Pokud podnikáte jako OSVČ nebo provozujete malou firmu, dříve či později narazíte na situaci, kdy klient chce před zahájením práce zaplatit zálohu. Nebo naopak vy potřebujete od dodavatele nejprve dostat podklady k platbě, než objednávku potvrdíte. V obou případech vstupuje do hry proforma faktura -- dokument, kolem kterého panuje překvapivé množství nejasností. V tomto článku si vysvětlíme, čím se proforma liší od ostré faktury, jaké jsou právní důsledky použití jedné či druhé a jak s nimi správně pracovat v praxi.
Co je proforma faktura
Proforma faktura je obchodní dokument, který slouží jako výzva k platbě. Jde o předběžný doklad, který informuje odběratele o tom, kolik a za co má zaplatit. Zásadní vlastnost proformy je, že není daňovým dokladem ve smyslu zákona o DPH (zákon č. 235/2004 Sb.) ani účetním dokladem ve smyslu zákona o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.).
Z právního hlediska je proforma faktura pouze informativním dokumentem. Nemá žádný vliv na vznik daňové povinnosti a nelze z ní uplatnit odpočet DPH. Je to prostě sdělení: "Toto je částka, kterou vám chci fakturovat, prosím uhraďte ji na tento účet."
Typické použití proforma faktury
- Požadavek na zálohu -- před zahájením prací nebo dodávkou zboží chcete, aby klient zaplatil část nebo celou cenu předem.
- Zahraniční obchod -- proforma slouží jako podklad pro celní řízení nebo pro zahraniční klienty, kteří potřebují doklad pro svou interní schvalovací proceduru.
- Nabídka s platebními údaji -- klient si chce rozmyslet objednávku a vy mu posíláte proformu jako závaznou nabídku s instrukcemi k platbě.
- Ověření solventnosti -- u nového klienta chcete ověřit, že zaplatí, než vynaložíte čas a prostředky na realizaci zakázky.
Co je ostrá faktura (daňový doklad)
Ostrá faktura, neboli řádný daňový doklad, je dokument, který má přesně definované náležitosti dané zákonem. Pro plátce DPH jsou tyto náležitosti stanoveny v §29 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH. Pro neplátce DPH se povinné náležitosti řídí občanským zákoníkem (zákon č. 89/2012 Sb.) a zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.).
Povinné náležitosti daňového dokladu (pro plátce DPH)
- Označení poskytovatele a příjemce plnění (název, sídlo, DIČ)
- Evidenční číslo daňového dokladu
- Datum vystavení
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí úplaty (pokud předchází DUZP)
- Základ daně
- Sazba DPH
- Výše DPH
- Rozsah a předmět plnění
Ostrá faktura je plnohodnotný právní dokument. Zakládá povinnost odběratele zaplatit, je podkladem pro účetní zápisy a u plátců DPH ovlivňuje daňovou povinnost.
Klíčové rozdíly mezi proformou a ostrou fakturou
Následující srovnání shrnuje nejdůležitější rozdíly:
- Právní závaznost: Proforma není právně závazná ve smyslu vzniku pohledávky. Ostrá faktura ano -- je dokladem o uskutečněném plnění a podkladem pro vymáhání pohledávky.
- Daňový dopad: Z proformy nevzniká daňová povinnost a nelze z ní uplatnit odpočet DPH. Z ostré faktury ano.
- Účetnictví: Proforma se neúčtuje (nejedná se o účetní doklad). Ostrá faktura je účetním dokladem a musí být zaúčtována.
- Číslování: Proforma nemusí být součástí souvislé číselné řady daňových dokladů. Ostrá faktura musí mít jedinečné evidenční číslo v rámci řady.
- DPH: Vystavení proformy nezakládá povinnost přiznat DPH. Vystavení ostré faktury (resp. uskutečnění zdanitelného plnění) ano.
Pozor: Samotné přijetí platby na základě proformy může u plátce DPH založit povinnost přiznat daň z přijaté úplaty dle §20a zákona o DPH. Nejde tedy o to, že by proforma platbu "chránila" před DPH -- rozhodující je okamžik přijetí platby nebo uskutečnění plnění, podle toho, co nastane dříve.
Kdy použít proformu a kdy ostrou fakturu
Proformu použijte, když:
- Chcete od klienta zálohu před zahájením práce.
- Potřebujete klientovi poskytnout platební údaje bez vzniku daňové povinnosti.
- Připravujete podklady pro zahraniční obchod (celní účely).
- Klient potřebuje dokument pro interní schválení objednávky.
- Chcete ověřit platební morálku nového klienta.
Ostrou fakturu vystavte, když:
- Dodali jste zboží nebo službu (uskutečnilo se zdanitelné plnění).
- Chcete vytvořit právně závazný podklad pro úhradu.
- Potřebujete doklad pro účetnictví a daňovou evidenci.
- Přijali jste zálohu a jste plátce DPH -- pak musíte vystavit daňový doklad k přijaté záloze (viz §28 odst. 2 zákona o DPH).
Nejčastější chyby při práci s proformami
1. Proforma místo ostré faktury po dodání
Častý prohřešek: podnikatel dodá službu, ale vystaví jen proformu. Pak čeká, až klient zaplatí, a teprve poté vystaví ostrou fakturu. Problém je, že daňová povinnost vzniká okamžikem uskutečnění zdanitelného plnění (dodání služby), nikoliv okamžikem platby. Pokud jste plátce DPH a dodali jste službu 15. března, musíte přiznat DPH za březen -- bez ohledu na to, zda klient zaplatil.
