один закон не требует обрабатывать весь год в одной программе.
- Плательщикам НДС: что бы вы ни выбрали, следите, чтобы каждый документ был ровно один раз — либо в старом инструменте, либо в Taxorio, но не в обоих. Граница «день перехода» из второй главы удержит в этом порядок.
Первый вариант удобнее, потому что всю повестку (счета, расходы, НДС и подоходный налог) вы ведёте из одного места. Второй быстрее, если импортировать ничего не хочется и достаточно чистого старта с даты перехода.
Чек-лист гладкого перехода
Сведём весь переход в список, который можно отмечать:
- ☐ Скачайте PDF выставленных счетов из старой программы — ещё до отмены платного плана (пригодятся и для импорта, и для архива).
- ☐ Запишите последний номер счёта и формат ряда.
- ☐ Выберите день перехода (лучше первый день месяца или квартала).
- ☐ Импортируйте счета из PDF («Счета → Импорт → Загрузить PDF») и у каждого документа проверьте распознанные данные.
- ☐ Убедитесь, что клиенты встали верно по IČO (новых Taxorio заведёт из ARES сам).
- ☐ Задайте счётчик после импорта — импорт его не сдвигает; следующий номер ряда укажите в Настройки → Фактурация.
- ☐ Решите, что делать с неоплаченными счетами — оставить доживать или импортировать с состоянием.
- ☐ Полученные документы и чеки загрузите в разделе «Расходы → Входящая папка».
- ☐ Проверьте налоговую сторону — ни один документ не задвоен, весь год сходится вместе.
- ☐ Выставьте первый новый счёт в Taxorio и убедитесь, что номер продолжает ряд.
Когда пройдёте эти пункты, переход будет завершён без потери ни одного документа и без дыры в числовом ряду.
Итог
Смена программы для счетов в середине года — не рискованный шаг и не нарушение какого-либо правила, а обычное дело, которое укладывается в один вечер. Ключ в подготовке: скачайте PDF выставленных счетов, запишите последний номер, выберите день перехода и продолжите числовой ряд. Историю импортируете из PDF, клиентов Taxorio свяжет по IČO и найдёт в ARES, а налоги вы считаете из совокупности документов за весь период — независимо от того, сколькими инструментами пользовались за год.
При этом Taxorio не изображает, будто у него есть волшебная кнопка «перенеси всё из Fakturoid». Зато у него есть честный импорт выставленных счетов из PDF с извлечением данных ИИ (включая разбивку позиций), подключение к ARES и всё остальное — выставление счетов, учёт расходов и подготовка деклараций по НДС и подоходному налогу — под одной крышей. Если вы в Taxorio только заходите, начните с руководства как настроить Taxorio: за несколько минут всё готово, и можно выставлять первый счёт.
Границы Taxorio: Taxorio помогает ИП в Чехии выставлять счета и вести учёт доходов и расходов. Это не полноценная бухгалтерия и не персональная налоговая консультация. Нестандартный или неподдерживаемый случай перед подачей отчётности проверьте с чешским бухгалтером или налоговым консультантом.