Proforma faktura je výzva k platbě před dodáním zboží nebo služby. Jde o doklad, na jehož základě klient pošle peníze předem, ale není to daňový ani účetní doklad a sama o sobě nezakládá povinnost přiznat DPH ani zaznamenat příjem. Přiznáváte a evidujete až skutečně přijatou platbu, ne vystavenou proformu.
V praxi se místo označení proforma často používá české pojmenování zálohová faktura — myslí se tím prakticky totéž. Tento článek vysvětluje, kdy proformu vystavit, co na ní musí a nemusí být, jak vypadá a co dělat, jakmile klient zaplatí.
Co proforma faktura je a co není
Proforma faktura informuje odběratele, kolik má zaplatit, na jaký účet a za co. Nejde o daňový doklad podle zákona o DPH ani o účetní doklad podle zákona o účetnictví — na jejím základě nevzniká povinnost přiznat daň, ani nezaznamenáváte příjem do daňové evidence. Právně jde o informativní listinu, kterou si strany mezi sebou vyměňují jako podklad k platbě.
To se mění až ve chvíli, kdy klient skutečně zaplatí. Teprve přijetí platby je právní i daňovou skutečností, na kterou navazují další povinnosti — u plátce DPH povinnost přiznat daň, u každého podnikatele povinnost peníze zaevidovat a dřív nebo později vystavit navazující doklad.
Proforma, nebo zálohová faktura? V praxi totéž
Pojem proforma pochází z mezinárodní praxe a používá se hlavně u zahraničních obchodů a e-shopů. V českém prostředí se stejný doklad běžněji označuje jako zálohová faktura. Funkčně jde o stejnou věc, tedy o výzvu k platbě před dodáním. Rozdíl v označení tak neřeší nic právního, jde jen o zvyklost.
Proforma vs. ostrá faktura: hlavní rozdíly
Ostrou fakturou se v praxi myslí běžná faktura za už dodané zboží nebo službu. U plátce DPH je to daňový doklad s náležitostmi podle § 29 zákona o DPH. U neplátce je to doklad, ze kterého je zřejmé, kdo komu za co a kolik účtuje. Proforma je jen výzva k platbě. Rozdíly shrnuje tabulka:
| Proforma (zálohová faktura) | Ostrá faktura | |
|---|---|---|
| Kdy ji vystavíte | Před dodáním, když chcete peníze předem | Po dodání zboží nebo služby |
| Je daňovým dokladem? | Ne | U plátce DPH ano |
| Povinnost přiznat DPH (plátce) | Vystavením nevzniká, vzniká až dnem přijetí platby | Dnem uskutečnění plnění, pokud platba nepřišla už dřív |
| Odpočet DPH u odběratele | Nejde | Jde, je-li odběratel plátce a doklad má náležitosti daňového dokladu |
| Zápis do daňové evidence | Nezapisuje se, zapisuje se až přijatá platba | Příjem zapíšete podle úhrady, stejně jako u ostatních faktur |
| Číslo dokladu | Vlastní jednoznačné číslo, klidně v samostatné řadě | Evidenční číslo v řadě faktur |
Povinnost přiznat daň vzniká podle § 20a zákona o DPH dnem uskutečnění plnění. Když plátce dostane peníze ještě před dodáním, přizná daň už ke dni přijetí platby. Odběratel si DPH odečte jen na základě daňového dokladu (§ 73 odst. 1 písm. a) zákona o DPH), proforma mu k tomu nestačí.
Kdy proformu vystavit
- Záloha před zahájením zakázky — typicky u zakázek na míru, kde chcete mít jistotu ještě předtím, než začnete pracovat.
- Nový klient bez historie plateb — proforma snižuje riziko, že po dodání práce nikdo nezaplatí.
- Interní schválení platby u klienta — větší firmy často potřebují doklad, který nejdřív postoupí ke schválení, než odešlou peníze.
- E-shop před odesláním zboží — u plateb předem převodem na účet.
- Zahraniční odběratel — v mezinárodním obchodě je proforma běžný podklad k platbě předem.
Proforma se hodí všude tam, kde chcete peníze na účtu dřív, než začnete plnit. Pokud fakturujete až po dodání, proformu nepotřebujete, stačí běžná faktura — viz Jak vystavit fakturu jako OSVČ.
Typický příklad: grafička domluví s novým klientem zakázku na tvorbu vizuální identity za 40 000 Kč. Než začne pracovat, pošle proformu na zálohu 15 000 Kč. Klient zaplatí do tří dnů, grafička zahájí práci a po dodání vystaví závěrečný doklad na zbývajících 25 000 Kč. Bez proformy by riskovala, že po týdnech práce zjistí, že klient nezaplatí vůbec.