2. Proforma v číselné řadě faktur
Někteří podnikatelé zařazují proformy do stejné číselné řady jako ostré faktury (např. 2026-001 je proforma, 2026-002 je ostrá faktura). To je sice technicky přípustné, ale vytváří to zmatek v evidenci. Doporučujeme vést proformy v samostatné řadě, například s prefixem P (P2026-001) nebo ZF (ZF2026-001).
3. Zapomenutý daňový doklad k přijaté záloze
Pokud jste plátce DPH a přijmete platbu na základě proformy, musíte do 15 dnů od přijetí platby vystavit daňový doklad na přijatou úplatu dle §28 odst. 2 zákona o DPH. Mnoho podnikatelů na tuto povinnost zapomíná a vystavují daňový doklad až s konečnou fakturou.
4. Odpočet DPH z proformy
Odběratel nemůže uplatnit odpočet DPH z proforma faktury. Odpočet lze uplatnit pouze na základě řádného daňového dokladu. Pokud vám dodavatel pošle proformu, zaplatíte ji a nedostanete daňový doklad, nemůžete si DPH odečíst.
Workflow proformy a ostré faktury v praxi
Pojďme si ukázat typický postup na konkrétním příkladu. Představte si, že jste webový vývojář a dostanete zakázku na vytvoření e-shopu za 120 000 Kč bez DPH.
- Vystavíte proformu na zálohu 50 % (60 000 Kč + DPH). Klient dostane platební údaje a může je předat svému účetnímu ke schválení.
- Klient zaplatí zálohu. Pokud jste plátce DPH, vystavíte daňový doklad k přijaté záloze na 60 000 Kč + DPH.
- Realizujete zakázku. Po dokončení e-shopu vystavíte vyúčtovací fakturu na celkovou částku 120 000 Kč + DPH, od které odečtete již zaplacenou zálohu.
- Klient doplatí zbývajících 60 000 Kč + DPH.
Tip: Celý tento workflow si můžete zjednodušit v Taxoriu. Vytvořte fakturu se statusem DRAFT jako proformu, po přijetí platby ji převeďte na ISSUED a po úplném uhrazení označte jako PAID. Díky přehledu nezaplacených faktur na dashboardu máte neustálý přehled o tom, které proformy už byly uhrazeny a kde je potřeba vystavit daňový doklad.
Proforma u neplátce DPH
Pokud nejste plátce DPH, situace se výrazně zjednodušuje. Proforma i ostrá faktura vypadají prakticky stejně -- ani jedna neobsahuje DPH a povinnosti spojené s DPH odpadají. I tak ale platí, že proforma není daňovým dokladem a neúčtuje se. Ostrou fakturu je nutné evidovat v daňové evidenci jako příjem (v okamžiku přijetí platby, pokud vedete daňovou evidenci).
Pro neplátce DPH je proforma zejména nástrojem pro:
- Požadavek na zálohu s jasně definovanými platebními údaji.
- Formální podklad pro klienta, který potřebuje dokument k internímu schválení.
- Komunikaci o ceně a rozsahu plnění před jeho uskutečněním.
Jak na proformy a faktury v Taxoriu
V Taxoriu můžete efektivně spravovat celý životní cyklus od proformy po konečnou fakturu. Několik praktických tipů:
- Proformu vytvořte jako fakturu ve statusu DRAFT. Tím ji jasně odlišíte od ostrých faktur (ISSUED). V PDF šabloně se jako status zobrazí "Koncept", což odpovídá povaze proformy.
- Využijte automatické číslování ve formátu YYYY-XXX. Taxorio zajistí, že vaše ostré faktury budou mít souvislou číselnou řadu, jak vyžaduje zákon.
- QR kód pro platbu v SPD formátu usnadní klientovi úhradu proformy i ostré faktury. Stačí naskenovat kód bankovní aplikací a platební údaje se předvyplní automaticky.
- Sledujte statusy faktur na dashboardu. Přehled nezaplacených faktur (ISSUED, OVERDUE) vám pomůže identifikovat proformy, ke kterým je potřeba vystavit ostrý doklad.
- Duplikace faktur vám ušetří čas. Vytvořte ostrou fakturu duplikací proformy -- všechny údaje se předvyplní a vy jen změníte status a doplníte datum zdanitelného plnění.
Právní rámec a judikatura
Občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb.) v §2079 a násl. upravuje kupní smlouvu a v §2586 a násl. smlouvu o dílo. Faktura (ostrá) je v tomto kontextu dokladem o plnění ze smlouvy. Proforma faktura žádný takový status nemá -- je to jednostranné sdělení dodavatele.
Z judikatury Nejvyššího správního soudu vyplývá, že pro účely DPH je rozhodující skutečný obsah transakce, nikoliv formální označení dokladu. Pokud by proforma faktura obsahovala všechny náležitosti daňového dokladu a byla by vystavena po uskutečnění zdanitelného plnění, správce daně ji může posoudit jako daňový doklad se všemi důsledky. Proto je důležité proformu jasně označit jako "Proforma faktura" nebo "Výzva k platbě" a neuvádět datum zdanitelného plnění.
Shrnutí
Proforma faktura a ostrá faktura jsou dva zásadně odlišné dokumenty, i když vizuálně mohou vypadat podobně. Proforma je nezávazná výzva k platbě bez daňových důsledků. Ostrá faktura je právně závazný daňový doklad, který ovlivňuje vaši daňovou povinnost a musí být zaúčtován. Jako podnikatel byste měli vědět, kdy použít kterou, a zajistit, že vaše evidence je přehledná a v souladu se zákonem. Správný fakturační nástroj, jako je Taxorio, vám pomůže udržet pořádek v dokladech a nezapomenout na žádnou povinnost.