Co má a nemá proforma obsahovat
Proforma by měla jasně nést označení, že jde o výzvu k platbě, ne o daňový doklad. Doporučené je přímo v nadpisu dokladu uvést, že jde o proforma fakturu, případně zálohovou fakturu, která není daňovým dokladem. Přesný přehled povinných i doporučených údajů faktury popisuje nápověda Jak vystavit fakturu.
Pokud jste neplátce DPH, na proformě neuvádíte sazbu ani výši daně, stejně jako na běžné faktuře. Pokud jste plátce DPH, můžete částku uvést informativně včetně DPH, ale daň se z proformy nepřiznává. Skutečná povinnost přiznat daň vzniká až dnem přijetí platby, kdy se navíc musí do 15 dnů vystavit samostatný daňový doklad k přijaté platbě.
Na proformu proto nepište datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). Patří až na daňový doklad. Proforma, která by nesla všechny údaje daňového dokladu včetně DUZP, se s ním snadno splete, a to u vás i u klienta.
Proforma by dále měla obsahovat variabilní symbol pro platbu, obvykle shodný s číslem dokladu, a číslo bankovního účtu. Pokud fakturujete firmě v jiném státě EU, ověřte si její DIČ přes VIES ještě předtím, než proformu odešlete — poskytnutím služby firmě registrované k DPH v jiném členském státě totiž neplátci vzniká povinnost registrovat se jako identifikovaná osoba, i když jinak DPH neřeší (podrobně v článku Identifikovaná osoba k DPH).
Co se stane po zaplacení
U neplátce DPH je situace jednodušší: příjem vzniká dnem přijetí platby a po dodání zakázky vystavíte konečnou fakturu, na které se záloha odečte od celkové ceny. Proforma sama do evidence příjmů nevstupuje, zapisuje se až přijatá platba. Stejně postupuje i paušalista.
U plátce DPH vzniká dnem přijetí platby povinnost přiznat daň z přijaté částky a do 15 dnů musíte vystavit daňový doklad k přijaté platbě. Po dodání zakázky pak vystavíte vyúčtovací fakturu, na které se záloha odečte a DPH se doúčtuje jen z rozdílu. Celý tento řetězec s konkrétními čísly rozebírá článek Vyúčtovací faktura: jak odečíst zálohu.
Celý postup na příkladu
Jan Vzorový tvoří weby. S klientem ABC s.r.o. se domluví na e-shopu za 120 000 Kč bez DPH a chce zálohu 50 %.
- Proforma na zálohu. Jako neplátce pošle proformu na 60 000 Kč. Jako plátce na 72 600 Kč (60 000 Kč a DPH 21 % 12 600 Kč informativně).
- Klient zaplatí. Neplátce si zapíše příjem 60 000 Kč ke dni platby. Plátce do 15 dnů vystaví daňový doklad k přijaté platbě a DPH 12 600 Kč přizná za období, kdy peníze přišly.
- E-shop je hotový. Vystaví konečnou (vyúčtovací) fakturu na celou cenu a odečte zaplacenou zálohu. Neplátce: 120 000 Kč − 60 000 Kč = 60 000 Kč k úhradě. Plátce: 145 200 Kč − 72 600 Kč = 72 600 Kč k úhradě, DPH přizná už jen z doplatku.
- Klient doplatí a Jan si zapíše druhý příjem.
Číslování proformy
Proforma potřebuje vlastní jednoznačné číslo — buď v samostatné řadě, například ZF-2026-001, nebo ve společné řadě s ostatními doklady. Důležité je, aby číslo bylo jednoznačné a dohledatelné a aby ho nešlo zaměnit s číslem konečné faktury. Pokud si číslování teprve nastavujete, přečtěte si Jak nastavit číslování faktur.
Jak dlouho má proforma platit a co s tou, kterou klient nezaplatí
Zákon délku platnosti proformy nijak nestanovuje — jde jen o datum splatnosti, které si zvolíte stejně jako u běžné faktury, obvykle sedm až čtrnáct dní. Pokud klient nezaplatí ani po upomínce, zakázku nezačínejte a proformu nechte doběhnout po splatnosti bez dalších kroků. Nejde o daňový doklad, takže vám ji nikdo nenutí formálně stornovat kvůli DPH.
Přesto je praktické mít pořádek i v nezaplacených proformách, hlavně kvůli přehlednosti číselné řady a plánování kapacity. V Taxoriu takovou zálohovou fakturu, která nebyla uhrazená a nemá na sebe navázaný žádný další doklad, můžete jednoduše smazat. Pokud jste ji ale klientovi už jednou poslali jako závaznou nabídku a chcete mít formálně zdokumentováno, že zakázka nebyla realizována, zvolte raději storno — postup pro obě situace najdete v článku Storno faktury 2026.
Vzor proforma faktury
| Údaj | Příklad |
|---|---|
| Označení dokladu | Proforma faktura č. ZF-2026-014, není daňový doklad |
| Dodavatel | Jana Vzorová, IČO 12345678, Praha |
| Odběratel | Klient ABC s.r.o., IČO 87654321 |
| Popis plnění | Grafické zpracování webových stránek, záloha |
| Datum vystavení | 3. 9. 2026 |
| Datum splatnosti | 17. 9. 2026 |
| Částka k úhradě | 20 000 Kč u neplátce, nebo 24 200 Kč včetně DPH u plátce (základ 20 000 Kč, DPH 21 % 4 200 Kč, informativně) |
| Bankovní účet a variabilní symbol | Číslo účtu, variabilní symbol shodný s číslem proformy |
Tento vzor je záměrně jednoduchý — proforma nepotřebuje složité náležitosti daňového dokladu, protože jím není. Klíčové je, aby z ní bylo na první pohled jasné, kolik má klient zaplatit, do kdy a na jaký účet, a aby nemohla být zaměněna za daňový nebo konečný doklad.
Časté chyby u proforma faktur
- Proforma zůstane jediným dokladem k zakázce. Po zaplacení a dodání musí následovat konečná nebo vyúčtovací faktura, proforma ji nenahrazuje, i kdyby se částka nakonec nezměnila.
- DPH vyčíslené jako závazná daň na proformě u neplátce. Neplátce nesmí uvádět sazbu ani výši DPH na žádném dokladu, proformu nevyjímaje.
- Proforma zapsaná do daňové evidence jako příjem. Zapisuje se až skutečně přijatá platba, ne datum vystavení dokladu.
- Plátce zapomene na daňový doklad k přijaté platbě. Bez něj chybí podklad pro přiznání a kontrolní hlášení za období, kdy platba přišla.
- Po dodání jde klientovi jen další proforma. Plátci vzniká povinnost přiznat daň dnem uskutečnění plnění, i když klient ještě nezaplatil. Po dodání proto vystavte fakturu, ne další výzvu k platbě.
- Odběratel si odečte DPH z proformy. Odpočet jde jen z daňového dokladu. U zálohy je to daňový doklad k přijaté platbě, který vystaví dodavatel.
- Proforma označená za daňový doklad. Zavádí klienta i vaši vlastní evidenci a může vypadat, že jste už přiznali daň, kterou jste ve skutečnosti ještě nepřiznali.
- Chybějící variabilní symbol. Bez shodného VS na proformě a platbě se hůř dohledává, ke které zakázce platba patří, hlavně máte-li víc rozjednaných zakázek najednou.
Jak to řeší Taxorio
V Taxoriu přepnete při zakládání dokladu z Běžné faktury na Zálohovou fakturu. Doklad se v PDF i v přehledu označí jako zálohová faktura a do přiznání ani do příjmů nevstoupí, dokud nepřijde platba. Jakmile klient zaplatí, kliknete na detailu na Záloha uhrazena a zadáte den přijetí platby:
- Plátci DPH Taxorio rovnou vystaví daňový doklad k přijaté platbě s DUZP ke dni přijetí peněz. Ten vstoupí do přiznání i kontrolního hlášení.
- Neplátci, paušalistovi i identifikované osobě se záloha jen označí jako uhrazená. Daňový doklad k záloze u nich nevzniká. Českou DPH na doklad neuvádějí, protože kdo ji na doklad napíše, musí ji také odvést.
Po dodání kliknete na detailu zaplacené zálohy na Vystavit vyúčtovací fakturu. Položky se předvyplní ze zálohy a odpočet zálohy Taxorio dopočítá samo, plátci po sazbách DPH. Zálohové faktury vystavíte i v plánu Zdarma. Jednu věc Taxorio neumí: částečnou úhradu zálohy. Potvrzení vždy zpracuje celou částku, postupné platby jedné zálohy proto řešte s účetní. Podrobný postup je v nápovědě Zálohové faktury.
Potřebujete jen jednu proformu a účet zakládat nechcete? Vyplňte si ji ve vzoru faktury zdarma: přepnete na zálohovou fakturu, doplníte QR platbu a uložíte ji jako PDF. Nic se přitom neukládá na server. Kdo chce zálohy a vyúčtování hlídat průběžně, může si Taxorio vyzkoušet zdarma na app.taxorio.cz/register, bez platební karty.